Eine Plattform.
Viele eigenständige Apps.

Der Dokumentenhelfer ist die Eingangsstelle für vorhandene Geschäftsdokumente: PDF, DOCX oder Text hochladen und automatisch zusammenfassen, wichtige Angaben wie Kunde, Datum oder Betrag erkennen lassen und daraus neue Dokumente wie Briefe, Protokolle, Anschreiben oder einfache Geschäftsdokumente mit Positionen, Summen und MwSt. (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung) erzeugen. Für die laufende Rechnungs-/Angebotsverwaltung mit eigenem Status, Zahlungsverfolgung und Kundenhistorie ist Rechnung & Angebot gedacht — diesen operativen Prozess ersetzt der Dokumentenhelfer nicht.

Das Problem: Geschäftsdokumente wie Angebote, Rechnungen, Briefe und Protokolle kosten manuell viel Zeit und sind fehleranfällig.

Das Ergebnis: Professionelle, vollständige Dokumente in Minuten statt Stunden — mit Pflichtfeldprüfung, Archiv und Export.

Typische Nutzung

• PDF oder Word-Dokument hochladen und automatisch zusammenfassen lassen
• Kunde, Datum, Betrag oder Frist aus dem Dokument erkennen lassen
• aus einem Dokument einen Brief oder ein Protokoll erstellen
• Angebot, Rechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung mit Positionen, Summen und MwSt. erstellen
• Text professionell umformulieren
• fertiges Dokument versionieren und archivieren

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Hauptaktion wählen (neu / aus Datei / Entwurf)
2. Dokumenttyp wählen oder erkennen lassen
3. Empfänger und Firmenprofil prüfen
4. Daten und Positionen erfassen oder KI-Vorbefüllung prüfen
5. Inhalt bearbeiten
6. Vorschau und Validierung
7. Finalisieren und exportieren
8. Archivieren und Folgeaufgabe erzeugen

Einrichtung

• Firmenprofil/Briefkopf prüfen
• Standardvorlagen auswählen
• Nummernkreise prüfen

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• E-Mail-Antworten formulieren → Antwort-Assistent
• laufende Rechnungs-/Angebotsverwaltung mit Status, Zahlungsverfolgung und Kundenhistorie → Rechnung & Angebot
• Fristen überwachen → Fristen & Erinnerungen

Der Antwort-Assistent erstellt aus einer Anfrage, einem Kunden oder einem Kontext einen konkreten Antwortvorschlag inklusive Betreff — sachlich, freundlich, kurz oder ausführlich. Er ist keine Dokumentenablage, sondern gezielt für schnelle, nachvollziehbare Kommunikation gedacht.

Das Problem: Kundenanfragen professionell, schnell und mehrsprachig zu beantworten kostet Zeit und Konzentration.

Das Ergebnis: Schnellere, konsistente Antworten in DE/TR/EN mit passendem Ton — weniger Antwortaufwand pro Anfrage.

Typische Nutzung

• Kundenanfrage auswählen und Antwort automatisch erzeugen lassen
• Tonalität ändern: sachlich, freundlich, kurz oder ausführlich
• Betreffzeile vorschlagen lassen
• Kundendaten automatisch in den Entwurf einsetzen
• aus der Antwort eine Frist oder Tagesplan-Aufgabe erzeugen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Anfrage einfügen oder aus Kundenanfragen-App übernehmen
2. Ton und Ziel wählen
3. Antwort generieren
4. Varianten vergleichen und anpassen
5. Kopieren oder speichern
6. Status setzen

Einrichtung

• Standardton wählen
• Eigene Vorlagen anlegen (optional)

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• ganze Dokumente hochladen und analysieren → Dokumentenhelfer
• Rechnungen oder Angebote erstellen → Rechnung & Angebot
• Aufgaben planen → Tagesplaner

Rechnung & Angebot ist der kaufmännische Bereich des Zentor Stores: Angebote und Rechnungen mit Positionen, Steuern, Summen, Zahlungsstatus und Fälligkeit. Aus einem Angebot kann eine Rechnung werden, Zahlungsfristen lassen sich an die Fristen-App übergeben. Für allgemeine Texte oder Kundenantworten ist diese App nicht gedacht.

Das Problem: Angebote und Rechnungen manuell zu erstellen und Zahlungen zu verfolgen ist aufwendig und unübersichtlich.

Das Ergebnis: Angebote und Rechnungen mit Positionen, Summen, MwSt. und Zahlungsstatus — vom Angebot bis zur Zahlung nachvollziehbar.

Typische Nutzung

• Angebot aus einer Kundenanfrage vorbereiten
• Leistungspositionen vorschlagen lassen
• Netto, Brutto und MwSt. automatisch berechnen
• Angebot als PDF exportieren und in eine Rechnung umwandeln
• Zahlungsstatus verfolgen und Zahlungsfrist automatisch erzeugen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Aktion wählen (Angebot / Rechnung / offene Zahlungen)
2. Kunde wählen oder aus Anfrage übernehmen
3. Positionen erfassen oder KI-Vorschlag prüfen
4. Summen und Zahlungsbedingungen prüfen
5. PDF prüfen und finalisieren
6. Status und Zahlung verfolgen

Einrichtung

• Firmenprofil mit Logo hinterlegen
• Nummernkreise prüfen
• Ersten Kunden anlegen

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• freie Geschäftsbriefe schreiben → Dokumentenhelfer
• mit Kunden kommunizieren → Antwort-Assistent
• Fristen selbst verwalten → Fristen & Erinnerungen

Fristen & Erinnerungen ist der Kontrollpunkt für Zeit und Verbindlichkeit. Fristen werden aus Rechnungen, Angeboten, Dokumenten oder Anfragen übernommen oder manuell erfasst und zeigen, was heute fällig ist, was bald fällig wird und was bereits überfällig ist. Diese App erstellt keine Antworten, Rechnungen oder Dokumente — sie überwacht, was bis wann erledigt werden muss.

Das Problem: Fristen, Zahlungsziele und Wiedervorlagen gehen im Alltag unter.

Das Ergebnis: Keine verpassten Fristen mehr — Übersicht heute/bald/überfällig mit Erinnerungen und Verknüpfungen.

Typische Nutzung

• Zahlungsfrist aus einer Rechnung übernehmen
• Rückmeldefrist aus einer Kundenanfrage erzeugen
• Wiedervorlage setzen
• überfällige Fristen auf einen Blick sehen
• Folgeaufgabe im Tagesplaner erstellen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Übersicht heute/bald/überfällig prüfen
2. Neue Frist anlegen oder Vorschlag prüfen
3. Typ, Datum und Erinnerung setzen
4. Kunde/Dokument/Anfrage verknüpfen
5. Erledigen oder verschieben

Einrichtung

• Kategorien prüfen
• Erste Frist anlegen oder aus Anfrage/Dokument übernehmen

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• Antworten schreiben → Antwort-Assistent
• den ganzen Tag planen → Tagesplaner
• Rechnungen erstellen → Rechnung & Angebot

Die Kundenanfragen-App ist der zentrale Eingang für Kundenanliegen: sammeln, klassifizieren, priorisieren, verfolgen. Aus einer Anfrage kann eine Antwort, eine Frist, ein Angebot oder eine Tagesplan-Aufgabe entstehen — sie ist der operative Startpunkt vieler Abläufe, aber selbst kein Textgenerator und kein Rechnungsmodul.

Das Problem: Anfragen aus verschiedenen Kanälen gehen verloren oder bleiben unbeantwortet.

Das Ergebnis: Alle Anfragen strukturiert an einem Ort — klassifiziert, priorisiert, mit klarem nächsten Schritt.

Typische Nutzung

• neue Kundenanfrage erfassen und automatisch zusammenfassen lassen
• Priorität vorschlagen lassen
• Statuspipeline von neu bis erledigt nutzen
• Antwort-Assistent direkt mit Kontext öffnen
• Angebot oder Frist aus der Anfrage vorbereiten

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Neue Anfrage erfassen oder öffnen
2. Quelle wählen
3. Kategorie und Priorität prüfen (KI-Vorschlag)
4. Nächsten Schritt wählen (Antwort/Rückruf/Angebot/Aufgabe)
5. Status verfolgen

Einrichtung

• Quellen prüfen
• Kategorien prüfen
• Erste Anfrage erfassen

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• Antworttexte selbst formulieren → Antwort-Assistent
• Rechnungen erstellen → Rechnung & Angebot
• als reine Aufgabenliste nutzen → Tagesplaner

Der Tagesplaner bündelt offene Fristen, Kundenanfragen, Rechnungen und manuelle Aufgaben in einer Tages- und Wochenübersicht und schlägt vor, was heute wichtig oder überfällig ist. Er erstellt selbst keine Dokumente oder Antworten, sondern macht Arbeit sichtbar, priorisiert sie und sorgt dafür, dass sie erledigt wird.

Das Problem: Aufgaben aus Anfragen, Fristen und Rechnungen sind über viele Stellen verteilt — der Tag beginnt unsortiert.

Das Ergebnis: Eine priorisierte Tagesübersicht, die Aufgaben aus allen Apps bündelt.

Typische Nutzung

• heutige Aufgaben und Fristen auf einen Blick sehen
• offene Kundenanfragen automatisch einplanen
• Priorität vorschlagen lassen
• Aufgabe erledigen, verschieben oder verknüpfen
• Fokusliste mit den wichtigsten Schritten des Tages nutzen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Tagesübersicht öffnen
2. Dringendes prüfen
3. Aufgabe bearbeiten/erledigen/verschieben
4. Neue Aufgabe erstellen
5. KI-Fokus prüfen

Einrichtung

• Erste Aufgabe anlegen oder aus Anfrage übernehmen

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• Fristen selbst verwalten → Fristen & Erinnerungen
• mit Kunden kommunizieren → Antwort-Assistent
• Dokumente erstellen → Dokumentenhelfer

Formular-zu-PDF ist der strukturierte Weg, Informationen zu erfassen: eigene Formulare mit frei definierbaren Feldern erstellen, mit vorhandenen Kundendaten vorausfüllen und als PDF exportieren. Aus einer Formularantwort kann ein Dokument, eine Aufgabe, eine Frist oder eine Kundenanfrage entstehen. Für freie Textkommunikation ist diese App nicht gedacht.

Das Problem: Wiederkehrende Formulare und deren PDF-Erzeugung sind Handarbeit.

Das Ergebnis: Eigene Formularvorlagen mit Pflichtfeldern, die per Klick saubere PDFs erzeugen.

Typische Nutzung

• Formularvorlage mit Pflichtfeldern erstellen
• Formular mit vorhandenen Kundendaten vorausfüllen
• Formular ausfüllen und als PDF generieren
• Formularantwort automatisch zusammenfassen lassen
• aus einer Formularantwort Dokument, Aufgabe oder Frist erzeugen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Formularvorlage erstellen
2. Felder und Pflichtfelder definieren
3. Formular ausfüllen oder vorbefüllen
4. PDF-Vorschau prüfen
5. PDF exportieren
6. Vorlage speichern

Einrichtung

• Erste Formularvorlage anlegen
• Pflichtfelder markieren
• Testlauf mit PDF-Vorschau

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• als allgemeiner Dokumenteneditor nutzen → Dokumentenhelfer
• Belege verwalten → Belegsammler
• mit Kunden kommunizieren → Antwort-Assistent

Der Belegsammler sammelt steuerlich oder organisatorisch relevante Belege zentral und strukturiert sie nach Datum, Betrag, Lieferant, Kategorie und Status. Er ist keine Rechnungs-App, sondern verwaltet Nachweise und Ausgabenbelege und verknüpft sie mit Rechnungen, Kunden oder Aufgaben.

Das Problem: Belege liegen verstreut in Schubladen, Mailpostfächern und Handyfotos.

Das Ergebnis: Alle Belege strukturiert, kategorisiert und exportierbar an einem tenant-sicheren Ort.

Typische Nutzung

• Beleg hochladen (PDF, JPG, PNG, WebP)
• Betrag, Datum und Lieferant erfassen
• Kategorie vergeben und Beleg mit Rechnung oder Kunde verknüpfen
• Status setzen: neu, geprüft, zugeordnet, archiviert
• Monatssummen und steuerlich relevante Belege wiederfinden

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Beleg hochladen
2. Erkannte Daten prüfen
3. Kategorie und Zuordnung prüfen
4. Speichern
5. Suchen/filtern/exportieren

Einrichtung

• Kategorien prüfen
• Ersten Beleg hochladen

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• Rechnungen schreiben → Rechnung & Angebot
• allgemeine Dokumente analysieren → Dokumentenhelfer
• Formulare erstellen → Formular-zu-PDF

Der Bewertungshelfer bereitet personalisierte Bewertungsanfragen aus abgeschlossenen Vorgängen oder Kundendaten vor, verfolgt den Status und plant Follow-up-Erinnerungen. Er verschickt nichts heimlich und erstellt keine Fake-Bewertungen — er ist speziell für den Bewertungsprozess gedacht, nicht für allgemeine Kommunikation.

Das Problem: Zufriedene Kunden hinterlassen ohne aktive Bitte selten Bewertungen.

Das Ergebnis: Professionelle Bewertungsbitten mit Statusverfolgung — ohne Fake-Versand, mit echtem Text und QR-Code.

Typische Nutzung

• Kunden oder abgeschlossenen Vorgang auswählen
• Bewertungsanfrage automatisch formulieren lassen
• Plattform wählen und Textvarianten erzeugen
• Status der Anfrage verfolgen
• Follow-up-Erinnerung als Tagesplan-Aufgabe planen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Kunde auswählen
2. Plattform/Link wählen
3. Nachricht generieren und Ton anpassen
4. Kopieren
5. Status setzen und Nachfassaufgabe erzeugen

Einrichtung

• Bewertungslink hinterlegen
• Standardton wählen

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• allgemeine Kundenantworten schreiben → Antwort-Assistent
• Fristen allgemein verwalten → Fristen & Erinnerungen
• den ganzen Tag planen → Tagesplaner

Der Mini-Wissensordner ist die kleine Wissensdatenbank im Zentor Store: FAQs, Checklisten, Prozesse und Anleitungen sammeln und strukturieren. Ein Eintrag kann aus einer Kundenanfrage, einem Dokument oder einem Formular entstehen und später als Grundlage für eine Antwort oder ein Dokument dienen. Er ist kein Dokumentenarchiv und kein Aufgabenplaner.

Das Problem: Internes Wissen steckt in Köpfen und alten Mails — Antworten werden immer wieder neu erarbeitet.

Das Ergebnis: Wiederverwendbares, durchsuchbares Firmenwissen für Antworten, Dokumente und FAQ.

Typische Nutzung

• FAQ, Anleitung oder Checkliste anlegen
• Wissenseintrag aus einer Anfrage oder einem Dokument erzeugen
• Eintrag automatisch zusammenfassen lassen
• Tags und Kategorien vergeben, Favoriten markieren
• Wissen als Grundlage für eine Antwort oder ein Dokument nutzen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Ordner/Kategorie wählen
2. Wissen eintragen oder importieren
3. Tags prüfen
4. Speichern
5. Suchen und wiederverwenden

Einrichtung

• Ordnerstruktur anlegen
• Ersten Eintrag erfassen oder importieren

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• einzelne Geschäftsdokumente verwalten → Dokumentenhelfer
• Kundenantworten selbst schreiben → Antwort-Assistent
• Tagesaufgaben planen → Tagesplaner

Der Zentor-App-Chatbot bearbeitet Kundenanfragen auf Grundlage der hinterlegten Wissensbasis und der konfigurierten Geschäftsprozesse. Abhängig von den freigeschalteten Funktionen und angebundenen Systemen kann er Anfragen beantworten, Kontaktdaten strukturiert erfassen, Anliegen qualifizieren, Termine vorbereiten oder buchen und definierte Prozessschritte bis zum Abschluss durchführen. Eine Übergabe an einen Mitarbeiter erfolgt, wenn eine Anfrage komplex ist, der Kunde dies wünscht oder der konfigurierte Prozess eine menschliche Entscheidung vorsieht. Der bisherige Gesprächsverlauf bleibt dabei erhalten.

Typische Nutzung

• Kundenanfragen rund um die Uhr bearbeiten
• häufige Fragen auf Grundlage der Wissensbasis beantworten
• Kontaktdaten und Anliegen strukturiert erfassen
• Interessenten und Serviceanfragen qualifizieren
• Terminwünsche erkennen und verarbeiten
• Rückruf- und Angebotswünsche aufnehmen
• definierte Prozessschritte automatisiert durchführen
• bei Bedarf mit vollständigem Verlauf an Mitarbeiter übergeben

Mögliche Anwendungsbereiche

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• Kundenanfragen manuell beantworten → Antwort-Assistent

Terminarten mit Dauer und Kontaktfeldern definieren, Buchungsanfragen strukturiert entgegennehmen, bestätigen oder stornieren — mit Übergabe an Kundenanfragen und Tagesplaner.

Das Problem: Interessenten schreiben unstrukturiert per Kontaktformular oder rufen an — Termine zu koordinieren kostet viele Rückfragen.

Das Ergebnis: Strukturierte Terminanfragen mit allen nötigen Angaben, weniger Telefon-Ping-Pong, kein vergessener Termin.

Typische Nutzung

• Werkstatt-Termine
• Beratungstermine
• Praxis-Termine
• Vor-Ort-Besichtigungen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Terminart wählen
2. Verfügbarkeit prüfen
3. Buchungsanfrage prüfen
4. Bestätigen oder Alternative anbieten
5. Folgeaufgabe erzeugen

Einrichtung

• Terminarten anlegen
• Verfügbarkeiten hinterlegen
• Kontaktfelder prüfen
• Testbuchung durchführen

Nicht verwechseln mit …

• Kein Kalender-Sync mit Google/Outlook
• Kein automatischer Bestätigungsversand ohne Mail-Anbindung

Rückrufwünsche mit Name, Nummer, Thema und Wunschzeit erfassen, priorisieren und als Aufgabe in den Tagesplaner übernehmen.

Das Problem: Rückrufwünsche landen auf Zetteln und in Mailboxen — Rückrufe werden vergessen, Leads gehen verloren.

Das Ergebnis: Jeder Rückrufwunsch wird erfasst, priorisiert und nachweisbar abgearbeitet.

Typische Nutzung

• Rückruf-Formular auf der Website
• Telefonische Rückrufwünsche erfassen
• Rückrufliste fürs Team

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Rückrufwunsch erfassen oder aus Website übernehmen
2. Priorität prüfen
3. Rückruf durchführen
4. Notiz erfassen
5. Folgeaktion wählen

Einrichtung

• Themen-Kategorien prüfen
• Website-Formular einbetten (optional)
• Ersten Rückrufwunsch erfassen

Nicht verwechseln mit …

• Keine Telefonanlagen-Integration
• Kein automatischer Anruf

Angebotsformulare mit Leistungen, Mengen, Maßen, Uploads und Pflichtfeldern konfigurieren; eingehende Anfragen strukturiert bewerten und an Rechnung & Angebot übergeben.

Das Problem: Angebotsanfragen kommen als unvollständige Freitexte — jede Anfrage braucht Rückfragen, bevor kalkuliert werden kann.

Das Ergebnis: Vollständige, bewertbare Angebotsanfragen, die direkt in ein Angebot überführt werden können.

Typische Nutzung

• Individuelle Dienstleistungsangebote
• Technische Produktanfragen
• Projektanfragen mit Uploads

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Formular konfigurieren
2. Anfrage empfangen
3. Vollständigkeit prüfen (KI)
4. Lead-Score prüfen
5. An Angebot übergeben

Einrichtung

• Leistungen/Produkte konfigurieren
• Pflichtfelder festlegen
• Formular testen
• Übergabe an Angebot Lite prüfen

Nicht verwechseln mit …

• Erstellt selbst kein fertiges Angebot — das macht Rechnung & Angebot

Formularschemata mit Feldtypen, Pflichtfeldern und Datenschutz-Hinweis bauen, Submissions sammeln, exportieren und an die Kundenanfragen-App übergeben.

Das Problem: Allgemeine Kontaktformulare liefern unbrauchbare Leads ohne Struktur und ohne Priorisierung.

Das Ergebnis: Jedes Formular liefert strukturierte, kategorisierte Leads mit klarem nächsten Schritt.

Typische Nutzung

• Landingpage-Formulare
• Kampagnen-Leads
• Downloads gegen Kontaktdaten

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Formular anlegen
2. Felder definieren oder KI-Vorschlag prüfen
3. Einbetten/teilen
4. Submissions bewerten
5. An Kundenanfragen übergeben

Einrichtung

• Formularziel wählen
• Felder konfigurieren (KI-Vorschlag)
• Datenschutz-Hinweis prüfen
• Einbettung testen

Nicht verwechseln mit …

• Kein E-Mail-Marketing-Versand
• Kein Web-Baukasten

Bewertungsquellen und -links verwalten, Textvorlagen und QR-Codes erzeugen, Follow-up-Status verfolgen und Trust-Hinweise für die Website vorbereiten.

Das Problem: Einzelne Bewertungsbitten reichen nicht — es fehlt ein wiederholbarer Prozess mit Follow-up und Website-Wirkung.

Das Ergebnis: Kontinuierlich wachsende, sichtbare Bewertungsbasis und bessere Website-Conversion.

Typische Nutzung

• Google-Bewertungen aufbauen
• Bewertungsprozess im Team
• Trust-Elemente für die Website

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Quelle wählen
2. Bewertungsbitte erzeugen
3. Follow-up planen
4. Status pflegen
5. Trust-Hinweis für Website übernehmen

Einrichtung

• Bewertungsquellen hinterlegen
• Textvorlagen prüfen
• Follow-up-Rhythmus festlegen

Nicht verwechseln mit …

• Bewertungshelfer ist die Basis-App für einzelne Bewertungsbitten — der Booster ist der Prozess darüber
• Kein automatischer Versand

FAQ-Einträge mit Kategorien, Reihenfolge und Mehrsprachigkeit pflegen und als Widget auf der Website einbinden.

Das Problem: Dieselben Fragen werden immer wieder per Mail und Telefon beantwortet, weil die Website sie nicht beantwortet.

Das Ergebnis: Weniger wiederkehrende Anfragen, schnellere Antworten, besser informierte Interessenten.

Typische Nutzung

• FAQ-Bereich auf der Website
• Interne FAQ fürs Team
• Mehrsprachige FAQ DE/EN/TR/FR/AR

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Kategorie wählen
2. FAQ erfassen oder Vorschlag prüfen
3. Reihenfolge festlegen
4. Aktiv schalten
5. Widget einbinden

Einrichtung

• Kategorien anlegen
• Erste FAQs erfassen oder KI-Vorschlag prüfen
• Widget-Einbindung testen

Nicht verwechseln mit …

• Kein Chatbot
• Kein Support-Ticket-System

Tickets mit Kunde, Kategorie, Priorität, Verantwortlichem, Notizen und Anhängen führen — mit KI-Zusammenfassung und Tagesplaner-Anbindung.

Das Problem: Servicefälle stecken in Mail-Postfächern — Status, Zuständigkeit und Historie sind nicht nachvollziehbar.

Das Ergebnis: Jeder Servicefall hat Status, Verantwortlichen und Verlauf — nichts geht verloren.

Typische Nutzung

• Reklamationsbearbeitung
• Wartungsfälle
• Supportanfragen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Ticket erstellen oder aus Anfrage übernehmen
2. Kategorie/Priorität prüfen (KI)
3. Bearbeiten und Notizen führen
4. Antwort erstellen
5. Schließen und Folgeaktion wählen

Einrichtung

• Kategorien prüfen
• Team-Zuständigkeiten festlegen
• Erstes Ticket anlegen oder aus Anfrage erzeugen

Nicht verwechseln mit …

• Kein öffentliches Helpdesk-Portal (das ergänzt Kundenportal)

WhatsApp-Link, Telefon, E-Mail, Formular und Öffnungszeiten strukturiert pflegen, CTA-Texte verwalten und Anfragen an die Kundenanfragen-App übergeben. Deckt die auf der Kundenwebsite angebotenen Kontaktwege ab -- nicht die interne Zentor-Kommunikationspipeline (Webchat/E-Mail/SMS/WhatsApp/Telegram/Telefonie), die im Zentor-CRM separat gesteuert wird.

Das Problem: Viele Kontaktwege ohne Struktur: Interessenten wissen nicht, wo sie am besten anfragen — Anfragen verteilen sich unkontrolliert.

Das Ergebnis: Klare Kanalstruktur mit passenden CTAs — Anfragen kommen dort an, wo sie bearbeitet werden.

Typische Nutzung

• Kontaktseite strukturieren
• WhatsApp-Link verwalten
• Öffnungszeiten und Erreichbarkeit pflegen

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Kanäle erfassen
2. Verfügbarkeit/Öffnungszeiten setzen
3. CTA-Texte prüfen
4. Einbindung prüfen
5. Anfragen-Übergabe aktivieren

Einrichtung

• Kanäle erfassen
• Öffnungszeiten hinterlegen
• CTA-Texte prüfen

Nicht verwechseln mit …

• Keine WhatsApp-API-Automation ohne echte API-Anbindung — ohne Zugangsdaten wird nur strukturiert verwaltet

Portal-Zugänge je Endkunde verwalten; Endkunden sehen eigene freigegebene Dokumente, Angebote/Rechnungen, Tickets und Status, laden Unterlagen hoch und kommunizieren über einen Nachrichtenverlauf — tenant-sicher, rollenbasiert und auditiert.

Das Problem: Kunden fragen telefonisch nach Status und Dokumenten, weil es keinen sicheren Selbstzugriff gibt.

Das Ergebnis: Kunden informieren sich selbst, laden Unterlagen direkt hoch und stellen Rückfragen im Portal — weniger Statusanfragen, professioneller Auftritt.

Typische Nutzung

• Projektstatus für B2B-Kunden
• Dokumenten-Downloads und -Uploads je Kunde
• Ticketstatus und Rückfragen
• Angebots-/Rechnungseinsicht

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Endkunden anlegen
2. Inhalte freigeben
3. Zugriff aktivieren
4. Kunde nutzt Portal (Dokumente, Uploads, Nachrichten)
5. Rückfragen beantworten
6. Zugriffe im Audit prüfen

Einrichtung

• Portal-Kunden anlegen
• Freigaben definieren (Dokumente, Angebote/Rechnungen, Tickets)
• Zugriff aktivieren (Bestätigung erforderlich)
• Testzugang prüfen

Nicht verwechseln mit …

• Keine Bezahlfunktion — Zahlungen laufen weiterhin über Rechnung & Angebot

Branchenvorlagen (KFZ, Verpackung, Handwerk, Immobilien, Beratung, Praxis, Dienstleister) mit passenden Feldern, Pflichtfeldern, Uploads und Lead-Score — mit Übergabe an Kundenanfragen und Angebot.

Das Problem: Branchenfremde Standardformulare erfassen die entscheidenden Fachangaben nicht — jede Anfrage braucht Nachfassen.

Das Ergebnis: Anfragen kommen mit den branchenrelevanten Angaben an und sind sofort bewert- und kalkulierbar.

Typische Nutzung

• Werkstatt-Anfrage mit Fahrzeugdaten
• Verpackungsanfrage mit Maßen und Material
• Handwerker-Anfrage mit Projektdaten

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Branchenvorlage wählen
2. Felder anpassen
3. Anfrage empfangen
4. Vollständigkeit und Reife prüfen (KI)
5. An Kundenanfragen/Angebot übergeben

Einrichtung

• Branche wählen
• Vorlage anpassen
• Pflichtfelder prüfen
• Formular testen

Nicht verwechseln mit …

• Kein allgemeiner Formular-Builder — dafür gibt es den Lead-Formular-Builder

Stellenformulare mit Bewerberdaten, Datei-Upload und Datenschutz-Hinweis; Bewerbungen mit Status, Notizen und Bewertung verwalten und exportieren.

Das Problem: Bewerbungen kommen unvollständig per E-Mail — Vergleichen, Nachfassen und Antworten kosten Zeit.

Das Ergebnis: Vollständige, vergleichbare Bewerbungen mit klarem Status und schnellen Antworten.

Typische Nutzung

• Stellenanzeigen-Formulare
• Bewerberverwaltung
• Initiativbewerbungen strukturieren

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Stellenformular konfigurieren
2. Bewerbung empfangen
3. Zusammenfassung prüfen (KI)
4. Bewerten und Status setzen
5. Antwort vorbereiten

Einrichtung

• Stellenformular anlegen
• Pflichtfelder und Upload prüfen
• Datenschutz-Hinweis prüfen

Nicht verwechseln mit …

• Kein vollwertiges Bewerbermanagement (ATS)
• Keine Jobbörsen-Anbindung

Follow-ups mit Kontakt, Segment, Anlass, Textentwurf und Wiedervorlage verwalten. Ohne angebundene Mail-Infrastruktur: Texte zum manuellen Kopieren, kein Fake-Versand.

Das Problem: Nachfassen wird vergessen — Angebote versanden, Kontakte kühlen ab.

Das Ergebnis: Systematische Follow-ups mit vorbereiteten Texten und terminierten Aufgaben.

Typische Nutzung

• Angebots-Nachfassen
• Kundenpflege nach Abschluss
• Reaktivierung alter Kontakte

Mögliche Anwendungsbereiche

Geführter Ablauf

1. Kontakt und Anlass wählen
2. Text erzeugen oder anpassen
3. Wiedervorlage setzen
4. Durchführen und Status pflegen
5. Nächstes Follow-up planen

Einrichtung

• Segmente anlegen
• Anlässe prüfen
• Erstes Follow-up planen

Nicht verwechseln mit …

• Kein E-Mail-Versand ohne echte Mail-/Newsletter-Anbindung — Texte werden vorbereitet, Versand bleibt manuell