Sletting av data
Slett kundedata og samtaler i samsvar med GDPR.
Siden «Sletting av data etter GDPR» dekker funksjonsområdet som er betegnet med URL. Det eksisterende innholdet er utvidet med den faktiske prosessen, forutsetningene og de kjente begrensningene. Slettingen utføres som et ekte SQL-DELETE og ikke som en Soft-Delete. Prosessen registreres i audit-loggen. Enkelte kundedata og samtaleforløp kan slettes; en fullstendig sletting av en kunde (tenant) utføres via Zentor. Det finnes et felt for oppbevaringsfrister, men en automatisk håndheving av disse fristene er ikke implementert.
Sletting av enkelte kundedata eller samtaleforløp er endelig, siden det teknisk utføres et SQL-DELETE og ikke en Soft-Delete. Derfor bør det kontrolleres før bekreftelse om riktig kunde eller forløp er valgt. Prosessen vises i audit-loggen. En fullstendig sletting av en kunde utføres ikke av en vanlig tenant-bruker, men utelukkende via Zentor.
Et felt for oppbevaringsfrister som finnes på forhånd betyr ikke at systemet automatisk fjerner data etter at fristen er utløpt. Slik automatisk håndheving er for tiden ikke implementert. Brukere må derfor ikke forutsette automatisk sletting. For databeskyttelsesprosesser skal det dokumenteres hvilke data som konkret er fjernet, hvem som utløste prosessen, og om ytterligere kundeomfattende data må kontrolleres via Zentor.
Før en sletting bør nødvendige opplysninger sikres internt, så langt det foreligger en juridisk og operativ grunnlag. Zentor gir ikke en fullstendig GDPR-artikkel-20-eksport og ikke en kunnskapsdatabase-eksport. En sletting må derfor ikke kobles til en påstått implementert totaleksport. Etter en endelig sletting kan dataraden ikke gjenopprettes via grensesnittet.
Hvis en feilmelding oppstår, skal tidspunkt, kunde, berørt datatype og den synlige meldingen noteres. Passord eller tokens hører ikke med i en supportforespørsel. Ved en fullstendig sletting av en kunde må Zentor nødvendigvis inkluderes, siden flere datområder, avhengigheter og auditbevis kan være berørt. Siden forklarer prosessen, men erstatter ikke en individuell juridisk gjennomgang.
For siden «Sletting av data etter GDPR» gjelder dermed: Den eksisterende kortteksten på forhånd utvides til en pålitelig veiledning uten å love produktfunksjoner utenfor den bekreftede produktstatusen. Avgjørende er de verifiserte kildeopplysningene og den synlige ansvarsfordeling mellom tenant og Zentor. Ved avvik bør alltid URL, den berørte kunden og det observerte steget nevnes.