Tekoäly-chatbot hotelleille — käsittele huonekyselyt ja varaukset automaattisesti
Vierailijoiden kyselyt saatavuudesta, hinnoista ja huoneiden luokista tulevat hotellillesi ympäri vuorokauden myös vastaanottotason ulkopuolella ja muista aikavyöhykkeistä. Zentor App vastaa niihin kyselyihin Webchat, WhatsApp, sähköpostitse, Telegram, tekstiviesteissä ja puhelimessa (Zentor SIP-Voicebot), kerää matkapäivit, tarkistaa saatavuuden ja siirtää varaus- tai peruutusprosessin vaiheisiin vahvistukseen, muutokseen ja peruuttamiseen asti.
Tyypilliset haasteet vierasviestinnässä
Huoneiden saatavuutta, hintoja ja varustelua koskevat tiedustelut tulevat epäsäännöllisesti pitkin päivää — monet niistä iltaisin, viikonloppuisin tai kansainvälisiltä vierailta muilla aikavyöhykkeillä, kun vastaanotto on muuten kiireinen. Jokainen vastaamaton tiedustelu on mahdollisesti menetetty varaus, erityisesti kun kiinnostuneet tiedustelevat samanaikaisesti muista taloista.
Lisäksi toistuvat, yleiset kysymykset – esimerkiksi liittyen sisäänkirjautumisaikoihin, pysäköintiin, aamiaiseen, lemmikkieläimiin tai reittiin – sitovat vastaanoton resursseja, vaikka ne voitaisiin vastata jäsennellysti tietokannasta. Zentor-sovellus hoitaa tämän alkuperäisen yhteydenpidon ja vapauttaa tiiminne resursseja yleisten kysymysten käsittelystä, kun taas monimutkaisemmat tapaukset, kuten ryhmävaraukset tai erityispyynnöt, ohjataan edelleen.
Koko varausprosessi — esimerkki
Vieras kirjoittaa illalla WhatsAppissa: ”Onko teillä 12.–15. syyskuuta vapaana kahden hengen huone, mieluiten parvekkeella?” Zentor App jatkaa prosessia tästä eteenpäin itsenäisesti:
- 1. Vastaanota pyyntö: Webchatin, WhatsAppin, sähköpostin, Telegramin tai tekstiviestin kautta — kanava, jota vieras suosii.
- 2. Matkatietojen tallennus: Saapumis- ja lähtöpäivämäärä, huonekategoria, henkilömäärä ja erityistoiveet, kuten parveke tai lemmikki, kysytään jäsennellysti.
- 3. Tarkista saatavuus: Kun Property-Management- tai Channel-Management-järjestelmä on liitetty, täsmäytä reaaliaikaisesti, muuten kirjaa natiivin kyselyjenhallinnan kautta.
- 4. Liitä huone tai tarjous: Ehdota sopivaa kategoriaa ja hintaa tallennetun tietokannan ja saatavuuden perusteella.
- 5. Käynnistä varaus- tai takaisinsoittoprosessi: Varaa suoraan, jos järjestelmäyhteys sen sallii, tai käynnistä asianmukainen takaisinsoitto vastaanotollenne.
- 6. Lähetä vahvistus ja lisätietoja: Toimita automaattisesti varausvahvistus, saapumisohjeet, check-in-ajat ja tiedot lisäpalveluista, kuten aamiainen tai pysäköinti.
- 7. Muokkaa muutosta tai peruutusta: Jos vieras ilmoittaa myöhemmin muuttuneista matkatiedoista tai peruutuksesta, asia päivitetään tai peruutetaan saman kanavan kautta.
Kanavat ja pyyntötyypit, jotka Zentor App kattaa.
Vieraat valitsevat kanavan — Zentor vastaa johdonmukaisesti saman tietämyskannan ja saman varausprosessin pohjalta. Myös puhelin on käytettävissä tasavertaisena kanavana Zentor SIP-Voicebotin kautta.
Vastaa kysymyksiin huonetyypeistä, varustelusta, näkymästä tai esteettömyydestä suoraan tietokannasta.
Selitä aamiainen, pysäköinti, kylpylä ja muut palvelut ja lisää ne tarvittaessa varaukseen.
Kirjaa strukturoidusti kyselyt, joissa on suurempi yhteensovittamisen tarve, ja välitä ne tiimillesi yksilöllistä tarjousta varten.
Jos suora varaus ei ole mahdollista tai toivottua, käynnistetään pätevä takaisinsoitto kaikkine tallennettuine tietoineen.
Ymmärrä ja vastaa kansainvälisten asiakkaiden kysymyksiin heidän omalla kielellään – vähennä kielimuurien aiheuttamia kysymysten menetystä.
Vastauksia kysymyksiin liittyen saapumiseen, langattomaan verkkoon (WLAN), aukioloaikoihin tai retkivinkkeihin voidaan antaa myös vierailun aikana.
Muokkaa tai peruuta olemassa olevia varauksia – sisältää automaattisen vahvistuksen muutoksesta.
Konkreettisia etuja hotellillesi.
- Tavoitettavissa ympäri vuorokauden — myös vastaanottoaikojen ulkopuolella, öisin ja viikonloppuisin.
- Vähemmän kadonneita pyyntöjä, erityisesti kansainvälisten asiakkaiden kohdalla, jotka ovat eri aikavyöhykkeillä ja puhuvat eri kieliä.
- Nopeammat vasteajat saatavuuskyselyihin, sen sijaan että joutuisi odottamaan seuraavaa vapaata vuoroa vastaanotossa.
- Vastaanoton työntekijöiden kuormituksen vähentäminen toistuvien, standardien mukaisten kyselyiden osalta, jotka liittyvät esimerkiksi palveluihin, saavutettavuuteen ja lisäpalveluihin.
- Muutosten ja peruutusten käsittely on jäljitettävissä saman kanavan kautta kuin alkuperäinen pyyntö.
Integraatio kiinteistönhallintajärjestelmääsi.
Zentor App ei korvaa olemassa olevaa omaisuuden hallinta- tai kanavahallintajärjestelmää. n8n:n työtulovaihdutus ja API-yhteydet (yksittäinen paketti) mahdollistavat Zentor:n yhteyden olemassa olevaan järjestelmään, jotta voidaan tarkistaa saatavuutta, aloittaa varaukset ja synkronoida muutokset.
Jos järjestelmään ei ole mahdollista tai haluttu tehdä integraatiota, Zentorin oma pyyntöjen hallintajärjestelmä mahdollistaa jäsennellyn tietojen keräämisen, vahvistuksen ja välittämisen tiimillesi – itsenäisenä ratkaisuna, joka ei ole riippuvainen kolmannen osapuolen ohjelmistoista.
Usein kysytyt kysymykset hotellien tekoälychatbotista
Mitä tekoäly-chatbot tekee hotelleille konkreettisesti?
AI-avustaja vastaa vieraiden pyyntöihin Webchat, WhatsApp, sähköposti, Telegram ja tekstiviestit, kerää matkapäivätietoja, kuten saapumisia ja lähtöjä, huoneluokkaa ja henkilömäärää, tarkistaa saatavuuden ja käynnistää varaus- tai takaisinpuheluprosessin. Sen jälkeen se lähettää vahvistuksia saapumis- ja sisäänkirjautumisaikoista ja käsittelee myöhempiä muutoksia tai peruutuksia riippuen siitä, mihin prosessivaiheisiin talo on konfiguroitu ja vapautettu. Puhelin on saatavilla samankanaisena kanavana Zentor SIP-Voicebot:n kautta.
Voiko chatbot varata huoneita itsenäisesti vai vain välittää tiedusteluja?
Se riippuu konfiguraatiosta ja liitetyistä järjestelmistä. Jos kiinteistönhallinta- tai kanavahallintajärjestelmä on liitetty n8n/API:n kautta, Zentor voi tarkistaa saatavuudet reaaliajassa ja käynnistää varaukset suoraan. Ilman järjestelmäliitäntää Zentor hallinnoi pyyntöjä natiivisti ja välittää ne jäsennellysti tiimillesi. Molemmissa tapauksissa vahvistukset lähetetään automaattisesti.
Korvaako Zentor olemassa olevan varausjärjestelmämme tai Channel-Managerin?
Ei. Zentor ei korvaa olemassa olevaa kiinteistöhallinta- tai kanavahallintajärjestelmää. n8n-työnkulkujen ja API-yhteyksien (Individual-paketti) avulla Zentor voidaan yhdistää olemassa olevaan järjestelmääsi, jotta voit hakea saatavuustietoja ja käynnistää varausprosesseja. Ilman tätä yhteyttä Zentorin oma pyyntöjen hallinta hoitaa tietojen keräämisen ja välittämisen.
Voiko avustaja kommunikoida myös kansainvälisten vieraiden kanssa useilla kielillä?
Kyllä. Tekoälyavustaja ymmärtää ja vastaa kyselyihin monikielisesti, mikä mahdollistaa erityisesti kansainvälisten vieraiden kohdalla vähemmän menetettyjä tiedusteluja ja nopeammat vasteajat vastaanoton aukioloaikojen ulkopuolella.
Voiko chatbot myös vastaanottaa puhelinsoittoja hotellimme puolesta?
Kyllä. Puhelinpalvelut kuuluvat kuuteen tasapuoliseen kanavaan ja toimivat Zentor SIP-Voicebot:n kautta samalla määritellyn varausprosessin kanssa kuin Webchat, WhatsApp, sähköposti, Telegram ja tekstiviestit. Puhelinnumero ja sopivia SIP/PSTN-yhteyksiä tarjoaa Zentor yksilöllisen järjestelyn yhteydessä.
Paljonko maksaa tekoäly-chatbot hotelleille Zentor Appissa?
Zentor-sovellus alkaa 14 päivän ilmaisella demolla. Starter-paketti maksaa 49 €/kuukausi (AI-chatbot, webchat, 1 verkkotunnus) + 49 € käyttöönotto. Hotelleille, joissa on PMS-integraatio ja omnikanavaviestintä, sopii Individuell-paketti — enintään 899 €/kuukausi, käyttöönotto enintään 399 €, tarjous ennen maksua. Puhelu on saatavilla tasavertaisena kanavana Zentor SIP-voicebotin kautta.
Testaa tekoälyavustajia hotellillesi ilmaiseksi 14 päivän ajan
Testaa Zentor App sitoutumattomasti demossa tai puhu suoraan meille — näytämme, miten huonekyselyt, varausprosessit ja vierasviestintä voidaan automatisoida rakenteellisesti.