AI-chatbot voor dienstverleners — van eerste contact tot voorbereid dossier
Zentor App ontvangt aanvragen van uw klanten en geïnteresseerden via webchat, WhatsApp, e-mail en telefonie (via de Zentor SIP-Voicebot), bepaalt de verantwoordelijkheid en urgentie, vraagt benodigde informatie en documenten op, boekt afspraken en legt een volledig dossier aan — inclusief melding aan de verantwoordelijke medewerker. Afhankelijk van configuratie en gekoppelde systemen, AVG-conform.
Het proces: van aanvraag tot voorbereid dossier
Aanvragen automatisch registreren
Of via webchat, WhatsApp, e-mail of telefonie via de Zentor SIP-Voicebot: Zentor App ontvangt eerste aanvragen, stelt gerichte vervolgvragen over uw vraag, de omvang van uw onderneming of het projectkader en noteert alles gestructureerd.
Verantwoordelijkheid en urgentie vaststellen
Op basis van het beschreven verzoek wijst Zentor App de aanvraag toe aan de juiste afdeling en bepaalt of een dossier dringend of regulier kan worden behandeld.
Informatie en documenten opvragen
Als nog gegevens of documenten ontbreken voor de verwerking, vraagt Zentor App hier specifiek naar — uw team ontvangt een volledig, direct bewerkbaar dossier in plaats van een korte notitie.
Afspraken automatisch boeken
De afsprakenmodule (als add-on in het Individueel-pakket) controleert de beschikbaarheid en boekt adviesafspraken direct tijdens het gesprek — inclusief automatische bevestiging.
Dossier of lead aanmaken
Elke verwerkte aanvraag wordt als volledig dossier of lead in de Zentor App-inbox aangemaakt — traceerbaar gedocumenteerd en altijd inzichtelijk.
Verantwoordelijke medewerker informeren
Zentor App informeert automatisch de verantwoordelijke medewerker over nieuwe dossiers — bij complexe of expliciet gedefinieerde uitzonderingsgevallen via handover met volledige geschiedenis.
Voor welke dienstverleners loont Zentor App?
Zentor App is branchebreed inzetbaar — van adviesbureaus via advocatenkantoren en ambachtelijke bedrijven tot freelancers en bureaus. Het voordeel is overal vergelijkbaar: de klok rond bereikbaar zijn, aanvragen beter voorkwalificeren, sneller afspraken inplannen, completere aanvraaggegevens ontvangen en minder afstemming in het team. Begin klein met één kanaal en één processtap en breid stapsgewijs uit met extra kanalen — inclusief telefonie via de Zentor SIP-Voicebot — of de afspraakboeking.
Veelgestelde vragen voor dienstverleners
Hoe helpt Zentor App bij het kwalificeren van eerste aanvragen?
Zentor App registreert aanvragen via webchat, WhatsApp of e-mail, stelt gerichte vervolgvragen over het onderwerp, de omvang van het bedrijf of het projectkader en wijst de aanvraag toe aan de verantwoordelijke afdeling. Het resultaat komt als een volledig, gedocumenteerd dossier in de Zentor App-inbox terecht — uw team start voorbereid in het eerste gesprek.
Kan Zentor App mijn diensten uitleggen?
Ja. Leg dienstbeschrijvingen, processen en veelgestelde vragen vast in de Zentor App-kennisbank. Zentor App legt uw diensten consistent en nauwkeurig uit — dag en nacht, zonder personeelsinzet.
Hoe werkt het boeken van afspraken voor adviesgesprekken?
De afsprakenmodule (als add-on in het Individueel-pakket) vraagt naar het onderwerp en de gewenste afspraakdatum en boekt de afspraak direct tijdens het gesprek — via webchat, WhatsApp of e-mail. Een afspraak per telefoon kan worden bijgeboekt via de Zentor SIP-Voicebot; telefoonnummer en SIP-/PSTN-koppeling worden in het kader van de individuele inrichting door Zentor geleverd. Uw team krijgt een gekwalificeerde, voorbereide start van het gesprek. Een externe kalenderdienst is hiervoor niet nodig.
Wat gebeurt er bij individuele aanvragen die niet automatisch afgerond kunnen worden?
Bij complexe of expliciet gedefinieerde uitzonderingsgevallen draagt Zentor App het dossier via handover over aan een verantwoordelijke medewerker van uw team — met volledige geschiedenis, zonder dat de klant zich hoeft te herhalen.
Welke kanalen ondersteunt Zentor App voor dienstverleners?
Zentor App bundelt zes live inzetbare kanalen in één inbox: webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS en telefonie via de Zentor SIP-Voicebot. B2B-verzoeken komen vaak per e-mail of webchat binnen; B2C-klanten geven vaak de voorkeur aan WhatsApp. Met Zentor App hoeft u geen kanalen meer afzonderlijk te beheren.
Hoe kan ik n8n-workflows gebruiken voor mijn dienstverleningsbedrijf?
Na een aanvraag kunt u automatisch meldingen verzenden, gegevens overdragen aan externe systemen of interne processen starten — allemaal via een n8n-workflow die visueel te configureren is. Geen programmeerwerk vereist.
Kan ik klein beginnen en later uitbreiden?
Ja. Begin met het Starter-pakket voor één kanaal, zoals webchat, en één processtap zoals het registreren van aanvragen. Zodra de voordelen zichtbaar zijn, breidt u in het Individueel-pakket uit met extra kanalen — inclusief telefonie via de Zentor SIP-Voicebot — of met het boeken van afspraken. In de Zentor App-inbox ziet u op elk moment hoeveel aanvragen, afspraken en dossiers zijn verwerkt, zodat het resultaat direct traceerbaar is.
Nu klantcommunicatie automatiseren
Start met het Starter-pakket of ontdek alle functies in de demo-modus — inclusief overzicht van verwerkte aanvragen, afspraken en dossiers.