צ'אטבוט בינה מלאכותית למרפאות — טיפול אוטומטי בפניות לתורים
מרפאות, מרפאות שיניים, משרדי קוסמטיקה ומרפאות כושר מקבלות בקשות לפגישות בכל שעה ביום רבות מהן מחוץ לשעות הפתיחה. Zentor App פוגש בקשות אלה באמצעות Webchat, דואר אלקטרוני, WhatsApp, Telegram, הודעות טקסטיות וטלפונים באמצעות Zentor SIP-Voicebot, מזהה את הדאגה, קובע את השירות המתאים ומנהל את תהליך הפגישות המלא עד אישור באופן ארגוני, מסביב לשעון ובלי ייעוץ רפואי.
אתגרים נפוצים בשגרת העבודה בקליניקה ובסטודיו
בקשות לקביעת תורים מגיעות לקליניקות ולסטודיו לעיתים קרובות כאשר אין אף אחד זמין בקבלה: בערבים, בסופי שבוע או במהלך טיפולים מתמשכים. שיחות שאינן יכולות להתקבל במהלך זמן הטיפול מובילות לפספוס תורים — ומטופלים שמודיעים באיחור או בכלל לא, מובילים לחריגות ריקות (No-Shows). במקביל, חוזרות על עצמן בקשות רבות: שעות ייעוץ, האם תור עדיין פנוי, מה נדרש להכנה, או האם ניתן לקבל חזרה.
Zentor App לוקח על עצמו את הקריאות המתקיימות והארגוניות בצורה מובנית ומקל על צוות המאמץ או האולפן בקריאות סטנדרטיות, כך שיש יותר זמן לטיפול מקומי.
תהליך התאריך המלא — שתי דוגמאות
מטופלת כותבת ב-22:00 דרך צ'אט אינטרנטי: "יש לי כאב שיניים מאז היום, אני צריכה תור בהקדם." Zentor מזהה את הבקשה כפנייה לכאב דחוף, קובעת את השירות המתאים (תור לכאב במקום בדיקה שגרתית), אוספת את שם המטופלת, פרטי הקשר ובדיקה האם היא כבר מטופלת בקליניקה, בודקת את חלונות הזמן הפנויים הקרובים ביותר במערכת התורים המחוברת, מזמינה את התור המוקדם ביותר ושולחת אישור בדוא"ל. ביום שלפני התור נשלחת תזכורת אוטומטית הכוללת הנחיות להכנה (למשל: אין צורך בצום, יש להביא כרטיס ביטוח). אם המטופלת צריכה לבטל ברגע האחרון, היא יכולה לעשות זאת דרך אותו צ'אט — Zentor משחרר את החלון ומאשר את הביטול.
לקוח מבקש על ידי WhatsApp להאריך עפעפיים. Zentor מייצב את הבקשה של השירות המתאים, מסביר את התהליך וההזמנות הרלוונטיות (למשל, ללא מסמרות עפעפיים ולא עדשות מגע ביום הפגישה), רושם את נתוני המגע, בודק פגישות פנויים וזמין את הפתיחה הרצויה. שעתיים לפני כן, Zentor מזכיר באופן אוטומטי באמצעות הודעת טקסט זה מקטין באופן משמעותי את הסיכוי לפספס פגישה. אותו דפוס עובד גם עבור חדר כושר, למשל, בעת הזמנת אימון חינם או בקשת חזרה לייעוץ חברות.
התהליך בשמונה שלבים
מתוך ההודעה מזוהה הצורך הספציפי.
השירות או סוג התאום המתאימים מוקצים.
שאל שאלות מובנות על שם, פרטי קשר ומידע נוסף רלוונטי.
בדיקת זמינות במערכת התורים המקושרת או המקורית.
החריץ המתאים נשמר ונרשם ישירות.
אימות אוטומטי דרך הערוץ שנבחר.
תזכורת אוטומטית לפני המפגש מפחיתה מקרים של אי-הגעה.
שינויים וביטולים מתבצעים דרך אותו ערוץ.
דרך אילו ערוצים מטופלים ולקוחות נגישים
Zentor App מטפלת בביקורים באמצעות Webchat, דואר אלקטרוני, WhatsApp, Telegram, הודעות טקסט וטלפונים באמצעות Zentor SIP-Voicebot בהתאם לתיצור של החבילה שלך. כך מטופלים ולקוחות מגיעים למרפאה או לאולפן כבר היום באמצעות הערוץ הנראה להם הכי נוח גם רב-לשוני אם קהל היעד שלך דורש זאת.
כל הערוצים מתמזגים לקבלה משותפת, כך שצוותכם יכול לעיין בהיסטוריית השיחה המלאה — ללא קשר לערוץ שבו התקבלה הבקשה במקור.
יתרונות מוחשיים למרפאות ולסטודיו
בקשות לקביעת תאריך אפשריות גם בערבים, בסופי שבוע ומחוץ לשעות הפעילות.
במהלך טיפולים או קורסים מתמשכים, Zentor מעביר את הבקשות הבאות דרך Webchat, דואר אלקטרוני, WhatsApp, Telegram ו- SMS.
תזכורות אוטומטיות לפני המפגש מפחיתות משמעותית את מספר הפגישות שהוחמצו.
בקשות סטנדרטיות בנוגע לשעות שיחה, זמינות והכנה מתבצעות באופן אוטומטי.
אינטגרציה למערכות קיימות
אם כבר מותקנת תוכנה לניהול מרפאה או מערכת תזמון/הזמנות, ניתן לחבר את Zentor באמצעות אוטומציות עבודה ב-n8n וחיבורי API (חבילה אישית), כדי לבדוק זמינות בזמן אמת ולהוסיף תורים ישירות למערכת הקיימת.
אם אין חיבור זמין או נדרש, Zentor משתמשת בניהול התורים המקורי של הפלטפורמה — אין צורך במערכת נפרדת לכך. ליצירת חיבורים אישיים לתוכנות קיימות, אנו מכינים הצעת מחיר לפי בקשה.
גבולות ארגוניים ברורים
Zentor App תומך רק בתהליך ארגוני סביב פגישות. עוזר הבינה המלאכותית אינו מספק אבחנות, אינו קובע החלטות טיפול ואינו מחליף ייעוץ רפואי, קוסמטי או בנושאי אימון על ידי צוות מקצועי.
- קביעת תור, אישור תור, תזכורת לתור, שינוי תור וביטול תור
- העברת מידע ממאגר הידע: שעות פתיחה, סקירה כללית של השירותים, הנחיות להכנה למועדים
- קליטת בקשות לחזרה על שיחות הנוגעות לנושאים הדורשים שיחה עם איש מקצוע
- אין אבחנות, אין החלטות טיפוליות, אין ייעוץ רפואי, קוסמטי או הקשור לאימון על ידי הבינה המלאכותית
שאלות נפוצות על צ'אטבוט AI למרפאות
האם צ'אטבוט מבוסס בינה מלאכותית יכול לענות על שאלות רפואיות או לשים אבחנות?
לא. Zentor App אינו מטפל בטיפול, לא עושה אבחון, לא נותן ייעוץ רפואי. העוזר המלאכותי תומך רק בתהליך ארגוני קבלת פגישות, העברת מידע מאתרי הידע שלך (למשל, שעות דיון, סקירה של הישגים, הערות הכנה לפגישות) ולקבל בקשות חזרה. אם יש לך חששות בריאותיים, הוא יועבר באופן עקבי לצוות המומחה שלך.
איך מתבצעת הזמנת תור עם צ'אטבוט AI באופן קונקרטי?
העוזר מזהה את הנושא (למשל תור לכאב, בדיקת מעקב, תור ייעוץ, אימון ניסיון), קובע את השירות המתאים, אוסף את הפרטים הנדרשים (שם, פרטי קשר, ובמידת הצורך סטטוס מטופל/לקוח קיים), בודק זמינות תורים במערכת התורים המחוברת ומזמין את התור. לאחר מכן, Zentor שולח אישור ובמועד המתאים תזכורת.
האם הבוט יכול להזיז או לבטל תאריכים קיימים?
כן. מטופלים ולקוחות יכולים לבקש דחייה או ביטול דרך אותו ערוץ שדרכו הם הזמינו. Zentor בודק זמינות לפגישה חדשה, מזיז או מבטל ומאשר את השינוי — במסגרת הכללים שהגדרתם (למשל, זמני הודעה מוקדמת).
באילו ערוצים יכולים מטופלים או לקוחות לבקש תורים?
כדפוס באמצעות Webchat ו-E-mail. עם מודולים נוספים מופעלים בחבילה האישית בנוסף באמצעות WhatsApp, Telegram, SMS וטלפוניה באמצעות Zentor SIP-Voicebot.
האם ניתן לחבר את עוזר ה-AI לתוכנת ניהול המרפאה שלנו או למערכת התורים שלנו?
באמצעות אוטומציות עבודה (Workflow) של n8n וחיבורי API (חבירת אישית), Zentor יכול להתחבר לתוכנות ניהול מרפאות קיימות, מערכות ניהול סטודיו או מערכות ניהול תורים, כדי לבדוק זמינות בזמן אמת ולרשום תורים ישירות. אם אין חיבור קיים או שהוא אינו נדרש, Zentor משתמש בניהול התורים המובנה של הפלטפורמה. עבור חיבורים מותאמים אישית, אנו מכינים הצעת מחיר לפי בקשה.
כמה עולה הרשת המלאכותית לשיחות למשרות, למתקני קוסמטיקה ולסטודיו כושר ב-Zentor App?
Zentor App מתחיל עם דמו חינם של 14 ימים. תוכנית ההתחלה עולה 49 € / חודש (KI chatbot, Webchat, 1 דומיין) בתוספת 49 € הגדרת. החבילה האישית עם ערוצי אומני-צנל וחיבור למערכת היא קונפיגורית בחופשיות מקסימום 899 € / חודש, הגדרת עד 399 €, הצעה לפני תשלום. הטלפון הוא חלק מהאירוצים האומני-צנלים בחבילה האישית באמצעות Zentor SIP-Voicebot.
אוטומציה של בקשות לתאריכים עבור המרפאה או הסטודיו שלך
נסה את Zentor App בחינם במשך 14 ימים או שוחח איתנו ישירות אנו נראה לך איך תהליך הפגישה עבור המשרד שלך, קוסמטיקה או חדר כושר יכול להיראות באופן ממשי.