チャットボットのプライバシーポリシー — 企業が注意すべき事項

チャットボットは氏名、メールアドレス、電話番号、問い合わせ内容、IPアドレスなどの個人データを収集します。このようなデータが収集、処理、または提供されると、一般データ保護規則（GDPR）が適用されます。

これは、ライブチャットツールやウェブサイト上の自動チャットウィジェットにも当てはまります。人間が応答するかAIが応答するかにかかわらず、データ処理には同じ要件が適用されます。法的根拠、透明性、目的の限定、データ最小化、および技術的な保護措置です。

Webサイトにチャットボットを導入する場合は、プロバイダーがEU基準に準拠したホスティングを提供していること、委託処理契約を締結できること、同意取得の問い合わせが技術的に実現可能であることを確認する必要があります。

Zentor AppはEU準拠データ処理を目的としています.

• EUホスティング：通話データは、欧州連合内のサーバーで処理されます。
• 同意の設定が可能：チャットウィジェットは、チャット開始前にユーザーがデータ処理への同意を行うように設定できます。
• AVV可能：ご要望に応じて、データ処理契約を締結することができます。
• 自身のアカウントでの会話データ: すべての会話は,あなたのZentor Appアカウントに保存され, 権限のあるチームメンバーのみが閲覧できます.
• ロールベースのアクセス権限：どのユーザーが会話データにアクセスできるかを決定します。

ホスティング場所、削除期限、AVV条件に関する技術的な詳細については、初回面談にてお問い合わせください。

プライバシー保護は、チャットで実際にどのようなデータがどこに流れるかを理解することから始まります。ウェブサイト上のチャットボットでは、メッセージは通常4つの段階を経ます。それぞれの段階には独自の法的意味があります。

1. 1. ユーザーのブラウザ: チャットウィジェットはお客様のウェブサイトに読み込まれます。ここで設定により、最初のコンタクトの前に同意を得るかどうか、およびどの技術データ（例：IPアドレス）が送信されるかが決定されます。
2. 2. サーバーへの転送: メッセージは暗号化されて処理サーバーに送信されます。ホスティングの所在地が、処理がEU内で維持されるか、第三国へのデータ転送が発生するかを決定します。
3. 3. AI処理: 回答はAIモデルによって生成されます。これは、自前のインフラストラクチャ内にあるローカルのAIモデル、または外部のAIプロバイダーのいずれかを通じて行われます。ローカルで実行する場合、会話の内容は自前の環境から外部に出ることはありません。一方、外部で処理を行う場合は、契約に基づいてデータ処理を法的に確保する必要があります。
4. 4. ストレージとインボックス: この会話はアカウントに記録され、承認されたチームメンバーはインボックスから参照できます。ここではアクセス権限、保管期間、および削除コンセプトが適用されます。

GDPRは、個人データを目的に必要な期間を超えて保存しないことを求めています（保存期間の制限）。チャットボットの会話においては、これは実務において無制限の保存ではなく、段階的な削除コンセプトを意味します：

• 目的を明確にする: 会話の記録はどのような目的で保存するのか — サポートの追跡、リードの処理、品質保証など。目的によって保存期間が決定されます。
• 保管期間を定義する：具体的な期間（例：案件完了後）は、組織的だけでなく技術的に設定されているべきです。
• 自動削除：期限切れの会話を定期的に削除するルーチンは、データが制御不能な状態で「残ってしまう」リスクを軽減します。
• 対象者の権利: 照会および削除の要求に対応可能でなければならない。個々の会話は特定して検索可能かつ削除可能でなければならない。
• ドキュメント：削除コンセプトは処理目録に含めるべきであり、データ保護責任者と調整済みであるべきです。

具体的な期限と削除ルーチンの技術的な実装については、初回面談およびデータ保護責任者にご確認ください。