E-mailový autopilot: propojit účty, definovat pravidla, porozumět automatickým odpovědím.
Stránka „E-mailový autopilot – nastavení a použití“ se věnuje funkční oblasti označené v URL. Stávající obsah je doplněn o skutečný průběh, předpoklady a známé limity. E-mailové účty se připojují přes IMAP a SMTP. OAuth pro Gmail nebo Outlook není implementován. Automatické odesílání vyžaduje aktivované pravidlo a dostatečnou jistotu AI; citlivé kategorie navíc vyžadují výslovný opt-in.
E-mailové účty se připojují přes IMAP a SMTP. OAuth přihlášení pro Gmail nebo Outlook není k dispozici. Pro nastavení se proto používají serverové a přístupové údaje požadované daným poskytovatelem. Po uložení je třeba ověřit připojení pomocí určeného testu, než se aktivují automatická pravidla.
Automatické odesílání neprobíhá pouze připojením účtu. Vyžaduje opt-in pro pravidla a dostatečnou jistotu AI. Pro citlivé kategorie je navíc nutný výslovný opt-in. Tyto úrovně ochrany mají zabránit tomu, aby byla nejistá nebo citlivá odpověď odeslána bez schválení.
Při chybách je třeba ověřovat příjem a odesílání odděleně: IMAP se týká čtení, SMTP odesílání. Chybné porty, šifrování, přihlašovací údaje nebo omezení poskytovatele mohou blokovat pouze jeden směr. Následné testy by měly být odesílány na kontrolované adresy a nesmí obsahovat skutečná zákaznická data.
Pravidla musí být srozumitelně pojmenována a omezena na jasný případ použití. Před aktivací je třeba zkontrolovat, zda je povolen externí odesílání a které kategorie zůstávají vyloučeny. Pro podporu jsou zapotřebí čas, účet, směr a chybová hlášení; hesla nesmí být nikdy předávána.
Pro stránku „E-Mail-Autopilot – Einrichtung und Nutzung“ tedy platí: Stávající krátký text bude rozšířen na spolehlivý návod, aniž by byly slibovány produktové funkce nad rámec potvrzeného stavu produktu. Rozhodující zůstávají ověřené zdroje faktů a viditelná odpovědnost mezi tenantem a Zentorem. V případě odchylek by měly být vždy uvedeny přesně tato URL, dotčený mandant a pozorovaný krok.
Při práci s „e-mailem“ by měl být každý krok nejprve ověřen kontrolovaným testovacím případem. Rozhodující je, aby viditelné nastavení, skutečný stav systému a očekávaný výsledek odpovídaly. Při odchylkách pomáhají při analýze přesný čas, dotčený mandant, použitý kanál a nezměněná chybová hláška. Přihlašovací údaje, tokeny a osobní údaje nesmí být přebírány do snímků obrazovky ani do textů podpory.