Ulinzi wa data wa chatbot — Mambo ambayo kampuni zinapaswa kuzingatia

Chatbots hukusanya data binafsi: majina, anwani za barua pepe, nambari za simu, mahitaji, anwani za IP. Mara data kama hizo zinaponaswa, kuchakatwa au kupelekwa, Kanuni ya Jumla ya Ulinzi wa Data (DSGVO/GDPR) inatumika.

Hii inahusu pia zana za Live-Chat na wijeti za chat za kiotomatiki kwenye tovuti. Bila kujali kama anayejibu ni binadamu au AI — uchakataji wa data uko chini ya mahitaji yale yale: msingi wa kisheria, uwazi, kufungamana na madhumuni, kupunguza data na hatua za kiufundi za ulinzi.

Anayeendesha chatbot kwenye tovuti yake anapaswa kuhakikisha kuwa mtoa huduma anahifadhi kwa kufuata kanuni za EU, kwamba mkataba wa uchakataji wa data kwa niaba unaweza kufanywa, na kwamba uombaji wa idhini unaweza kutekelezwa kiufundi.

Zentor App imeundwa kwa ajili ya uchakataji wa data unaofuata kanuni za EU. Vipengele muhimu zaidi vya ulinzi wa data kwa muhtasari:

• Hosting ndani ya EU: data za mazungumzo huchakatwa kwenye seva zilizo ndani ya Umoja wa Ulaya.
• Idhini inayoweza kusanidiwa: wijeti ya chat inaweza kuwekwa ili watumiaji watoe idhini ya uchakataji wa data kabla ya kuanza chat.
• AVV inawezekana: kwa ombi, mkataba wa uchakataji wa data kwa niaba unaweza kufanywa.
• Data za mazungumzo katika akaunti yako: mazungumzo yote hubaki kwenye akaunti yako ya Zentor App na yanaweza kuonekana tu na wanatimu walioidhinishwa.
• Haki za ufikiaji zinazotegemea majukumu: wewe unaamua ni watumiaji gani wanaweza kufikia data za mazungumzo.

Tafadhali uliza maelezo ya kiufundi kuhusu mahali pa hosting, muda wa kufuta na masharti ya AVV katika mazungumzo ya kwanza.

Ulinzi wa data huanza kwa kuelewa ni data gani hasa hutiririka wapi wakati wa chat. Katika chatbot ya tovuti, ujumbe kwa kawaida hupitia vituo vinne — kila kimoja kikiwa na umuhimu wake katika sheria ya ulinzi wa data:

1. 1. Kivinjari cha mtumiaji: Wijeti ya chat hupakiwa kwenye tovuti yako. Tayari hapa usanidi huamua kama idhini itaombwa kabla ya mawasiliano ya kwanza na ni data gani za kiufundi (k.m. anwani ya IP) zinazohamishwa.
2. 2. Uhamishaji kwenda seva: Ujumbe hutumwa kwa njia fiche kwenda kwenye seva ya uchakataji. Mahali pa hosting huamua kama uchakataji unabaki ndani ya EU au kama unatokea uhamishaji kwenda nchi ya tatu.
3. 3. Uchakataji wa AI: Jibu hutolewa na modeli ya AI — kwa hiari kupitia modeli ya AI ya ndani kwenye miundombinu yako mwenyewe au kupitia mtoa huduma wa AI wa nje. Ikiendeshwa ndani, maudhui ya mazungumzo hayatoki nje ya mazingira yako; ikichakatwa nje, uchakataji kwa niaba lazima uhakikishwe kwa mkataba.
4. 4. Uhifadhi na kikasha: Mazungumzo huhifadhiwa katika akaunti na yanaweza kutazamwa kupitia Inbox na wanatimu walioidhinishwa. Hapa haki za ufikiaji, muda wa kuhifadhi na dhana ya kufuta vinatumika.

GDPR inataka data binafsi zisihifadhiwe kwa muda mrefu kuliko madhumuni yanavyohitaji (kikomo cha uhifadhi). Kwa mazungumzo ya chatbot, kwa vitendo hii inamaanisha dhana ya kufuta ya hatua kwa hatua badala ya kuhifadhi bila kikomo:

• Bainisha madhumuni: Mazungumzo yanahifadhiwa kwa ajili gani — ufuatiliaji wa usaidizi, ushughulikiaji wa leads, uhakikisho wa ubora? Madhumuni huamua muda wa kuhifadhi.
• Weka muda wa uhifadhi: muda mahususi (k.m. baada ya ombi kukamilika) unapaswa kuwekwa kiufundi, si kiutaratibu tu.
• Kufuta kiotomatiki: taratibu zinazoondoa mara kwa mara mazungumzo yaliyopitwa na muda hupunguza hatari ya data "kubaki" bila udhibiti.
• Haki za wahusika wa data: lazima iwezekane kujibu maombi ya taarifa na ya kufuta — mazungumzo mahususi lazima yaweze kupatikana na kufutwa kwa lengo.
• Nyaraka: Dhana ya kufuta ni sehemu ya rejista ya uchakataji na inapaswa kuratibiwa na afisa wa ulinzi wa data.

Tafadhali fafanua makataa mahususi na utekelezaji wa kiufundi wa taratibu za kufuta katika mazungumzo ya kwanza na pamoja na afisa wako wa ulinzi wa data.