Chatbot IA per hotel — gestire automaticamente richieste camere e prenotazioni
Le richieste degli ospiti su disponibilità, prezzi e categorie camere arrivano in hotel 24 ore su 24 — anche fuori dagli orari reception e da altri fusi orari. Zentor App riceve queste richieste via webchat, WhatsApp, e-mail, Telegram, SMS e telefonia (tramite Zentor SIP-Voicebot), acquisisce i dati di viaggio, verifica la disponibilità e avvia il processo di prenotazione o richiamata — fino a conferma, modifica e cancellazione. Sei tu a definire quali passaggi avvengono autonomamente e quando deve subentrare la reception.
Sfide tipiche nella comunicazione con gli ospiti
Le richieste su disponibilità camere, prezzi e dotazioni arrivano in modo irregolare durante il giorno — molte la sera, nei weekend o da ospiti internazionali in altri fusi orari, quando la reception è impegnata altrove. Ogni richiesta senza risposta è una prenotazione potenzialmente persa, soprattutto quando gli interessati stanno chiedendo contemporaneamente ad altre strutture.
A questo si aggiungono domande standard ricorrenti — orari di check-in, parcheggio, colazione, animali o indicazioni — che occupano capacità della reception pur potendo essere risposte in modo strutturato da una base di conoscenza. Zentor App gestisce questa prima comunicazione e alleggerisce il team nelle richieste standard, mentre casi più complessi come prenotazioni di gruppo o richieste speciali vengono trasferiti in modo mirato.
Il processo completo di prenotazione — un esempio
Un ospite scrive la sera via WhatsApp: «Avete una camera doppia libera dal 12 al 15 settembre per due persone, possibilmente con balcone?» Da qui Zentor App gestisce autonomamente il processo:
- 1. Ricevere la richiesta: Via webchat, WhatsApp, e-mail, Telegram o SMS — il canale preferito dall'ospite.
- 2. Acquisire dati di viaggio: Richiedere in modo strutturato data di arrivo e partenza, categoria camera, numero di persone e richieste speciali come balcone o animale domestico.
- 3. Verifica disponibilità: Confrontare live con il Property Management System o Channel Management System collegato, altrimenti acquisire tramite la gestione richieste nativa.
- 4. Associare camera o offerta: Proporre categoria e tariffa adatte sulla base della base di conoscenza e della disponibilità.
- 5. Avviare prenotazione o richiamata: Prenotare direttamente, se il collegamento di sistema lo consente, oppure avviare una richiamata qualificata per la reception.
- 6. Inviare conferma e ulteriori informazioni: Inviare automaticamente conferma prenotazione, indicazioni, orari check-in e informazioni su servizi aggiuntivi come colazione o parcheggio.
- 7. Gestire modifica o cancellazione: Se l'ospite comunica successivamente nuove date o una cancellazione, il processo viene aggiornato o annullato tramite lo stesso canale.
Canali e tipi di richiesta coperti da Zentor App
Gli ospiti scelgono il canale — Zentor risponde in modo coerente sulla base della stessa base di conoscenza e dello stesso processo di prenotazione. Anche la telefonia è utilizzabile come canale equivalente tramite Zentor SIP-Voicebot.
Rispondere direttamente dalla base di conoscenza a domande su tipologie camere, dotazioni, vista o accessibilità.
Spiegare colazione, parcheggio, spa e altri servizi e, se necessario, aggiungerli alla prenotazione.
Acquisire in modo strutturato richieste con maggiore necessità di coordinamento e trasferirle al team per un'offerta individuale.
Se una prenotazione diretta non è possibile o desiderata, viene avviata una richiamata qualificata con tutti i dati acquisiti.
Comprendere e rispondere alle richieste degli ospiti internazionali nella loro lingua — meno richieste perse a causa delle barriere linguistiche.
Rispondere anche durante il soggiorno a domande su indicazioni, WLAN, orari o suggerimenti escursioni.
Modificare o cancellare prenotazioni esistenti — inclusa conferma automatica della modifica.
Vantaggi concreti per il tuo hotel
- Raggiungibile 24 ore su 24 — anche fuori dagli orari reception, di notte e nei weekend
- Meno richieste perse, soprattutto da ospiti internazionali in altri fusi orari e lingue
- Tempi di risposta più rapidi alle richieste di disponibilità, invece di attendere il prossimo turno reception libero
- Alleggerimento della reception nelle domande standard ricorrenti su dotazioni, indicazioni e servizi aggiuntivi
- Gestione tracciabile di modifiche e cancellazioni tramite lo stesso canale della richiesta originaria
Integrazione con il tuo Property Management System
Zentor App non sostituisce un Property Management System o Channel Management System esistente. Tramite automazioni workflow n8n e collegamenti API (pacchetto Individuale), Zentor può collegarsi al sistema esistente per verificare live disponibilità, avviare prenotazioni e sincronizzare modifiche.
Se non esiste o non è desiderato un collegamento di sistema, la gestione richieste nativa Zentor acquisisce, conferma e inoltra in modo strutturato al team — come soluzione autonoma senza dipendenza da software di terze parti.
Domande frequenti sul chatbot IA per hotel
Cosa fa concretamente un chatbot IA per hotel?
L'assistente IA riceve richieste ospiti via webchat, WhatsApp, e-mail, Telegram e SMS, acquisisce dati di viaggio come arrivo e partenza, categoria camera e numero persone, verifica disponibilità e avvia il processo di prenotazione o richiamata. Poi invia conferme con indicazioni e orari check-in e gestisce successive modifiche o cancellazioni — in base ai passaggi configurati e approvati per la struttura. La telefonia è disponibile come canale equivalente tramite Zentor SIP-Voicebot.
Il chatbot può prenotare autonomamente camere o solo inoltrare richieste?
Dipende dalla configurazione e dai sistemi collegati. Se un Property Management System o Channel Management System è collegato tramite n8n/API, Zentor può verificare live disponibilità e avviare direttamente prenotazioni. Senza collegamento di sistema, Zentor gestisce nativamente le richieste e le inoltra in modo strutturato al team. In entrambi i casi le conferme vengono inviate automaticamente.
Zentor sostituisce il nostro sistema di prenotazione o Channel Manager esistente?
No. Zentor non sostituisce un Property Management System o Channel Management System esistente. Tramite workflow n8n e collegamenti API (pacchetto Individuale), Zentor può collegarsi al sistema esistente per recuperare disponibilità e avviare processi di prenotazione. Senza questo collegamento la gestione richieste nativa Zentor acquisisce e inoltra.
L'assistente può comunicare con ospiti internazionali in più lingue?
Sì. L'assistente IA comprende e risponde a richieste multilingue, cosa che soprattutto con ospiti internazionali riduce le richieste perse e accelera le risposte fuori dagli orari reception.
Il chatbot può ricevere anche chiamate per il nostro hotel?
Sì. La telefonia è uno dei sei canali equivalenti e utilizza Zentor SIP-Voicebot con lo stesso processo di prenotazione definito per webchat, WhatsApp, e-mail, Telegram e SMS. Numero telefonico e collegamento SIP/PSTN vengono predisposti da Zentor nell'ambito della configurazione individuale.
Quanto costa un chatbot IA per hotel con Zentor App?
Zentor App parte con una Demo gratuita di 14 giorni. Il piano Starter costa 49 €/mese (chatbot IA, webchat, 1 dominio) più 49 € di configurazione. Per hotel con collegamento PMS e comunicazione Omnichannel è adatto il pacchetto Individuale — massimo 899 €/mese, configurazione fino a 399 €, offerta prima del pagamento. La telefonia è disponibile come canale equivalente tramite Zentor SIP-Voicebot.
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