Mazanie dát
Zmazanie dát zákazníkov a konverzácií v súlade s nariadením GDPR.
Stránka „Mazanie údajov podľa GDPR“ sa venuje funkčnej oblasti uvedenej v URL. Existujúci obsah sa dopĺňa o skutočný priebeh, predpoklady a známe obmedzenia. Mazanie sa vykonáva ako skutočný SQL-DELETE a nie ako soft-delete. Postup sa zaznamenáva do auditného protokolu. Možno vymazať jednotlivé údaje zákazníka a priebehy konverzácií; úplné vymazanie tenanta vykonáva Zentor. Pole pre lehoty uchovávania existuje, automatické vynucovanie týchto lehôt však nie je implementované.
Vymazanie jednotlivých údajov zákazníka alebo priebehov konverzácií je konečné, pretože sa technicky vykoná SQL-DELETE a nie soft-delete. Pred potvrdením by sa preto malo skontrolovať, či bol vybraný naozaj správny zákazník alebo priebeh. Postup sa zobrazí v auditnom protokole. Úplné vymazanie tenanta nevykonáva bežný používateľ tenanta, ale výhradne Zentor.
Existujúce pole pre lehoty uchovávania neznamená, že systém po uplynutí tejto lehoty údaje automaticky odstráni. Takéto automatické vynucovanie momentálne nie je implementované. Používatelia preto nesmú predpokladať automatické mazanie. Pre procesy ochrany údajov treba zdokumentovať, ktoré údaje sa konkrétne odstránili, kto postup spustil a či musí Zentor skontrolovať ďalšie údaje v rámci celého tenanta.
Pred vymazaním by sa mali potrebné informácie interne zálohovať, ak na to existuje právny a prevádzkový základ. Zentor neposkytuje úplný export podľa čl. 20 GDPR ani export databázy vedomostí. Vymazanie preto nesmie byť spájané s údajne implementovaným úplným exportom. Po konečnom vymazaní sa záznam nedá cez rozhranie obnoviť.
Ak sa vyskytne chybové hlásenie, treba si poznamenať čas, tenanta, dotknutý typ údajov a viditeľné hlásenie. Heslá ani tokeny do žiadosti podpore nepatria. Pri úplnom vymazaní tenanta sa musí Zentor nevyhnutne zapojiť, pretože môže ísť o viacero oblastí údajov, závislosti a auditné dôkazy. Stránka vysvetľuje postup, ale nenahrádza individuálne právne posúdenie.
Pre stránku „Mazanie údajov podľa GDPR“ teda platí: Existujúci krátky text sa rozširuje na spoľahlivý návod bez sľubovania produktových funkcií mimo potvrdeného stavu produktu. Rozhodujúce zostávajú overené zdroje faktov a viditeľné rozdelenie zodpovednosti medzi tenantom a Zentor. V prípade odchýlok by sa mala vždy uviesť presne táto URL, dotknutý tenant a pozorovaný krok.