Datenlöschung

Die Seite „Datenlöschung nach DSGVO“ behandelt den in der URL bezeichneten Funktionsbereich. Der vorhandene Inhalt wird um den tatsächlichen Ablauf, die Voraussetzungen und die bekannten Grenzen ergänzt. Die Löschung erfolgt als echtes SQL-DELETE und nicht als Soft-Delete. Der Vorgang wird im Audit-Protokoll erfasst. Einzelne Kundendaten und Gesprächsverläufe können gelöscht werden; die vollständige Löschung eines Mandanten wird durch Zentor ausgeführt. Ein Feld für Aufbewahrungsfristen ist vorhanden, eine automatische Durchsetzung dieser Fristen ist jedoch nicht implementiert.

Die Löschung einzelner Kundendaten oder Gesprächsverläufe ist endgültig, weil technisch ein SQL-DELETE und kein Soft-Delete ausgeführt wird. Vor dem Bestätigen sollte deshalb kontrolliert werden, ob wirklich der richtige Kunde oder Verlauf ausgewählt wurde. Der Vorgang erscheint im Audit-Protokoll. Eine vollständige Mandantenlöschung wird nicht durch einen gewöhnlichen Tenant-Anwender, sondern ausschließlich über Zentor.

Ein im Vorfeld vorhandenes Feld für Aufbewahrungsfristen bedeutet nicht, dass das System Daten automatisch nach Ablauf dieser Frist entfernt. Eine solche automatische Durchsetzung ist derzeit nicht implementiert. Nutzer dürfen daher keine automatische Löschung voraussetzen. Für Datenschutzprozesse ist zu dokumentieren, welche Daten konkret entfernt wurden, wer den Vorgang ausgelöst hat und ob weitere mandantenweite Daten durch Zentor geprüft werden müssen.

Vor einer Löschung sollten benötigte Informationen intern gesichert werden, soweit dafür eine rechtliche und betriebliche Grundlage besteht. Zentor bietet keinen vollständigen DSGVO-Art.-20-Export und keinen Wissensdatenbank-Export. Eine Löschung darf daher nicht mit einem angeblich implementierten Komplett-Export verknüpft werden. Nach dem endgültigen Löschen lässt sich der Datensatz nicht über die Oberfläche wiederherstellen.

Tritt eine Fehlermeldung auf, sind Zeitpunkt, Mandant, betroffener Datentyp und die sichtbare Meldung zu notieren. Passwörter oder Tokens gehören nicht in eine Supportanfrage. Bei einer vollständigen Mandantenlöschung muss Zentor zwingend einbezogen werden, weil mehrere Datenbereiche, Abhängigkeiten und Audit-Nachweise betroffen sein können. Die Seite erklärt den Ablauf, ersetzt aber keine individuelle rechtliche Prüfung.

Für die Seite „Datenlöschung nach DSGVO“ gilt damit: Der im Vorfeld vorhandene Kurztext wird zu einer belastbaren Anleitung erweitert, ohne Produktfunktionen außerhalb des bestätigten Produktstands zu versprechen. Maßgeblich bleiben die verifizierten Faktenquellen und die sichtbare Zuständigkeit zwischen Tenant und Zentor. Im Fall von Abweichungen sollten immer genau diese URL, der betroffene Mandant und der beobachtete Schritt genannt werden.