ความเป็นส่วนตัวของแชทบอท—สิ่งที่องค์กรต้องคำนึงถึง
แชทบอทบนเว็บไซต์เก็บข้อมูลส่วนบุคคล — จึงอยู่ภายใต้ GDPR หน้านี้สรุปประเด็นสำคัญด้านเทคนิคและด้านองค์กร: การยินยอม สัญญาประมวลผลข้อมูล (AVV) การโฮสต์ในสหภาพยุโรป การลดปริมาณข้อมูล และสิทธิ์การเข้าถึง หน้านี้ไม่ได้ใช้แทนคำปรึกษาทางกฎหมาย
เหตุผลที่ความเป็นส่วนตัวของแชทบอทเป็นเรื่องบังคับ
แชทบอทเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล: ชื่อ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ เรื่องที่ติดต่อ ที่อยู่ IP ทันทีที่มีการเก็บ ประมวลผล หรือส่งต่อข้อมูลดังกล่าว กฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) จะมีผลบังคับใช้
สิ่งนี้ใช้ได้กับเครื่องมือแชทแบบสดและวิดเจ็ตแชทอัตโนมัติบนเว็บไซต์ด้วย ไม่ว่าผู้ตอบจะเป็นมนุษย์หรือปัญญาประดิษฐ์ การประมวลผลข้อมูลยังคงอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเดียวกัน: พื้นฐานทางกฎหมาย ความโปร่งใส การจำกัดวัตถุประสงค์ การเก็บข้อมูลให้น้อยที่สุด รวมถึงมาตรการด้านความปลอดภัยทางเทคนิค
ผู้ที่ใช้งานแชทบอทบนเว็บไซต์ของตนควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการโฮสต์ตามข้อกำหนดของสหภาพยุโรป สามารถทำสัญญาประมวลผลข้อมูลได้ และการขอความยินยอมสามารถทำได้ในทางเทคนิค
สิ่งที่ควรคำนึงถึงเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของแชทบอท
ก่อนเริ่มการสนทนา ควรขอความยินยอมในการประมวลผลข้อมูล สิ่งนี้จะสร้างความโปร่งใสให้กับผู้ใช้และปฏิบัติตามข้อกำหนดสำคัญของ GDPR
ข้อมูลควรได้รับการประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์ในสหภาพยุโรป เพื่อหลีกเลี่ยงการโอนข้อมูลไปยังประเทศที่สามและข้อกำหนดเพิ่มเติมภายใต้ GDPR
ควรจัดทำสัญญาการประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการแชทบอท ซึ่งเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลภายนอก
เก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์เท่านั้น สิ่งที่ไม่ได้บันทึกจึงไม่ต้องได้รับการคุ้มครองหรือการลบ
ข้อมูลบทสนทนาถูกเก็บไว้นานเท่าใด? มีขั้นตอนการลบหรือไม่? นโยบายการเก็บรักษาที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติตาม GDPR
ใครในองค์กรสามารถอ่านบทสนทนาได้? การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทช่วยลดความเสี่ยงของการละเมิดความเป็นส่วนตัวภายใน
ความเป็นส่วนตัวของ Zentor App
Zentor App ออกแบบมาเพื่อประมวลผลข้อมูลให้เป็นไปตามมาตรฐานของสหภาพยุโรป สรุปประเด็นหลักด้านความเป็นส่วนตัว:
- การโฮสต์ในสหภาพยุโรป: ข้อมูลบทสนทนาถูกประมวลผลบนเซิร์ฟเวอร์ในสหภาพยุโรป
- การยินยอมสามารถกำหนดค่าได้: วิดเจ็ตแชทสามารถตั้งค่าให้ผู้ใช้ยินยอมต่อการประมวลผลข้อมูลก่อนเริ่มบทสนทนา
- มี AVV: สามารถทำสัญญาประมวลผลข้อมูลได้ตามคำขอ
- ข้อมูลการสนทนาในบัญชีของคุณ: การสนทนาทั้งหมดจะอยู่ในบัญชี Zentor App ของคุณ และสมาชิกในทีมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูได้
- สิทธิ์ในการเข้าถึงตามบทบาท: กำหนดว่าผู้ใช้ใดมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลบทสนทนา
รายละเอียดทางเทคนิคเกี่ยวกับสถานที่โฮสต์ ระยะเวลาการลบ และเงื่อนไข AVV โปรดสอบถามในการประชุมครั้งแรก
การไหลของข้อมูลในแชทบอทเว็บไซต์ — ใครประมวลผลอะไร?
การคุ้มครองข้อมูลเริ่มต้นจากการเข้าใจว่าข้อมูลใดไหลไปที่ใดจริงๆ ระหว่างการแชท ในแชทบอทบนเว็บไซต์ ข้อความหนึ่งโดยทั่วไปจะผ่านสี่จุด — แต่ละจุดมีความสำคัญด้านการคุ้มครองข้อมูลแตกต่างกัน:
- 1. เบราว์เซอร์ของผู้ใช้: วิดเจ็ตแชทจะถูกโหลดบนเว็บไซต์ของคุณ การตั้งค่าที่นี่จะกำหนดว่าจะขอความยินยอมก่อนการติดต่อครั้งแรกหรือไม่ และข้อมูลทางเทคนิคใด (เช่น ที่อยู่ IP) ที่จะถูกส่งผ่าน
- 2. การส่งข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์: ข้อความจะถูกเข้ารหัสและส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ประมวลผล ตำแหน่งการโฮสต์จะกำหนดว่าการประมวลผลจะอยู่ในสหภาพยุโรปหรือกลายเป็นการโอนข้อมูลไปยังประเทศที่สาม
- 3. การประมวลผลด้วย AI: คำตอบถูกสร้างโดยโมเดล AI — จะใช้โมเดล AI ภายในบนโครงสร้างพื้นฐานของตนเอง หรือผ่านผู้ให้บริการ AI ภายนอกก็ได้ หากประมวลผลภายใน เนื้อหาการสนทนาจะไม่ออกจากสภาพแวดล้อมของตนเอง หากประมวลผลภายนอก ต้องทำสัญญารองรับการประมวลผลข้อมูลแทน
- 4. การเก็บรักษาและกล่องจดหมาย: บทสนทนาจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีผู้ใช้ และสามารถตรวจสอบได้ผ่านกล่องจดหมายสำหรับสมาชิกทีมที่ได้รับอนุญาต สิทธิ์การเข้าถึง ระยะเวลาเก็บรักษา และนโยบายการลบข้อมูลจะบังคับใช้ที่นี่
แผนการลบข้อมูล: เก็บรักษาและลบข้อมูลบทสนทนาตามวัตถุประสงค์
GDPR กำหนดว่าข้อมูลส่วนบุคคลต้องไม่ถูกเก็บรักษาไว้ยาวนานกว่าที่วัตถุประสงค์ต้องการ (ข้อจำกัดการเก็บข้อมูล) สำหรับบทสนทนาของแชทบอท ในทางปฏิบัติจึงหมายถึงนโยบายการลบข้อมูลแบบหลายระดับ แทนการเก็บรักษาโดยไม่จำกัดเวลา:
- กำหนดวัตถุประสงค์: เก็บรักษาบทสนทนาเพื่ออะไร—ติดตามการสนับสนุน, จัดการลีด, หรือการประกันคุณภาพ? วัตถุประสงค์กำหนดระยะเวลา
- กำหนดระยะเวลาเก็บรักษา: ควรมีระยะเวลาเฉพาะ (เช่น หลังเสร็จสิ้นเรื่อง) ที่ถูกบันทึกไว้ในระบบทางเทคนิค ไม่ใช่เพียงในเชิงองค์กร
- การลบอัตโนมัติ: ระบบอัตโนมัติที่ลบบทสนทนาที่หมดอายุเป็นประจำ ช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะยังคงอยู่โดยไม่มีการควบคุม
- สิทธิของเจ้าของข้อมูล: ต้องสามารถตอบสนองต่อคำขอข้อมูลและคำขอการลบได้—ต้องสามารถค้นหาและลบบทสนทนาแต่ละรายการได้อย่างเจาะจง
- เอกสารประกอบ: แผนการลบข้อมูลต้องอยู่ในบันทึกกิจกรรมการประมวลผล และควรประสานกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล
กรุณาตกลงระยะเวลาที่แน่ชัดและการดำเนินการทางเทคนิคของขั้นตอนการลบข้อมูลในการพูดคุยครั้งแรก และกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลของคุณ
การคุ้มครองข้อมูลของแชทบอทสำคัญเป็นพิเศษสำหรับใคร?
เมื่อลูกค้าเล่าเรื่องปัญหาที่ละเอียดอ่อนผ่านแชท กรอบการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ชัดเจนมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษ (เช่น ข้อมูลสุขภาพ) อยู่ภายใต้ข้อกำหนดของ GDPR ที่เข้มงวดขึ้น
ข้อมูลลูกค้าจากคำขอแชทเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและการคืนสินค้า ต้องได้รับการประมวลผลและจัดเก็บอย่างปลอดภัย
ข้อมูลติดต่อและโปรไฟล์ความสนใจจากการสนทนาด้วยแชทบอท อยู่ภายใต้ GDPR — โดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์การใช้งาน
คำถามพบบ่อยเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลของแชทบอท
ฉันจำเป็นต้องเพิ่มคำยินยอมสำหรับการใช้แชทบอทหรือไม่?
โดยทั่วไปแล้วแนะนำให้ทำเช่นนั้น เนื่องจากแชทบอทประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โปรดสอบถามข้อกำหนดที่ชัดเจนกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ
ข้อมูลการสนทนาถูกจัดเก็บที่ไหน?
สำหรับ Zentor App ข้อมูลจะจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์ตามข้อกำหนดของสหภาพยุโรป กรุณาสอบถามรายละเอียดตำแหน่งโฮสต์ในการพูดคุยครั้งแรก
AVV (สัญญาประมวลผลข้อมูล) คืออะไร?
สัญญาการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดวิธีการที่ผู้ให้บริการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลตามคำสั่ง — ในความสัมพันธ์การประมวลผลข้อมูลตามคำสั่ง สัญญาดังกล่าวเป็นข้อกำหนดตามข้อ 28 ของ GDPR
ฉันต้องลบข้อมูลบทสนทนาของแชทบอทหลังจากเวลาผ่านไปหนึ่งช่วงหรือไม่
ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประมวลผล แนะนำให้มีขั้นตอนการลบข้อมูลเป็นประจำ กรุณาปรึกษาเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
GDPR ใช้กับเครื่องมือแชทสดด้วยหรือไม่
ใช่ เนื่องจากมีการถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลที่นั่นเช่นกัน
ตั้งค่าแชทบอทที่สอดคล้องกับ GDPR
Zentor App มีการโฮสต์ในสหภาพยุโรป การขอความยินยอมที่ตั้งค่าได้ และตัวเลือกสัญญาประมวลผลข้อมูล (AVV) เริ่มต้นด้วยเดโมฟรี 14 วัน หรือเริ่มใช้งานได้ทันทีตั้งแต่ 49 €/เดือน — หรือติดต่อเราเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของคุณ
หน้านี้ไม่ได้ใช้แทนคำปรึกษาทางกฎหมาย กรุณาตรวจสอบข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
ดูเพิ่มเติมในศูนย์ช่วยเหลือ