Usuwanie danych

Strona „Usuwanie danych zgodnie z RODO” dotyczy obszaru funkcjonalnego wskazanego w adresie URL. Istniejące treści zostały uzupełnione o rzeczywisty przebieg, wymagania wstępne oraz znane ograniczenia. Usuwanie odbywa się jako prawdziwe polecenie SQL DELETE, a nie soft-delete. Proces jest rejestrowany w dzienniku audytu. Można usuwać pojedyncze dane klientów i historie rozmów; pełne usunięcie tenanta wykonuje Zentor. Pole dla okresów przechowywania istnieje, jednak automatyczne egzekwowanie tych okresów nie jest zaimplementowane.

Usunięcie pojedynczych danych klientów lub historii rozmów jest ostateczne, ponieważ technicznie wykonywane jest SQL DELETE, a nie soft-delete. Przed potwierdzeniem należy więc sprawdzić, czy wybrano właściwego klienta lub historię. Proces jest widoczny w dzienniku audytu. Pełnego usunięcia tenanta nie wykonuje zwykły użytkownik tenanta, lecz wyłącznie Zentor.

Istniejące wcześniej pole dla okresów przechowywania nie oznacza, że system automatycznie usuwa dane po upływie tego okresu. Takie automatyczne egzekwowanie nie jest obecnie zaimplementowane. Użytkownicy nie mogą więc zakładać automatycznego usuwania. W procesach ochrony danych należy dokumentować, które dane konkretnie usunięto, kto uruchomił proces i czy Zentor musi sprawdzić dalsze dane obejmujące cały tenant.

Przed usunięciem należy zabezpieczyć wewnętrznie potrzebne informacje, o ile istnieje ku temu podstawa prawna i operacyjna. Zentor nie oferuje pełnego eksportu zgodnie z art. 20 RODO ani eksportu bazy wiedzy. Usunięcia nie wolno więc łączyć z rzekomo zaimplementowanym pełnym eksportem. Po ostatecznym usunięciu rekord nie może zostać przywrócony przez interfejs.

W razie komunikatu o błędzie należy zanotować czas, tenanta, typ danych, którego dotyczy błąd, i widoczny komunikat. Hasła ani tokeny nie należą do zgłoszenia do wsparcia. Przy pełnym usunięciu tenanta Zentor musi być koniecznie zaangażowany, ponieważ może to dotyczyć wielu obszarów danych, zależności i dowodów audytu. Strona wyjaśnia przebieg, ale nie zastępuje indywidualnej oceny prawnej.

Dla strony „Usuwanie danych zgodnie z RODO” obowiązuje zatem: dotychczasowy krótki tekst zostaje rozszerzony do rzetelnej instrukcji, bez obiecywania funkcji produktu wykraczających poza potwierdzony stan. Miarodajne pozostają zweryfikowane źródła faktów oraz widoczny podział odpowiedzialności między tenantem a Zentor. W razie rozbieżności należy zawsze podać dokładnie ten adres URL, tenanta, którego to dotyczy, oraz zaobserwowany krok.