Xóa dữ liệu

Trang "Xóa dữ liệu theo GDPR" giải thích về khu vực chức năng được chỉ định bởi URL. Nội dung hiện có được bổ sung bằng quy trình thực tế, các điều kiện tiên quyết và những giới hạn đã biết. Việc xóa được thực hiện dưới dạng lệnh SQL-DELETE thực tế chứ không phải Soft-Delete. Quy trình này được ghi lại trong nhật ký kiểm toán. Các dữ liệu khách hàng riêng lẻ và diễn biến cuộc trò chuyện có thể bị xóa; việc xóa hoàn toàn một tenant được thực hiện bởi Zentor. Hệ thống có trường để nhập thời hạn lưu trữ, nhưng việc tự động thực thi các thời hạn này chưa được triển khai.

Việc xóa các dữ liệu khách hàng riêng lẻ hoặc diễn biến cuộc trò chuyện là vĩnh viễn vì hệ thống thực hiện lệnh SQL-DELETE chứ không phải Soft-Delete. Do đó, trước khi xác nhận, cần kiểm tra xem khách hàng hoặc diễn biến được chọn có thực sự chính xác hay không. Quy trình này sẽ xuất hiện trong nhật ký kiểm toán. Việc xóa hoàn toàn một tenant không được thực hiện bởi người dùng tenant thông thường mà chỉ thông qua Zentor.

Việc có sẵn một trường để nhập thời hạn lưu trữ trước đó không có nghĩa là hệ thống sẽ tự động xóa dữ liệu sau khi hết hạn. Tính năng tự động thực thi loại này hiện chưa được triển khai. Do đó, người dùng không được kỳ vọng vào việc xóa tự động. Đối với các quy trình bảo mật dữ liệu, cần ghi chép rõ ràng những dữ liệu cụ thể đã bị xóa, ai đã khởi động quy trình và liệu có cần kiểm tra thêm các dữ liệu ở phạm vi tenant khác thông qua Zentor hay không.

Trước khi xóa, cần sao lưu các thông tin cần thiết bên trong tổ chức, miễn là có cơ sở pháp lý và vận hành phù hợp. Zentor không cung cấp xuất dữ liệu đầy đủ theo Điều 20 GDPR cũng như không hỗ trợ xuất cơ sở kiến thức. Do đó, việc xóa không thể liên kết với một chức năng xuất toàn bộ được cho là đã triển khai. Sau khi xóa vĩnh viễn, bản ghi dữ liệu không thể khôi phục lại qua giao diện người dùng.

Nếu xảy ra lỗi, cần ghi lại thời điểm, tenant, loại dữ liệu bị ảnh hưởng và nội dung thông báo hiển thị. Mật khẩu hoặc token không được đưa vào yêu cầu hỗ trợ. Trong trường hợp xóa hoàn toàn một tenant, Zentor bắt buộc phải được liên quan vì có thể ảnh hưởng đến nhiều phạm vi dữ liệu, các mối phụ thuộc và bằng chứng kiểm toán. Trang này giải thích quy trình nhưng không thay thế cho việc rà soát pháp lý cá nhân.

Đối với trang "Xóa dữ liệu theo GDPR", nội dung tóm tắt ban đầu được mở rộng thành hướng dẫn đáng tin cậy mà không cam kết các chức năng sản phẩm vượt quá trạng thái sản phẩm đã được xác nhận. Các nguồn dữ kiện đã được xác minh và phạm vi trách nhiệm rõ ràng giữa tenant và Zentor vẫn là yếu tố quyết định. Trong trường hợp có sai lệch, luôn cần nêu rõ URL, tenant bị ảnh hưởng và bước quan sát được.