Izbris podatkov
Brisanje podatkov o strankah in pogovorov v skladu z GDPR.
Stran »Izbris podatkov po GDPR« obravnava funkcionalno območje, ki ga označuje URL. Obstoječa vsebina je dopolnjena z dejanskim potekom, predpogoji in znanimi omejitvami. Izbris poteka kot pravi SQL-DELETE in ne kot Soft-Delete. Postopek se zabeleži v revizijski sledi. Izbrišejo se lahko posamezni podatki strank in zgodovine pogovorov; popoln izbris najemnika izvede Zentor. Polje za roke hrambe obstaja, samodejno uveljavljanje teh rokov pa ni implementirano.
Izbris posameznih podatkov strank ali zgodovin pogovorov je dokončen, ker se tehnično izvede SQL-DELETE in ne Soft-Delete. Pred potrditvijo je zato treba preveriti, ali je bila res izbrana prava stranka oziroma zgodovina. Postopek se prikaže v revizijski sledi. Popolnega izbrisa najemnika ne opravi običajni uporabnik najemnika, temveč izključno Zentor.
Polje za roke hrambe, ki je že na voljo, ne pomeni, da sistem podatke po izteku roka samodejno odstrani. Takega samodejnega uveljavljanja trenutno ni. Uporabniki zato ne smejo predpostavljati samodejnega brisanja. Za postopke varstva podatkov je treba dokumentirati, kateri podatki so bili dejansko odstranjeni, kdo je sprožil postopek in ali mora Zentor preveriti še druge podatke celotnega najemnika.
Pred izbrisom je treba potrebne informacije interno shraniti, če za to obstaja pravna in poslovna podlaga. Zentor ne ponuja popolnega izvoza po členu 20 GDPR in ne izvoza baze znanja. Izbrisa zato ni dovoljeno povezovati z domnevno implementiranim popolnim izvozom. Po dokončnem izbrisu zapisa prek vmesnika ni mogoče obnoviti.
Če pride do sporočila o napaki, je treba zabeležiti čas, najemnika, prizadeto vrsto podatkov in vidno sporočilo. Gesla ali tokeni ne sodijo v zahtevek za podporo. Pri popolnem izbrisu najemnika je treba obvezno vključiti Zentor, ker so lahko prizadeta številna področja podatkov, odvisnosti in revizijski dokazi. Stran pojasnjuje potek, vendar ne nadomešča posamične pravne presoje.
Za stran »Izbris podatkov po GDPR« torej velja: prej obstoječe kratko besedilo se razširi v zanesljiva navodila, ne da bi obljubljala funkcije izdelka zunaj potrjenega stanja izdelka. Merodajni ostajajo preverjeni viri dejstev in vidna odgovornost med najemnikom in Zentor. V primeru odstopanj je treba vedno navesti natanko ta URL, prizadetega najemnika in opaženi korak.