حریم خصوصی چتبات — آنچه شرکتها باید رعایت کنند

چتباتها دادههای شخصی جمعآوری میکنند: نامها، آدرسهای ایمیل، شماره تلفنها، موضوعات، آدرسهای IP. به محض اینکه چنین دادههایی جمعآوری، پردازش یا منتقل شوند، مقررات عمومی حفاظت از دادهها (DSGVO) اعمال میشود.

این همچنین در مورد ابزارهای چت زنده و ویجت‌های چت خودکار در وب‌سایت‌ها صدق می‌کند. صرف‌نظر از اینکه یک انسان یا یک هوش مصنوعی پاسخ دهد — پردازش داده‌ها تابع همان الزامات است: مبنای قانونی، شفافیت، محدودیت هدف، حداقل‌سازی داده‌ها و اقدامات حفاظتی فنی.

هر کسی که یک چتبات در وبسایت خود راهاندازی میکند، باید اطمینان حاصل کند که ارائهدهنده مطابق با قوانین اتحادیه اروپا میزبانی میکند، قرارداد پردازش دادهها قابل انعقاد باشد و پرسش رضایت از نظر فنی قابل اجرا باشد.

Zentor App برای پردازش اطلاعات مطابق با قوانین اتحادیه اروپا طراحی شده است.

• EU-Hosting: دادههای مکالمات بر روی سرورهای اتحادیه اروپا پردازش میشوند.
• رضایت قابل تنظیم: ویجت چت را میتوان طوری تنظیم کرد که کاربران قبل از شروع چت، رضایت خود را برای پردازش دادهها اعلام کنند.
• AVV ممکن است: در صورت درخواست، میتوان قرارداد پردازش سفارش (Auftragsverarbeitungsvertrag) منعقد کرد.
• داده‌های گفتگو در حساب کاربری خود: همه مکالمات در حساب Zentor App شما باقی می‌مانند و فقط برای اعضای تیم مجاز قابل مشاهده هستند.
• دسترسی‌های مبتنی بر نقش: شما تعیین می‌کنید که کدام کاربران به داده‌های گفتگو دسترسی داشته باشند.

لطفاً جزئیات فنی مربوط به موقعیت میزبانی، مهلت‌های حذف و شرایط AVV را در گفتگوی اولیه پرس‌وجو کنید.

حفاظت از داده‌ها با درک این آغاز می‌شود که هنگام چت، چه داده‌هایی واقعاً به کجا جریان می‌یابند. در ربات گفتگوی وب‌سایت، یک پیام معمولاً چهار ایستگاه را طی می‌کند — هر یک با اهمیت حقوقی خاص خود در زمینه حفاظت از داده‌ها:

1. 1. مرورگر کاربر: ویجت چت در وب‌سایت شما بارگذاری می‌شود. همین‌جا پیکربندی تعیین می‌کند که آیا قبل از اولین تماس، رضایت گرفته شود و کدام داده‌های فنی (مثلاً آدرس IP) منتقل شوند.
2. 2. انتقال به سرور: پیام‌ها به‌صورت رمزنگاری‌شده به سرور پردازش ارسال می‌شوند. مکان میزبانی تعیین می‌کند که پردازش در داخل اتحادیه اروپا باقی بماند یا انتقال به کشور ثالث صورت گیرد.
3. 3. پردازش هوش مصنوعی: پاسخ توسط یک مدل هوش مصنوعی تولید میشود — یا از طریق یک مدل هوش مصنوعی محلی در زیرساخت خودتان یا از طریق یک ارائهدهنده خارجی هوش مصنوعی. در اجرای محلی، محتوای گفتگو از محیط شما خارج نمیشود؛ در پردازش خارجی، پردازش سفارش باید به صورت قراردادی تضمین شود.
4. 4. ذخیرهسازی و صندوق ورودی: مکالمه در حساب ذخیره می‌شود و از طریق صندوق ورودی برای اعضای تیم مجاز قابل مشاهده است. در اینجا حقوق دسترسی، دوره‌های نگهداری و سیاست حذف اعمال می‌شوند.

DSGVO ایجاب میکند که دادههای شخصی بیشتر از آنچه هدف ایجاب میکند ذخیره نشوند (محدودیت ذخیرهسازی). برای گفتگوهای چتبات، این در عمل به معنای یک مفهوم حذف پلکانی به جای نگهداری نامحدود است:

• تعیین هدف: مکالمات برای چه چیزی نگهداری میشوند — پیگیری پشتیبانی، رسیدگی به سرنخها، تضمین کیفیت؟ هدف، مهلت را تعیین میکند.
• مدت زمان نگهداری را تعریف کنید: یک مهلت مشخص (مثلاً پس از بسته شدن موضوع) باید به صورت فنی ثبت شده باشد، نه فقط سازمانی.
• حذف خودکار: روالهایی که بهطور منظم گفتگوهای منقضیشده را حذف میکنند، خطر اینکه دادهها بهطور کنترلنشده «باقی بمانند» را کاهش میدهند.
• حقوق افراد آسیبدیده: باید بتوان به درخواستهای اطلاعات و حذف پاسخ داد — گفتگوهای فردی باید بهطور هدفمند قابل جستجو و حذف باشند.
• مستندات: مفهوم حذف باید در فهرست پردازش گنجانده شود و باید با مسئول حفاظت از داده‌ها هماهنگ شده باشد.

لطفاً مهلت‌های مشخص و اجرای فنی روال‌های حذف را در گفتگوی اولیه و با مسئول حفاظت از داده‌های خود روشن کنید.