Chatbot AI dla przemysłu i B2B — automatyczna kwalifikacja zapytań

Zapytania w środowisku przemysłowym i B2B znacznie różnią się od klasycznych zapytań klientów końcowych: jeden klient pyta o numer części zamiennej do maszyny, inny chce oferty na projekt z indywidualnymi wymaganiami technicznymi, a stały klient chce poznać status swojego bieżącego zamówienia. Wiele z tych zapytań wpływa poza godzinami pracy, różnymi kanałami lub od klientów z zagranicy — i angażuje zasoby sprzedaży i wsparcia, zanim w ogóle wiadomo, czy zapytanie jest poważne, kompletne i istotne sprzedażowo.

Bez uporządkowanej wstępnej kwalifikacji niekompletne zapytania trafiają do działu sprzedaży, proste wstępne informacje techniczne angażują zasoby, a zapytania spoza godzin pracy giną lub są obsługiwane dopiero następnego dnia roboczego.

Klient pisze poza godzinami pracy przez czat internetowy: potrzebuje części zamiennej do istniejącej instalacji, ale zna tylko podzespół, a nie dokładny numer artykułu. Zentor App prowadzi tę sprawę w uporządkowany sposób:

• Przyjęcie zapytania — przez czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS lub inny podłączony kanał
• Rozpoznanie produktu lub projektu — odróżnienie zapytania o część zamienną, bieżącego zamówienia i nowego zapytania projektowego
• Rejestracja ilości, terminów i wymagań technicznych — podzespół, liczba sztuk, żądany termin dostawy, warunki montażu
• Kwalifikacja zapytania — sprawdzenie kompletności, celowe dopytanie o brakujące dane, klasyfikacja zapytania według istotności i pilności
• Uruchomienie procesu ofertowego — uporządkowane przygotowanie zakwalifikowanego zapytania do sporządzenia oferty
• Przypisanie do sprzedaży — przekazanie do właściwej osoby kontaktowej lub odpowiedniego zespołu sprzedaży
• Uruchomienie działań następczych — wysłanie przypomnienia lub follow-upu, gdy brakuje odpowiedzi

W przypadku zapytania o indywidualne zlecenie projektowe przebiega ten sam proces — zamiast numeru artykułu rejestrowane są wymagania techniczne specyficzne dla projektu, liczba sztuk i oczekiwane terminy, zanim zakwalifikowane zapytanie zostanie przekazane do działu sprzedaży. W zależności od konfiguracji i integracji Zentor może dodatkowo utworzyć sprawę bezpośrednio w Twoim CRM lub ERP.

• Wstępne informacje o produktach, specyfikacjach i ogólnych terminach dostaw przez całą dobę — również poza godzinami pracy
• Mniej utraconych zapytań poza godzinami pracy lub z innych stref czasowych
• Lepsza wstępna kwalifikacja przed pierwszym kontaktem z działem sprzedaży — potrzeby, ilości i wymagania techniczne są już dostępne w formie strukturyzowanej
• Kompletniejsze dane z zapytań dla działu sprzedaży — mniej pytań wyjaśniających, szybszy start w przygotowywaniu oferty
• Szybsze procesy ofertowe dzięki bezpośredniemu przejściu od zakwalifikowanego zapytania do tworzenia oferty i przypisania do sprzedaży

Przez automatyzacje workflow n8n i integracje API (pakiet Individuell) Zentor App może pobierać dane z systemów ERP, CRM lub katalogów produktów — np. stany magazynowe, dane artykułów lub statusy zamówień — i tworzyć zakwalifikowane zapytania bezpośrednio jako sprawy lub leady w tych systemach. Dla indywidualnych lub bardziej złożonych integracji przygotowywana jest oferta na zapytanie.

Bez takiej integracji systemowej Zentor rejestruje dane zapytań w uporządkowany i kompletny sposób do dalszej ręcznej obsługi przez Twój zespół — korzyść ze wstępnej kwalifikacji powstaje także wtedy, niezależnie od bezpośredniej integracji.