KI-Chatbot für Hotels — Zimmeranfragen und Buchungen automatisiert bearbeiten
Gästeanfragen zu Verfügbarkeit, Preisen und Zimmerkategorien erreichen Ihr Hotel rund um die Uhr — auch außerhalb der Rezeptionszeiten und aus anderen Zeitzonen. Zentor App nimmt diese Anfragen über Webchat, WhatsApp, E-Mail, Telegram, SMS und Telefonie (über den Zentor SIP-Voicebot) entgegen, erfasst Reisedaten, prüft Verfügbarkeit und stößt den Buchungs- oder Rückrufprozess an — bis hin zu Bestätigung, Änderung und Stornierung. Sie legen fest, welche Schritte selbstständig ablaufen und wann Ihre Rezeption übernimmt.
Typische Herausforderungen in der Gästekommunikation
Anfragen nach Zimmerverfügbarkeit, Preisen und Ausstattung kommen unregelmäßig über den Tag verteilt — viele davon abends, am Wochenende oder von internationalen Gästen in anderen Zeitzonen, wenn die Rezeption anderweitig eingebunden ist. Jede unbeantwortete Anfrage ist eine potenziell verlorene Buchung, insbesondere wenn Interessenten parallel bei anderen Häusern anfragen.
Hinzu kommen wiederkehrende Standardfragen — zu Check-in-Zeiten, Parkplatz, Frühstück, Haustieren oder Anfahrt — die Rezeptionskapazität binden, obwohl sie sich strukturiert aus einer Wissensdatenbank beantworten lassen. Zentor App übernimmt diese Erstkommunikation und entlastet Ihr Team bei Standardanfragen, während komplexere Fälle wie Gruppenbuchungen oder Sonderwünsche gezielt übergeben werden.
Der vollständige Buchungsprozess — ein Beispiel
Ein Gast schreibt abends über WhatsApp: „Haben Sie vom 12. bis 15. September ein Doppelzimmer für zwei Personen frei, möglichst mit Balkon?“ Zentor App führt den Vorgang von hier aus eigenständig weiter:
- 1. Anfrage entgegennehmen: Über Webchat, WhatsApp, E-Mail, Telegram oder SMS — der Kanal, den der Gast bevorzugt.
- 2. Reisedaten erfassen: An- und Abreisedatum, Zimmerkategorie, Personenzahl und Sonderwünsche wie Balkon oder Haustier strukturiert abfragen.
- 3. Verfügbarkeit prüfen: Bei angebundenem Property-Management- oder Channel-Management-System live abgleichen, sonst über die native Anfragenverwaltung erfassen.
- 4. Zimmer oder Angebot zuordnen: Passende Kategorie und Rate anhand der hinterlegten Wissensdatenbank und Verfügbarkeit vorschlagen.
- 5. Buchungs- oder Rückrufprozess starten: Direkt buchen, wenn die Systemanbindung dies zulässt, oder einen qualifizierten Rückruf für Ihre Rezeption anstoßen.
- 6. Bestätigung und weitere Informationen versenden: Buchungsbestätigung, Anfahrt, Check-in-Zeiten und Hinweise zu Zusatzleistungen wie Frühstück oder Parkplatz automatisch zustellen.
- 7. Änderung oder Stornierung bearbeiten: Meldet sich der Gast später mit geänderten Reisedaten oder einer Absage, wird der Vorgang über denselben Kanal aktualisiert oder storniert.
Kanäle und Anfragearten, die Zentor App abdeckt
Gäste wählen den Kanal — Zentor beantwortet konsistent auf Basis derselben Wissensdatenbank und desselben Buchungsprozesses. Auch Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot nutzbar.
Fragen zu Zimmertypen, Ausstattung, Aussicht oder Barrierefreiheit direkt aus der Wissensdatenbank beantworten.
Frühstück, Parkplatz, Spa und weitere Leistungen erläutern und bei Bedarf zur Buchung hinzufügen.
Anfragen mit größerem Abstimmungsbedarf strukturiert erfassen und für ein individuelles Angebot an Ihr Team übergeben.
Wenn eine direkte Buchung nicht möglich oder gewünscht ist, wird ein qualifizierter Rückruf mit allen erfassten Angaben angestoßen.
Anfragen internationaler Gäste in ihrer Sprache verstehen und beantworten — weniger verlorene Anfragen durch Sprachbarrieren.
Fragen zu Anfahrt, WLAN, Öffnungszeiten oder Ausflugstipps auch während des laufenden Aufenthalts beantworten.
Bestehende Buchungen anpassen oder stornieren — inklusive automatischer Bestätigung der Änderung.
Konkrete Vorteile für Ihr Hotel
- Rund um die Uhr erreichbar — auch außerhalb der Rezeptionszeiten, nachts und am Wochenende
- Weniger verlorene Anfragen, insbesondere bei internationalen Gästen in anderen Zeitzonen und Sprachen
- Schnellere Reaktionszeiten auf Verfügbarkeitsanfragen, statt Wartezeit bis zur nächsten freien Rezeptionsschicht
- Entlastung der Rezeption bei wiederkehrenden Standardanfragen zu Ausstattung, Anfahrt und Zusatzleistungen
- Nachvollziehbare Bearbeitung von Änderungen und Stornierungen über denselben Kanal wie die ursprüngliche Anfrage
Integration mit Ihrem Property-Management-System
Zentor App ersetzt kein bestehendes Property-Management- oder Channel-Management-System. Über n8n-Workflow-Automatisierungen und API-Anbindungen (Individuell-Paket) kann Zentor an Ihr vorhandenes System angebunden werden, um Verfügbarkeiten live zu prüfen, Buchungen anzustoßen und Änderungen zu synchronisieren.
Ist keine Systemanbindung vorhanden oder gewünscht, übernimmt die native Anfragenverwaltung von Zentor die strukturierte Erfassung, Bestätigung und Weiterleitung an Ihr Team — als eigenständige Lösung ohne Abhängigkeit von einer Drittsoftware.
Häufige Fragen zum KI-Chatbot für Hotels
Was macht ein KI-Chatbot für Hotels konkret?+
Der KI-Assistent nimmt Gästeanfragen über Webchat, WhatsApp, E-Mail, Telegram und SMS entgegen, erfasst Reisedaten wie An- und Abreise, Zimmerkategorie und Personenzahl, prüft die Verfügbarkeit und stößt den Buchungs- oder Rückrufprozess an. Anschließend versendet er Bestätigungen mit Anfahrt und Check-in-Zeiten und bearbeitet spätere Änderungen oder Stornierungen — abhängig davon, welche Prozessschritte für Ihr Haus konfiguriert und freigegeben sind. Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot verfügbar.
Kann der Chatbot eigenständig Zimmer buchen oder nur Anfragen weiterleiten?+
Das hängt von der Konfiguration und angebundenen Systemen ab. Ist ein Property-Management- oder Channel-Management-System über n8n/API angebunden, kann Zentor Verfügbarkeiten live prüfen und Buchungen direkt anstoßen. Ohne Systemanbindung verwaltet Zentor Anfragen nativ und leitet sie strukturiert an Ihr Team weiter. In beiden Fällen werden Bestätigungen automatisch versendet.
Ersetzt Zentor unser bestehendes Buchungssystem oder den Channel-Manager?+
Nein. Zentor ersetzt kein bestehendes Property-Management- oder Channel-Management-System. Über n8n-Workflows und API-Anbindungen (Individuell-Paket) kann Zentor an Ihr vorhandenes System angebunden werden, um Verfügbarkeiten abzurufen und Buchungsvorgänge auszulösen. Ohne diese Anbindung übernimmt die native Anfragenverwaltung von Zentor die Erfassung und Weiterleitung.
Kann der Assistent auch mit internationalen Gästen in mehreren Sprachen kommunizieren?+
Ja. Der KI-Assistent versteht und beantwortet Anfragen mehrsprachig, was gerade bei internationalen Gästen weniger verlorene Anfragen und schnellere Reaktionszeiten außerhalb der Rezeptionszeiten ermöglicht.
Kann der Chatbot auch Telefonanrufe für unser Hotel entgegennehmen?+
Ja. Telefonie zählt zu den sechs gleichrangigen Kanälen und läuft über den Zentor SIP-Voicebot mit demselben definierten Buchungsprozess wie Webchat, WhatsApp, E-Mail, Telegram und SMS. Rufnummer und passende SIP-/PSTN-Anbindung werden im Rahmen der individuellen Einrichtung durch Zentor bereitgestellt.
Was kostet ein KI-Chatbot für Hotels bei Zentor App?+
Zentor App startet mit einer 14 Tage kostenlosen Demo. Der Starter-Plan kostet 49 €/Monat (KI-Chatbot, Webchat, 1 Domain) zzgl. 49 € Einrichtung. Für Hotels mit PMS-Anbindung und Omnichannel-Kommunikation eignet sich das Individuell-Paket — maximal 899 €/Monat, Einrichtung bis 399 €, Angebot vor Zahlung. Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot verfügbar.
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