KI-Chatbot für Kanzleien und Beratungen
Anwaltskanzleien, Steuerberatungen, Notariate und Unternehmens- oder Finanzberatungen erhalten laufend Anfragen außerhalb der Bürozeiten oder während laufender Mandate. Zentor App nimmt diese Anfragen über Webchat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, SMS und Telefonie (über den Zentor SIP-Voicebot) entgegen, ordnet sie einem Fachbereich zu, fordert benötigte Unterlagen an, vereinbart Termine für das Erstgespräch und legt den Vorgang mit allen erfassten Daten für Ihr Team an — vorqualifiziert und dokumentiert, bevor der zuständige Anwalt oder Berater übernimmt.
Typische Anfragen — und wo sie heute liegen bleiben
Ein Mandant meldet sich abends per Webchat wegen einer Kündigung, ein potenzieller Klient ruft während eines Beratungstermins an und landet auf der Mailbox, eine Rückfrage zum Stand eines Verfahrens erreicht die Kanzlei per E-Mail und wird erst am nächsten Tag gesichtet. In vielen Kanzleien und Beratungen laufen diese Erstkontakte über dieselben wenigen Personen, die gleichzeitig Termine koordinieren, Unterlagen nachfordern und Rückfragen beantworten müssen — parallel zur eigentlichen Mandatsarbeit.
Die Folge: Anfragen werden verzögert beantwortet, Termine für Erstgespräche kommen erst nach mehrfachem Hin- und Her zustande, und im Erstgespräch selbst fehlen häufig noch grundlegende Unterlagen oder Angaben, die vorab hätten geklärt werden können.
Der Ablauf mit Zentor App — am Beispiel einer Steuerberatung
Ein neuer Interessent schreibt über WhatsApp, dass er eine Steuerberatung für seine gerade gegründete GmbH sucht. So kann der Vorgang mit Zentor App ablaufen:
- 1. Anliegen erfassen: Zentor nimmt die Nachricht entgegen und fragt strukturiert nach: Art des Unternehmens, bisherige steuerliche Betreuung, konkretes Anliegen.
- 2. Zuständigkeit und Dringlichkeit bestimmen: Das Anliegen wird dem Bereich Gesellschaftsteuerrecht/laufende Buchhaltung zugeordnet; Fristen (z. B. anstehende Anmeldefristen) werden erfasst und markiert.
- 3. Informationen und Dokumente anfordern: Zentor fordert die für ein Erstgespräch benötigten Unterlagen an — z. B. Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag — und nimmt sie über den Upload entgegen.
- 4. Termin buchen: Verfügbare Termine für ein Erstgespräch werden angezeigt, der gewählte Termin wird direkt im angebundenen Kalender gebucht und bestätigt.
- 5. Vorgang bzw. Lead anlegen: Alle erfassten Daten — Anliegen, Fristen, Dokumente, Termin — werden als neuer Vorgang bzw. Lead angelegt und dokumentiert.
- 6. Zuständigen Mitarbeiter informieren: Der zuständige Steuerberater erhält eine Zusammenfassung samt Unterlagen und Termin, bevor das Erstgespräch beginnt — bei komplexen Rückfragen erfolgt die Übergabe an einen Mitarbeiter bereits vorab.
Was der KI-Assistent für Kanzleien und Beratungen übernimmt
Allgemeine Fragen zu Rechtsgebieten oder Beratungsschwerpunkten Ihrer Kanzlei — ohne Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Verfügbarkeiten prüfen und Termine für Erstgespräche direkt im angebundenen Kalender buchen und bestätigen.
Anliegen, Dringlichkeit und relevante Eckdaten strukturiert erfassen, bevor das Erstgespräch stattfindet.
Konfigurierte Unterlagenlisten abfragen und Uploads entgegennehmen — z. B. Verträge, Bescheide oder Ausweisdokumente vor der Erstberatung.
Anfragen internationaler Mandanten bzw. Klienten in mehreren Sprachen entgegennehmen und beantworten.
Mandantenbezogene Speicherung, EU-Hosting und konfigurierbare Kanäle für sensible Mandatsdaten.
Organisation statt Beratung — klare Grenzen
Zentor App gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Der KI-Assistent unterstützt ausschließlich organisatorisch: Anliegen entgegennehmen, Fachbereich und Dringlichkeit einordnen, Unterlagen anfordern, Termine vereinbaren und den Vorgang an den zuständigen Anwalt, Steuerberater oder Berater weiterleiten. Jede inhaltliche Einschätzung, Auskunft oder Empfehlung zum konkreten Fall bleibt Aufgabe Ihrer Kanzlei bzw. Beratung.
Konkrete Vorteile für Kanzleien und Beratungen
Anfragen werden auch außerhalb der Bürozeiten entgegengenommen — keine verlorenen Erstkontakte über Nacht oder am Wochenende.
Anliegen, Fachbereich und Dringlichkeit liegen bereits strukturiert vor, bevor der Anwalt oder Berater das Gespräch führt.
Termine für Erstgespräche werden direkt vorgeschlagen und gebucht — ohne mehrfaches Hin- und Her per Telefon oder E-Mail.
Benötigte Unterlagen liegen durch die vorherige Anforderung bereits vor dem Termin vor.
Vorgänge werden automatisch angelegt und dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet — weniger manuelle Weiterleitung und Nachfragen.
Integrationen und Voraussetzungen
Zentor App bearbeitet Anfragen über die sechs gleichrangigen Kanäle Webchat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, SMS und Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot. Über n8n-Workflow-Automatisierungen und API-Anbindungen (Individuell-Paket) kann Zentor Termine im angebundenen Kalender buchen, Vorgänge oder Leads in Ihrer Kanzlei- bzw. CRM-Software anlegen und relevante Daten abrufen.
Voraussetzung für die jeweilige Anbindung ist eine kompatible Kalender- bzw. Kanzleisoftware mit erreichbarer Schnittstelle oder Webhook. Der konkrete Umfang der Integration wird gemeinsam geprüft und im Rahmen eines individuellen Angebots festgelegt.
Häufige Fragen zum KI-Chatbot für Kanzleien und Beratungen
Gibt der KI-Assistent von Zentor App Rechts- oder Steuerberatung?+
Nein. Zentor App gibt keine Rechts- oder Steuerberatung. Der KI-Assistent unterstützt ausschließlich organisatorisch: Er nimmt Anliegen entgegen, ordnet sie einem Rechtsgebiet oder Beratungsschwerpunkt zu, vereinbart Termine, fordert benötigte Unterlagen an und leitet den Vorgang an den zuständigen Anwalt, Steuerberater oder Berater weiter. Jede inhaltliche Einschätzung des Falls bleibt bei Ihrer Kanzlei bzw. Beratung.
Wie läuft eine Mandantenanfrage bei Zentor App konkret ab?+
Ein Beispiel aus einer Kanzlei: Ein Mandant schreibt außerhalb der Bürozeiten über den Webchat, dass ihm gekündigt wurde. Zentor erfasst das Anliegen, ordnet es dem Fachbereich Arbeitsrecht zu, fragt Dringlichkeit und Kündigungsdatum ab (wegen der Klagefrist), bittet um Hochladen von Kündigungsschreiben und Arbeitsvertrag, schlägt freie Termine für ein Erstgespräch vor, bucht den gewählten Termin im Kalender und legt einen neuen Vorgang mit allen erfassten Daten an. Der zuständige Anwalt erhält Termin, Unterlagen und Zusammenfassung, bevor das Erstgespräch beginnt.
Kann der Assistent Unterlagen vor dem Erstgespräch anfordern?+
Ja. Zentor kann je nach Anliegen konfigurierte Unterlagenlisten abfragen und Mandanten zum Hochladen auffordern — etwa Verträge, Bescheide, Belege oder Ausweisdokumente. So liegen die relevanten Unterlagen bereits vor dem Termin vor, statt erst im Gespräch nachgefragt zu werden.
Ist die Kommunikation über Zentor App vertraulich und DSGVO-konform?+
Zentor App wird DSGVO-konform mit EU-Hosting betrieben. Anfragen, Dokumente und Vorgangsdaten werden mandantenbezogen gespeichert und sind ausschließlich für Ihre Kanzlei bzw. Beratung sowie berechtigte Mitarbeiter einsehbar. Für den Umgang mit besonders sensiblen Mandatsdaten legen Sie fest, welche Informationen über welche Kanäle erfasst werden dürfen.
Kann Zentor App an unsere Kanzleisoftware oder unseren Kalender angebunden werden?+
Über n8n-Workflow-Automatisierungen und API-Anbindungen (Individuell-Paket) kann Zentor Termine im angebundenen Kalender buchen, Vorgänge oder Leads in Ihrer Kanzlei- bzw. CRM-Software anlegen und relevante Daten abrufen. Die genaue Anbindung hängt vom eingesetzten System ab und wird im Rahmen eines individuellen Angebots geklärt.
Was kostet Zentor App für Kanzleien und Beratungen?+
Zentor App startet mit einer 14 Tage kostenlosen Demo. Der Starter-Plan kostet 49 €/Monat (KI-Chatbot, Webchat, 1 Domain) zzgl. 49 € Einrichtung. Für WhatsApp, Telegram, SMS und individuelle Systemanbindungen an Kanzleisoftware steht das Individuell-Paket zur Verfügung — frei konfigurierbar, maximal 899 €/Monat, Einrichtung bis 399 €, Angebot vor Zahlung. Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot verfügbar.
Testen Sie Zentor App 14 Tage kostenlos für Ihre Kanzlei oder Beratung
Erleben Sie, wie Mandantenanfragen vorqualifiziert, Termine für Erstgespräche vereinbart und Unterlagen vor dem Gespräch angefordert werden können — unverbindlich und ohne Zahlungsangabe.