Chatbot AI dla usługodawców — od pierwszego kontaktu do przygotowanej sprawy
Zentor App przyjmuje zapytania Twoich klientów i osób zainteresowanych przez czat internetowy, WhatsApp, e-mail i telefonię (przez Zentor SIP-Voicebot), ustala właściwą komórkę i pilność, prosi o potrzebne informacje i dokumenty, rezerwuje terminy i zakłada kompletną sprawę — wraz z powiadomieniem właściwego pracownika. W zależności od konfiguracji i podłączonych systemów, zgodnie z RODO.
Proces: od zapytania do przygotowanej sprawy
Automatyczne rejestrowanie spraw
Czy przez czat internetowy, WhatsApp, e-mail, czy telefonię za pośrednictwem Zentor SIP-Voicebot: Zentor App przyjmuje pierwsze zapytania, zadaje celowane pytania doprecyzowujące dotyczące sprawy, wielkości firmy lub zakresu projektu i systematycznie wszystko dokumentuje.
Określenie odpowiedzialności i pilności
Na podstawie opisanej sprawy Zentor App przypisuje zapytanie do odpowiedniego działu i rozpoznaje, czy sprawę można obsłużyć pilnie, czy w trybie zwykłym.
Prośba o informacje i dokumenty
Jeśli do obsługi brakuje jeszcze danych lub dokumentów, Zentor App prosi o nie w sposób celowany — Twój zespół otrzymuje kompletną sprawę gotową do bezpośredniego przetwarzania zamiast lakonicznej notatki.
Automatyczne rezerwowanie terminów
Moduł terminów (jako moduł dodatkowy w pakiecie Individuell) sprawdza dostępność i rezerwuje terminy konsultacji bezpośrednio w rozmowie — wraz z automatycznym potwierdzeniem.
Utworzenie sprawy lub leadu
Każde przetworzone zapytanie jest zakładane jako kompletna sprawa lub lead w skrzynce odbiorczej Zentor App — udokumentowane w sposób umożliwiający prześledzenie i dostępne do wglądu w dowolnym momencie.
Poinformowanie właściwego pracownika
Zentor App automatycznie powiadamia odpowiedniego pracownika o nowych sprawach — w przypadku złożonych lub wyraźnie zdefiniowanych wyjątków poprzez przekazanie rozmowy (handover) z pełną historią.
Dla których usługodawców opłaca się Zentor App?
Zentor App sprawdza się w każdej branży — od firm doradczych, przez kancelarie i zakłady rzemieślnicze, po freelancerów i agencje. Korzyści są wszędzie podobne: dostępność całą dobę, lepsza wstępna kwalifikacja zapytań, szybsze umawianie terminów, pełniejsze dane zapytań i mniej uzgodnień w zespole. Zacznij od małego zakresu — jednego kanału i jednego kroku procesu — a następnie stopniowo rozbudowuj o kolejne kanały, w tym telefonię przez Zentor SIP-Voicebot, lub rezerwację terminów.
Częste pytania dla usługodawców
Jak Zentor App pomaga w kwalifikacji pierwszych zapytań?
Zentor App rejestruje zapytania z czatu internetowego, WhatsApp lub e-maila, zadaje celowane pytania doprecyzowujące dotyczące sprawy, wielkości firmy lub zakresu projektu i przypisuje zapytanie do właściwego działu. Wynik trafia do skrzynki odbiorczej Zentor App jako kompletna, udokumentowana sprawa — Twój zespół zaczyna pierwszą rozmowę dobrze przygotowany.
Czy Zentor App może wyjaśnić moje usługi?
Tak. Zapisz opisy usług, procesy i często zadawane pytania w bazie wiedzy Zentor App. Zentor App wyjaśnia Twoje usługi spójnie i precyzyjnie — całą dobę, bez angażowania personelu.
Jak działa rezerwacja terminów na konsultacje?
Moduł terminów (jako moduł dodatkowy w pakiecie Individuell) pyta o sprawę i preferowany termin oraz rezerwuje termin bezpośrednio w rozmowie — przez czat internetowy, WhatsApp lub e-mail. Rezerwacja terminu przez telefon jest do dokupienia przez Zentor SIP-Voicebot; numer telefonu oraz połączenie SIP/PSTN są udostępniane przez Zentor w ramach indywidualnego wdrożenia. Twój zespół otrzymuje wykwalifikowane, przygotowane wejście do rozmowy. Zewnętrzny serwis kalendarza nie jest przy tym potrzebny.
Co dzieje się w przypadku indywidualnych zapytań, których nie można w pełni obsłużyć automatycznie?
W przypadku złożonych lub wyraźnie zdefiniowanych wyjątków, Zentor App przekazuje sprawę w ramach przekazania rozmowy (handover) odpowiedniemu pracownikowi Twojego zespołu — z pełną historią, bez konieczności powtarzania się przez klienta.
Jakie kanały obsługuje Zentor App dla usługodawców?
Zentor App łączy sześć kanałów dostępnych na żywo w jednej skrzynce odbiorczej: czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS i telefonię przez Zentor SIP-Voicebot. Zapytania B2B często przychodzą e-mailem lub czatem internetowym, klienci B2C często wolą WhatsApp. Dzięki Zentor App nie musisz już zarządzać kanałami osobno.
Jak mogę wykorzystać workflowy n8n w mojej działalności usługowej?
Po zapytaniu możesz automatycznie wysyłać powiadomienia, przesyłać dane do zewnętrznych systemów lub uruchamiać wewnętrzne procesy — wszystko za pomocą workflow n8n, które można konfigurować wizualnie. Nie są wymagane żadne prace programistyczne.
Czy mogę zacząć od małej skali i później rozszerzać?
Tak. Zacznij od pakietu Starter dla jednego kanału, np. czatu internetowego, i jednego kroku procesu, takiego jak przyjmowanie zapytań. Gdy zauważysz korzyści, rozszerz go w pakiecie Individuell o kolejne kanały — w tym telefonię przez Zentor SIP-Voicebot — lub rezerwację terminów. W skrzynce odbiorczej Zentor App w każdej chwili zobaczysz, ile zapytań, terminów i spraw zostało obsłużonych — dzięki temu sukces można łatwo zweryfikować.
Automatyzuj teraz komunikację z klientami
Zacznij od pakietu Start lub odkryj wszystkie funkcje w trybie demonstracyjnym — w tym przegląd obsługiwanych zapytań, terminów i spraw.