Gegevensvernietiging

De pagina „Gegevensverwijdering volgens de AVG" behandelt het in de URL aangeduide functionele gebied. De bestaande inhoud wordt aangevuld met het daadwerkelijke verloop, de vereisten en de bekende beperkingen. De verwijdering gebeurt als een echte SQL-DELETE en niet als soft delete. Het proces wordt vastgelegd in het auditlogboek. Afzonderlijke klantgegevens en gespreksverlopen kunnen worden verwijderd; de volledige verwijdering van een tenant wordt door Zentor uitgevoerd. Er is een veld voor bewaartermijnen aanwezig, maar automatische handhaving van deze termijnen is niet geïmplementeerd.

De verwijdering van afzonderlijke klantgegevens of gespreksverlopen is definitief, omdat technisch een SQL-DELETE en geen soft delete wordt uitgevoerd. Voordat u bevestigt, moet daarom worden gecontroleerd of daadwerkelijk de juiste klant of het juiste gespreksverloop is geselecteerd. Het proces verschijnt in het auditlogboek. Een volledige verwijdering van een tenant wordt niet door een gewone tenantgebruiker uitgevoerd, maar uitsluitend via Zentor.

Een reeds aanwezig veld voor bewaartermijnen betekent niet dat het systeem gegevens na afloop van deze termijn automatisch verwijdert. Een dergelijke automatische handhaving is momenteel niet geïmplementeerd. Gebruikers mogen daarom niet uitgaan van een automatische verwijdering. Voor privacyprocessen moet worden gedocumenteerd welke gegevens concreet zijn verwijderd, wie het proces heeft gestart en of verdere tenantbrede gegevens door Zentor moeten worden gecontroleerd.

Voor een verwijdering moet benodigde informatie intern worden veiliggesteld, voor zover daarvoor een juridische en bedrijfsmatige grondslag bestaat. Zentor biedt geen volledige export conform art. 20 AVG en geen export van de kennisbank. Een verwijdering mag daarom niet worden gekoppeld aan een zogenaamd geïmplementeerde volledige export. Na definitieve verwijdering kan het record niet via de interface worden hersteld.

Bij een foutmelding moeten tijdstip, tenant, betrokken gegevenstype en de zichtbare melding worden genoteerd. Wachtwoorden of tokens horen niet in een supportverzoek. Bij een volledige verwijdering van een tenant moet Zentor verplicht worden betrokken, omdat meerdere gegevensgebieden, afhankelijkheden en auditbewijzen kunnen zijn betrokken. De pagina legt het verloop uit, maar vervangt geen individuele juridische beoordeling.

Voor de pagina „Gegevensverwijdering volgens de AVG" geldt dus: de eerder aanwezige korte tekst wordt uitgebreid tot een betrouwbare handleiding, zonder functies buiten de bevestigde productstatus te beloven. De geverifieerde feitenbronnen en de zichtbare verdeling van verantwoordelijkheden tussen tenant en Zentor blijven bepalend. Bij afwijkingen moeten altijd precies deze URL, de betrokken tenant en de waargenomen stap worden genoemd.