حماية بيانات روبوت المحادثة — ما يجب أن تعرفه الشركات

تجمع روبوتات المحادثة بيانات شخصية: الأسماء، عناوين البريد الإلكتروني، أرقام الهاتف، الطلبات، عناوين IP. وبمجرد جمع هذه البيانات أو معالجتها أو مشاركتها، تسري اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

ينطبق هذا أيضاً على أدوات الدردشة المباشرة وأدوات الدردشة الآلية على المواقع الإلكترونية. وبغض النظر عمّا إذا كان الرد يأتي من إنسان أو من ذكاء اصطناعي، فإن معالجة البيانات تخضع لنفس المتطلبات: الأساس القانوني، والشفافية، وتحديد الغرض، وتقليل البيانات، وتدابير الحماية التقنية.

ينبغي لمن يشغّل روبوت محادثة على موقعه الإلكتروني التأكد من أن المزوّد يستضيف البيانات بما يتوافق مع متطلبات الاتحاد الأوروبي، وأنه يمكن إبرام اتفاقية معالجة بيانات، وأن طلب الموافقة قابل للتنفيذ تقنياً.

صُمم Zentor App لمعالجة بيانات متوافقة مع متطلبات الاتحاد الأوروبي. أهم جوانب حماية البيانات في لمحة سريعة:

• الاستضافة داخل الاتحاد الأوروبي: تُعالَج بيانات المحادثات على خوادم داخل الاتحاد الأوروبي.
• موافقة قابلة للتهيئة: يمكن ضبط أداة الدردشة بحيث يمنح المستخدمون موافقتهم على معالجة البيانات قبل بدء المحادثة.
• إمكانية إبرام اتفاقية معالجة بيانات: يمكن إبرام اتفاقية معالجة بيانات عند الطلب.
• بيانات المحادثات في حسابكم الخاص: تبقى جميع المحادثات في حساب Zentor App الخاص بكم، ولا يمكن الاطّلاع عليها إلا من قِبل أعضاء الفريق المخوَّلين.
• حقوق وصول قائمة على الأدوار: أنتم من يحدد المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى بيانات المحادثات.

يُرجى الاستفسار عن التفاصيل التقنية المتعلقة بموقع الاستضافة، ومدد الحذف، وشروط اتفاقية معالجة البيانات خلال جلسة التعارف الأولى.

تبدأ حماية البيانات بفهم البيانات التي تتدفق فعلياً وإلى أين أثناء المحادثة. في روبوت محادثة الموقع الإلكتروني، تمر الرسالة عادة بأربع مراحل — لكل منها أهمية خاصة من الناحية القانونية لحماية البيانات:

1. 1. متصفح المستخدم: يتم تحميل أداة الدردشة على موقعكم الإلكتروني. وحتى في هذه المرحلة، يحدد الإعداد ما إذا كانت الموافقة تُطلب قبل أول تواصل وما هي البيانات التقنية (مثل عنوان IP) التي تُنقل.
2. 2. النقل إلى الخادم: تُنقل الرسائل بشكل مشفَّر إلى خادم المعالجة. يحدد موقع الاستضافة ما إذا كانت المعالجة تبقى داخل الاتحاد الأوروبي أو تؤدي إلى نقل إلى دولة ثالثة.
3. 3. معالجة الذكاء الاصطناعي: يتم إنشاء الرد بواسطة نموذج ذكاء اصطناعي — إما عبر نموذج ذكاء اصطناعي محلي على بنيتكم التحتية الخاصة، أو عبر مزوّد ذكاء اصطناعي خارجي. في حالة التنفيذ المحلي، لا يغادر محتوى المحادثة بيئتكم الخاصة؛ أما في حالة المعالجة الخارجية، فيجب تأمين معالجة البيانات تعاقدياً.
4. 4. التخزين وصندوق الوارد: تُحفظ المحادثة في الحساب ويمكن الاطّلاع عليها عبر صندوق الوارد من قِبل أعضاء الفريق المخوَّلين. وهنا تسري حقوق الوصول، ومدد الاحتفاظ، ومفهوم الحذف.

تشترط اللائحة العامة لحماية البيانات ألا تُحفظ البيانات الشخصية لمدة أطول مما يقتضيه الغرض (تحديد مدة التخزين). وبالنسبة لمحادثات روبوت المحادثة، يعني ذلك عملياً اعتماد مفهوم حذف متدرّج بدلاً من الاحتفاظ غير المحدود:

• تحديد الغرض: لماذا تُحفظ المحادثات — لمتابعة الدعم، أو معالجة العملاء المحتملين، أو ضمان الجودة؟ الغرض هو ما يحدد المدة.
• تحديد مدة الاحتفاظ: ينبغي أن تكون هناك مدة محددة (مثلاً بعد إغلاق الطلب) مُطبَّقة تقنياً، وليس فقط تنظيمياً.
• الحذف الآلي: الإجراءات التي تزيل بانتظام المحادثات المنتهية تقلل من خطر "تراكم" البيانات دون رقابة.
• حقوق أصحاب البيانات: يجب أن يكون هناك إمكانية للاستجابة لطلبات الاطّلاع والحذف — يجب أن تكون كل محادثة قابلة للعثور عليها وحذفها بشكل محدد.
• التوثيق: يجب أن يكون مفهوم الحذف جزءاً من سجل أنشطة المعالجة، وأن يكون منسَّقاً مع مسؤول حماية البيانات.

يُرجى توضيح المدد المحددة والتنفيذ التقني لإجراءات الحذف خلال جلسة التعارف الأولى ومع مسؤول حماية البيانات لديكم.