Chatbot AI cho Công nghiệp & B2B — Tự động sàng lọc yêu cầu

Các yêu cầu trong lĩnh vực công nghiệp và B2B khác biệt rõ rệt so với yêu cầu thông thường của khách hàng cuối: một khách hàng hỏi mã phụ tùng thay thế cho một máy, khách hàng khác muốn nhận báo giá cho một dự án với yêu cầu kỹ thuật riêng, một khách hàng hiện hữu muốn biết trạng thái đơn hàng đang thực hiện. Nhiều yêu cầu trong số này đến ngoài giờ làm việc, qua các kênh khác nhau hoặc từ khách hàng quốc tế — và chiếm dụng nguồn lực bán hàng và hỗ trợ trước khi biết được yêu cầu đó có nghiêm túc, đầy đủ và có giá trị đối với hoạt động bán hàng hay không.

Không có sàng lọc sơ bộ có cấu trúc, các yêu cầu không đầy đủ sẽ đến bộ phận kinh doanh, việc cung cấp thông tin kỹ thuật ban đầu đơn giản chiếm dụng nguồn lực, và các yêu cầu ngoài giờ làm việc bị bỏ sót hoặc chỉ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.

Một khách hàng nhắn tin qua Webchat ngoài giờ làm việc: họ cần một phụ tùng thay thế cho một hệ thống hiện có nhưng chỉ biết cụm lắp ráp, không biết mã sản phẩm chính xác. Zentor App xử lý quy trình này một cách có cấu trúc:

• Nhận yêu cầu — qua Webchat, email, WhatsApp, Telegram, SMS hoặc bất kỳ kênh nào khác được kết nối
• Nhận diện sản phẩm hoặc dự án — phân biệt giữa yêu cầu phụ tùng thay thế, đơn hàng đang thực hiện hoặc yêu cầu dự án mới
• Ghi nhận số lượng, thời hạn và yêu cầu kỹ thuật — cụm lắp ráp, số lượng, ngày giao hàng mong muốn, điều kiện lắp đặt
• Đánh giá yêu cầu — kiểm tra tính đầy đủ, chủ động làm rõ các thông tin thiếu, phân loại yêu cầu theo mức độ liên quan và khẩn cấp
• Khởi động quy trình báo giá — chuẩn bị yêu cầu đã được đánh giá một cách có cấu trúc để tạo báo giá
• Giao cho bộ phận kinh doanh — chuyển tiếp cho người phụ trách hoặc đội ngũ kinh doanh phù hợp
• Kích hoạt theo dõi — gửi nhắc nhở hoặc liên hệ lại (follow-up) khi vẫn chưa có phản hồi

Với yêu cầu về một đơn hàng dự án riêng, quy trình diễn ra tương tự — thay vì mã sản phẩm, hệ thống ghi nhận các yêu cầu kỹ thuật riêng của dự án, số lượng và mốc thời gian mong muốn trước khi yêu cầu đã được đánh giá được chuyển cho bộ phận kinh doanh. Tùy theo cấu hình và kết nối, Zentor còn có thể tạo hồ sơ trực tiếp trong CRM hoặc ERP của bạn.

• Cung cấp thông tin ban đầu suốt ngày đêm về sản phẩm, thông số kỹ thuật và thời gian giao hàng chung — kể cả ngoài giờ làm việc
• Giảm thiểu các yêu cầu bị bỏ sót ngoài giờ làm việc hoặc từ các múi giờ khác
• Sàng lọc sơ bộ tốt hơn trước lần liên hệ kinh doanh đầu tiên — nhu cầu, số lượng và yêu cầu kỹ thuật đã có sẵn ở dạng có cấu trúc
• Dữ liệu yêu cầu đầy đủ hơn cho bộ phận bán hàng — giảm thiểu câu hỏi lại, tăng tốc độ chuyển sang giai đoạn báo giá
• Quy trình báo giá nhanh hơn nhờ chuyển tiếp trực tiếp từ yêu cầu đã được sàng lọc sang tạo báo giá và phân công cho bộ phận bán hàng

Thông qua tự động hóa workflow n8n và kết nối API (gói Cá nhân hóa), Zentor App có thể truy xuất dữ liệu từ các hệ thống ERP, CRM hoặc danh mục sản phẩm — chẳng hạn tồn kho, dữ liệu sản phẩm hoặc trạng thái đơn hàng — và tạo trực tiếp các yêu cầu đã được đánh giá dưới dạng hồ sơ hoặc lead trong các hệ thống này. Với các kết nối riêng hoặc phức tạp hơn, báo giá được lập theo yêu cầu.

Nếu không có kết nối hệ thống như vậy, Zentor vẫn ghi nhận dữ liệu yêu cầu một cách có cấu trúc và đầy đủ để đội ngũ của bạn xử lý tiếp thủ công — lợi ích của việc sàng lọc sơ bộ vẫn có, không phụ thuộc vào kết nối trực tiếp.