AI-chatbot voor praktijken — afspraakverzoeken automatisch verwerken

Afspraakverzoeken bereiken praktijken en studio's vaak juist wanneer niemand aan de balie beschikbaar is: 's avonds, in het weekend of tijdens lopende behandelingen. Telefoontjes die tijdens de behandeltijd niet kunnen worden aangenomen, leiden tot gemiste afspraken — en patiënten die te laat of helemaal niet afzeggen, tot lege tijdslots (no-shows). Tegelijkertijd komen veel vragen steeds terug: spreekuren, of er nog een afspraak vrij is, wat nodig is ter voorbereiding of of terugbellen mogelijk is.

Zentor App neemt deze terugkerende, organisatorische aanvragen gestructureerd over en ontlast het praktijk- of studioteam bij standaardvragen — zodat er meer tijd overblijft voor de eigenlijke zorg en begeleiding ter plaatse.

Een patiënte schrijft om 22 uur via de webchat: „Ik heb sinds vandaag kiespijn, ik heb snel een afspraak nodig." Zentor herkent het verzoek als acute pijnklacht, bepaalt de passende behandeling (pijnafspraak in plaats van een reguliere controle), legt naam, contactgegevens en eventueel bestaand patiëntschap bij de praktijk vast, controleert de eerstvolgende beschikbare spoedtijdslots in het gekoppelde afsprakensysteem, boekt de vroegst mogelijke afspraak en stuurt een bevestiging per e-mail. De dag ervoor volgt een automatische herinnering met voorbereidingsinstructie (bijv. nuchter zijn niet nodig, verzekeringspas meenemen). Moet de patiënte op korte termijn afzeggen, dan kan ze dat via dezelfde chat doen — Zentor geeft het tijdslot weer vrij en bevestigt de annulering.

Een klant vraagt via WhatsApp naar een wimperverlenging. Zentor koppelt de aanvraag aan de juiste dienst, legt aan de hand van de kennisbank het verloop en relevante voorbereidingsinstructies uit (bijv. geen mascara en geen contactlenzen op de dag van de afspraak), legt de contactgegevens vast, controleert vrije afspraakmomenten en boekt het gewenste tijdslot. Twee uur van tevoren herinnert Zentor automatisch per SMS — dat verkleint de kans op een gemiste afspraak aanzienlijk. Hetzelfde patroon werkt ook voor een sportschool, bijvoorbeeld bij het boeken van een gratis proeftraining of een terugbelverzoek voor advies over een lidmaatschap.

Zentor App verwerkt aanvragen via webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS en telefonie via de Zentor SIP-Voicebot — afhankelijk van de configuratie van uw pakket. Zo bereiken patiënten en klanten de praktijk of de studio nu al via het kanaal dat voor hen het meest voor de hand ligt — ook meertalig, als uw doelgroep dat vereist.

Alle kanalen komen samen in één gezamenlijke inbox, zodat uw team de volledige gespreksgeschiedenis kan inzien — ongeacht het oorspronkelijke kanaal van de aanvraag.

Is er al praktijkbeheersoftware of een afspraken- of boekingssysteem in gebruik, dan kan Zentor via n8n-workflowautomatiseringen en API-koppelingen (Individueel-pakket) daaraan worden gekoppeld om beschikbaarheid live te controleren en afspraken direct in het bestaande systeem in te voeren.

Is er geen koppeling aanwezig of gewenst, dan gebruikt Zentor het eigen afsprakenbeheer van het platform — een apart systeem is daarvoor niet per se nodig. Voor individuele koppelingen met bestaande software stellen wij op aanvraag een offerte op.

Zentor App ondersteunt uitsluitend organisatorische processen rondom afspraken. De AI-assistent stelt geen diagnoses, neemt geen therapiebeslissingen en vervangt geen medisch, cosmetisch of trainingsadvies door vakpersoneel.

• Afspraak maken, bevestigen, herinneren, verplaatsen en annuleren
• Doorgeven van informatie uit de kennisbank: spreekuren, algemeen overzicht van diensten, voorbereidingsinstructies voor afspraken
• Aannemen van terugbelwensen voor zaken die een gesprek met specialisten vereisen
• Geen diagnoses, geen therapiebeslissingen, geen medisch, cosmetisch of trainingsadvies door de AI