KI-Chatbot für Dienstleister — vom Erstkontakt bis zum vorbereiteten Vorgang
Zentor App nimmt Anfragen Ihrer Mandanten und Interessenten über Webchat, WhatsApp, E-Mail und Telefonie (über den Zentor SIP-Voicebot) entgegen, klärt Zuständigkeit und Dringlichkeit, fordert benötigte Informationen und Unterlagen an, bucht Termine und legt einen vollständigen Vorgang an — inklusive Benachrichtigung des zuständigen Mitarbeiters. Abhängig von Konfiguration und angebundenen Systemen, DSGVO-konform.
Der Ablauf: von der Anfrage bis zum vorbereiteten Vorgang
Anliegen automatisch erfassen
Ob per Webchat, WhatsApp, E-Mail oder Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot: Zentor App nimmt Erstanfragen entgegen, stellt gezielte Rückfragen zu Anliegen, Unternehmensgröße oder Projektrahmen und hält alles strukturiert fest.
Zuständigkeit und Dringlichkeit klären
Anhand des geschilderten Anliegens ordnet Zentor App die Anfrage dem passenden Fachbereich zu und erkennt, ob ein Vorgang dringend oder regulär bearbeitet werden kann.
Informationen und Unterlagen anfordern
Fehlen für die Bearbeitung noch Angaben oder Dokumente, fragt Zentor App gezielt danach — Ihr Team erhält einen vollständigen, direkt bearbeitbaren Vorgang statt einer knappen Notiz.
Termine automatisch buchen
Das Terminmodul (als Zusatzmodul im Individuell-Paket) prüft Verfügbarkeiten und bucht Beratungstermine direkt im Gespräch — inklusive automatischer Bestätigung.
Vorgang oder Lead anlegen
Jede bearbeitete Anfrage wird als vollständiger Vorgang oder Lead in der Zentor App-Inbox angelegt — nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit einsehbar.
Zuständigen Mitarbeiter informieren
Zentor App benachrichtigt automatisch den zuständigen Mitarbeiter über neue Vorgänge — bei komplexen oder ausdrücklich definierten Ausnahmefällen per Handover mit vollständiger Historie.
Für welche Dienstleister lohnt sich Zentor App?
Zentor App ist branchenübergreifend einsetzbar — von Beratungsunternehmen über Kanzleien und Handwerksbetriebe bis hin zu Freelancern und Agenturen. Der Nutzen ist überall ähnlich: rund um die Uhr erreichbar sein, Anfragen besser vorqualifizieren, Termine schneller vereinbaren, vollständigere Anfragedaten erhalten und weniger Abstimmungsaufwand im Team. Starten Sie klein mit einem Kanal und einem Prozessschritt und erweitern Sie schrittweise um weitere Kanäle — Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot eingeschlossen — oder die Terminbuchung.
Häufige Fragen für Dienstleister
Wie hilft Zentor App beim Qualifizieren von Erstanfragen?+
Zentor App erfasst Anfragen über Webchat, WhatsApp oder E-Mail, stellt gezielte Rückfragen zu Anliegen, Unternehmensgröße oder Projektrahmen und ordnet die Anfrage dem zuständigen Fachbereich zu. Das Ergebnis landet als vollständiger, dokumentierter Vorgang in der Zentor App-Inbox — Ihr Team startet vorbereitet in das Erstgespräch.
Kann Zentor App meine Dienstleistungen erklären?+
Ja. Hinterlegen Sie Leistungsbeschreibungen, Prozesse und häufige Fragen in der Zentor App-Wissensdatenbank. Zentor App erklärt Ihre Leistungen konsistent und präzise — rund um die Uhr, ohne Personalaufwand.
Wie funktioniert die Terminbuchung für Beratungsgespräche?+
Das Terminmodul (als Zusatzmodul im Individuell-Paket) fragt Anliegen und Wunschtermin ab und bucht den Termin direkt im Gespräch — per Webchat, WhatsApp oder E-Mail. Eine Terminbuchung per Telefon ist über den Zentor SIP-Voicebot zubuchbar; Rufnummer und SIP-/PSTN-Anbindung werden im Rahmen der individuellen Einrichtung durch Zentor bereitgestellt. Ihr Team erhält einen qualifizierten, vorbereiteten Gesprächseinstieg. Ein externer Kalender-Dienst wird dabei nicht benötigt.
Was passiert bei individuellen Anfragen, die nicht automatisch abschließend bearbeitet werden können?+
Bei komplexen oder ausdrücklich definierten Ausnahmefällen übergibt Zentor App den Vorgang per Handover an einen zuständigen Mitarbeiter Ihres Teams — mit vollständiger Historie, ohne dass sich der Kunde wiederholen muss.
Welche Kanäle unterstützt Zentor App für Dienstleister?+
Zentor App bündelt sechs live nutzbare Kanäle in einer Inbox: Webchat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, SMS und Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot. B2B-Anfragen kommen häufig per E-Mail oder Webchat, B2C-Kunden bevorzugen oft WhatsApp. Mit Zentor App müssen Sie keine Kanäle mehr separat verwalten.
Wie kann ich n8n-Workflows für mein Dienstleistungsgeschäft nutzen?+
Nach einer Anfrage können Sie automatisch Benachrichtigungen senden, Daten in externe Systeme übertragen oder interne Prozesse anstoßen — alles per n8n-Workflow, der visuell konfigurierbar ist. Kein Programmieraufwand erforderlich.
Kann ich klein starten und später erweitern?+
Ja. Starten Sie mit dem Starter-Paket für einen Kanal, etwa Webchat, und einem Prozessschritt wie der Anfragenerfassung. Sobald sich der Nutzen zeigt, erweitern Sie im Individuell-Paket um weitere Kanäle — Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot eingeschlossen — oder die Terminbuchung. In der Zentor App-Inbox sehen Sie jederzeit, wie viele Anfragen, Termine und Vorgänge bearbeitet wurden — so lässt sich der Erfolg direkt nachvollziehen.
Jetzt Kundenkommunikation automatisieren
Starten Sie mit dem Starter-Paket oder entdecken Sie alle Funktionen im Demo-Modus — inklusive Übersicht über bearbeitete Anfragen, Termine und Vorgänge.