Chatbot AI cho khách sạn — Tự động xử lý yêu cầu phòng và đặt phòng

Yêu cầu về phòng trống, giá cả và tiện nghi đến rải rác trong ngày — nhiều yêu cầu vào buổi tối, cuối tuần hoặc từ khách quốc tế ở múi giờ khác, khi lễ tân đang bận việc khác. Mỗi yêu cầu không được trả lời là một lượt đặt phòng có thể bị mất, nhất là khi người quan tâm cùng lúc hỏi cả các khách sạn khác.

Thêm vào đó là các câu hỏi tiêu chuẩn lặp lại — về giờ check-in, chỗ đỗ xe, bữa sáng, thú cưng hoặc đường đi — chiếm dụng thời gian của lễ tân dù hoàn toàn có thể được trả lời có cấu trúc từ cơ sở tri thức. Zentor App đảm nhận phần giao tiếp ban đầu này và giảm tải cho đội ngũ của bạn với các yêu cầu tiêu chuẩn, trong khi các trường hợp phức tạp hơn như đặt phòng nhóm hoặc yêu cầu đặc biệt được chuyển giao có chủ đích.

Một vị khách nhắn tin qua WhatsApp vào buổi tối: “Từ ngày 12 đến ngày 15 tháng Chín, khách sạn còn phòng đôi cho hai người không, nếu được thì có ban công?” Từ đây, Zentor App tự tiếp tục xử lý quy trình:

1. 1. Tiếp nhận yêu cầu: Qua Webchat, WhatsApp, email, Telegram hoặc SMS — kênh mà khách hàng ưa thích.
2. 2. Nhập liệu thông tin chuyến đi: Hỏi có cấu trúc ngày đến và ngày đi, hạng phòng, số người và các yêu cầu đặc biệt như ban công hoặc thú cưng.
3. 3. Kiểm tra tính khả dụng: Nếu đã kết nối hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hoặc hệ thống quản lý kênh thì đối chiếu theo thời gian thực, nếu không thì ghi nhận qua chức năng quản lý yêu cầu tích hợp sẵn.
4. 4. Gán phòng hoặc đề xuất: Đề xuất hạng phòng và mức giá phù hợp dựa trên cơ sở tri thức đã lưu và tình trạng phòng trống.
5. 5. Bắt đầu quy trình đặt phòng hoặc gọi lại: Đặt phòng trực tiếp nếu kết nối hệ thống cho phép, hoặc khởi tạo yêu cầu gọi lại kèm đầy đủ thông tin cho lễ tân của bạn.
6. 6. Gửi xác nhận và thêm thông tin: Tự động gửi xác nhận đặt phòng, hướng dẫn di chuyển, thời gian check-in và các lưu ý về dịch vụ bổ sung như bữa sáng hoặc chỗ đỗ xe.
7. 7. Xử lý thay đổi hoặc hủy đặt phòng: Nếu sau đó khách liên hệ lại với thông tin chuyến đi đã thay đổi hoặc để hủy, đặt phòng sẽ được cập nhật hoặc hủy qua cùng kênh đó.

• Liên hệ được suốt ngày đêm — kể cả ngoài giờ lễ tân, ban đêm và cuối tuần
• Giảm thiểu các yêu cầu bị bỏ sót, đặc biệt với khách quốc tế ở các múi giờ và ngôn ngữ khác
• Thời gian phản hồi nhanh hơn đối với các yêu cầu về khả năng đặt phòng, thay vì phải chờ đến ca lễ tân tiếp theo.
• Giảm tải cho lễ tân với các yêu cầu tiêu chuẩn lặp lại về trang thiết bị, đường đi và dịch vụ bổ sung
• Xử lý các thay đổi và hủy đặt một cách minh bạch qua cùng kênh như yêu cầu ban đầu

Zentor App không thay thế hệ thống quản lý khách sạn (PMS) hay hệ thống quản lý kênh hiện có. Thông qua tự động hóa workflow n8n và kết nối API (gói Cá nhân hóa), Zentor có thể được kết nối với hệ thống hiện có của bạn để kiểm tra phòng trống theo thời gian thực, khởi tạo đặt phòng và đồng bộ các thay đổi.

Nếu không có hoặc không muốn kết nối hệ thống, chức năng quản lý yêu cầu tích hợp sẵn của Zentor sẽ ghi nhận có cấu trúc, xác nhận và chuyển tiếp đến đội ngũ của bạn — như một giải pháp độc lập, không phụ thuộc phần mềm bên thứ ba.