Chatbot IA pour hôtels — traitez les demandes de chambres et les réservations de façon automatisée

Les demandes concernant la disponibilité des chambres, les prix et les équipements arrivent de façon irrégulière tout au long de la journée — beaucoup le soir, le week-end ou de la part de clients internationaux situés dans d'autres fuseaux horaires, lorsque la réception est par ailleurs occupée. Chaque demande restée sans réponse représente une réservation potentiellement perdue, surtout lorsque les prospects contactent en parallèle d'autres établissements.

S'y ajoutent des questions standard récurrentes — sur les horaires d'arrivée, le parking, le petit-déjeuner, les animaux de compagnie ou l'itinéraire — qui mobilisent la capacité de la réception, alors qu'elles peuvent être traitées de façon structurée à partir d'une base de connaissances. Zentor App prend en charge cette première communication et soulage votre équipe pour les demandes standard, tandis que les cas plus complexes, comme les réservations de groupe ou les demandes particulières, sont transmis de façon ciblée.

Un client écrit le soir via WhatsApp : « Avez-vous une chambre double disponible du 12 au 15 septembre pour deux personnes, si possible avec balcon ? » À partir de là, Zentor App poursuit le processus de façon autonome :

1. 1. Recevoir la demande: Via le chat web, WhatsApp, l'e-mail, Telegram ou le SMS — le canal que le client préfère.
2. 2. Enregistrer les dates de séjour: Recueillir de façon structurée la date d'arrivée et de départ, la catégorie de chambre, le nombre de personnes et les demandes particulières telles qu'un balcon ou un animal de compagnie.
3. 3. Vérifier la disponibilité: Comparaison en temps réel si un système de gestion hôtelière ou de gestion des canaux est connecté, sinon enregistrement via la gestion native des demandes.
4. 4. Associer une chambre ou une offre: Proposer la catégorie et le tarif appropriés en fonction de la base de connaissances enregistrée et de la disponibilité.
5. 5. Démarrer le processus de réservation ou de rappel: Réserver directement si la connexion au système le permet, ou déclencher un rappel qualifié pour votre réception.
6. 6. Envoyer la confirmation et les informations complémentaires: Transmettre automatiquement la confirmation de réservation, l'itinéraire, les horaires d'arrivée et les informations sur les services complémentaires tels que le petit-déjeuner ou le parking.
7. 7. Traiter une modification ou une annulation: Si le client se manifeste ultérieurement avec des dates de séjour modifiées ou une annulation, la demande est mise à jour ou annulée via le même canal.

• Joignable 24 heures sur 24 — y compris en dehors des heures de la réception, la nuit et le week-end
• Moins de demandes perdues, en particulier pour les clients internationaux situés dans d'autres fuseaux horaires et parlant d'autres langues
• Des temps de réponse plus rapides aux demandes de disponibilité, au lieu d'attendre le prochain créneau de réception disponible
• Réception soulagée des demandes standard récurrentes sur les équipements, l'itinéraire et les services complémentaires
• Traitement traçable des modifications et annulations via le même canal que la demande initiale

Zentor App ne remplace aucun système de gestion hôtelière (PMS) ou de gestion des canaux existant. Grâce aux automatisations de workflows n8n et aux connexions API (forfait Individuel), Zentor peut être connecté à votre système existant afin de vérifier les disponibilités en temps réel, déclencher des réservations et synchroniser les modifications.

En l'absence de connexion à un système, ou si celle-ci n'est pas souhaitée, la gestion native des demandes de Zentor prend en charge l'enregistrement structuré, la confirmation et la transmission à votre équipe — en tant que solution autonome, sans dépendance à un logiciel tiers.