Chatbot IA pour cabinets — traitez automatiquement les demandes de rendez-vous

Les demandes de rendez-vous arrivent souvent aux cabinets et instituts lorsque personne n'est disponible à l'accueil : le soir, le week-end ou pendant les soins en cours. Les appels qui ne peuvent pas être pris pendant les soins entraînent des rendez-vous manqués — et les patients qui annulent trop tard ou pas du tout laissent des créneaux vides (no-shows). En parallèle, de nombreuses demandes se répètent : horaires d'ouverture, disponibilité d'un créneau, préparation nécessaire, ou possibilité d'être rappelé.

Zentor App prend en charge ces demandes organisationnelles récurrentes de façon structurée et soulage l'équipe du cabinet ou de l'institut des demandes standards — laissant ainsi plus de temps pour l'accompagnement sur place.

Une patiente écrit à 22 heures via le chat web : « J'ai mal à une dent depuis aujourd'hui, j'ai besoin d'un rendez-vous rapidement. » Zentor identifie la demande comme une urgence douloureuse, détermine la prestation adaptée (rendez-vous douleur plutôt que contrôle habituel), recueille le nom, les coordonnées et vérifie si la personne est déjà patiente du cabinet, consulte les prochains créneaux d'urgence disponibles dans le système de rendez-vous connecté, réserve le rendez-vous le plus proche possible et envoie une confirmation par e-mail. La veille, un rappel automatique suit, incluant des consignes de préparation (par ex. il n'est pas nécessaire d'être à jeun, apporter la carte d'assurance). Si la patiente doit annuler à court terme, elle peut le faire via le même chat — Zentor libère le créneau et confirme l'annulation.

Une cliente demande par WhatsApp des informations sur un rallongement de cils. Zentor associe la demande à la prestation adaptée, explique à partir de la base de connaissances le déroulement et les consignes de préparation pertinentes (par ex. pas de mascara ni de lentilles de contact le jour du rendez-vous), recueille les coordonnées, vérifie les créneaux libres et réserve le créneau souhaité. Deux heures avant, Zentor envoie automatiquement un rappel par SMS — ce qui réduit nettement le risque de rendez-vous manqué. Le même schéma fonctionne également pour une salle de sport, par exemple pour la réservation d'une séance d'essai gratuite ou une demande de rappel pour un conseil sur l'adhésion.

Zentor App traite les demandes par chat web, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS et téléphonie via le Zentor SIP-Voicebot — selon la configuration de votre offre. Ainsi, les patients et clients peuvent déjà aujourd'hui joindre le cabinet ou l'institut par le canal qui leur convient le mieux — y compris en plusieurs langues, si votre public cible le nécessite.

Tous les canaux convergent dans une boîte de réception commune, afin que votre équipe puisse consulter l'historique complet de la conversation — quel que soit le canal par lequel la demande est arrivée initialement.

Si un logiciel de gestion de cabinet ou un système de rendez-vous/réservation est déjà utilisé, Zentor peut y être connecté via des automatisations de workflow n8n et des connexions API (offre Sur mesure) afin de vérifier les disponibilités en temps réel et d'enregistrer directement les rendez-vous dans le système existant.

En l'absence de connexion ou si aucune n'est souhaitée, Zentor utilise la gestion de rendez-vous native de la plateforme — un système séparé n'est pas obligatoire. Pour des connexions individuelles avec des logiciels existants, nous établissons un devis sur demande.

Zentor App ne prend en charge que les processus organisationnels liés aux rendez-vous. L'assistant IA ne pose aucun diagnostic, ne prend aucune décision thérapeutique et ne remplace aucun conseil médical, esthétique ou sportif fourni par du personnel qualifié.

• Prise, confirmation, rappel, report et annulation de rendez-vous
• Transmission d'informations issues de la base de connaissances : horaires d'ouverture, aperçu général des prestations, consignes de préparation pour les rendez-vous
• Prise en charge des demandes de rappel pour les sujets nécessitant un échange avec du personnel qualifié
• Aucun diagnostic, aucune décision thérapeutique, aucun conseil médical, esthétique ou sportif par l'IA