Yhteydenottosivu on luotu, jotta yritykset voivat välittää käyttötapauksensa Zentor-tiimille. Sivu kokoaa yhteen henkilökohtaisen neuvonnan, demon ja suoran kirjallisen yhteydenoton. Hyödyllisin yhteydenotto kuvaa tavoitellut prosessit sen sijaan, että siinä kirjoitettaisiin vain ”haluaisin tietoa”.
Viestissä voidaan mainita halutut kanavat, käyttäjien likimääräinen määrä, tietolähteiden tyyppi, tarvittavat integraatiot ja mahdollinen useamman vuokraajan tarve. Lisäksi kannattaa mainita WhatsApp, SMS, puhelinbotti/SIP, n8n-automaatio tai on-premises-toive. Näin Starter-kokoonpano voidaan erottaa oikein Individuell-kokoonpanosta ja manuaalisesti aktivoitavista lisäosista.
Yhteydenottolomakkeeseen ei tule kirjoittaa salasanoja, API-avaimia, widget-tunnuksia, maksutietoja tai tarpeettomia asiakastietoja. Jos ilmoitetaan olemassa olevasta teknisestä ongelmasta, vuokraajan nimi, ajankohta, kyseinen toiminto ja toistamisen vaiheet riittävät. Kuvakaappausten luottamukselliset tiedot tulee peittää.
Henkilökohtaisen neuvonnan lomakkeella kerätään nimi, sähköposti, yritys, puhelinnumero ja asia. Lähettäminen ei ole mahdollista ilman täytettyjä pakollisia kenttiä ja tietosuojasuostumusta. Lomakkeen lähettäminen ei automaattisesti luo vuokraajaa eikä ole sitova tarjous. Individuell-kokoonpanot tarkistetaan manuaalisesti.
On-premises-vaihtoehto ei ole itsepalvelu, ja se on tällä hetkellä valmisteilla käyttöön. Myöskään pakettien päivitykset ja lisäosien ostot eivät tapahdu täysin itsepalveluna hallintapaneelin kautta. Yhteydenoton tarkoituksena on siksi selvittää kokoonpano ja aktivointivaiheet.
Sivulla mainittua ilmaisua ”yleensä yksi arkipäivä” ei tule esittää sitovana palvelutasolupauksena, vaikka se sisältyy sivun nykyiseen sisältöön. Kuormitus ja yhteydenoton laajuus voivat vaikuttaa vastausaikaan. Lähettämisen jälkeen näytetty vahvistus tulee säilyttää, ja käytössä tulee olla työsähköpostiosoite, josta lähettäjän tavoittaa. Yhteydenottosivun tarkoitus ei ole luoda myyntipainetta, vaan luokitella todellinen käyttötapaus oikein sekä teknisesti että liiketoiminnallisesti.
Ennen lähettämistä viestin tarkoitus voidaan tiivistää lyhyesti: uusi käyttöönotto, integraatio, hinnoittelu tai tekninen ongelma. Tämä luokittelu helpottaa sisäistä ohjausta. Sen sijaan, että samasta aiheesta lähetettäisiin useita lomakkeita peräkkäin, tulee käyttää samaa sähköpostiosoitetta ja yrityksen nimeä kuin ensimmäisessä yhteydenotossa; tarvittaessa jatkoviestissä voi viitata aiempaan yhteydenottoon.
Jos lomakkeessa ilmenee validointivirhe, kirjoitettu teksti säilyy ja vain virheellinen kenttä merkitään. Onnistuneen lähettämisen jälkeen tulee näkyä selkeä vahvistus. Sivun tulee kuvata seuraava yhteydenottovaihe antamatta vaikutelmaa automaattisesta sopimuksesta tai välittömästä aktivoinnista.
Yhteydenottopyynnössä voi ilmoittaa toivotun kielen ja ajan, jolloin on tavoitettavissa. Nämä tiedot eivät muuta teknistä sisältöä, mutta ne auttavat suunnittelemaan vastauksen tehokkaammin. Vapaaehtoiset kentät voi jättää tyhjiksi; keksittyjä tietoja ei tule syöttää.