ШІ-чат-бот для клінік — автоматична обробка запитів на запис
Лікарські та стоматологічні практики, косметологічні студії та фітнес-студії отримують запити на запис у будь-який час доби — багато з них поза годинами роботи. Zentor App приймає ці запити через вебчат, електронну пошту, WhatsApp, Telegram, SMS і телефонію через Zentor SIP-Voicebot, розпізнає суть звернення, визначає відповідну послугу та проводить увесь процес запису аж до підтвердження — організаційно, цілодобово й без медичних консультацій.
Типові виклики у повсякденній роботі клінік та студій
Запити на запис часто надходять до клінік та студій у часи, коли за приймальнею нікого немає: ввечері, у вихідні або під час триваючих процедур. Дзвінки, які не беруть під час сеансу, призводять до пропущених зустрічей — а також до того, що пацієнти, які повідомляють з запізненням або взагалі не повідомляють, залишають порожні слоти (No-Shows). При цьому багато запитів повторюються: про години роботи, наявність вільного часу для запису, що потрібно для підготовки або можливість дзвінка назад.
Zentor App структуровано бере на себе ці повторювані організаційні запити й розвантажує команду клініки чи студії у стандартних запитах — щоб залишалося більше часу на безпосередній супровід на місці.
Повний процес запису на прийом — два приклади
Пацієнтка пише о 22 годині через веб-чат: «У мене з сьогоднішнього дня болить зуб, мені потрібен терміновий прийом». Zentor визначає запит як запит на термінову допомогу при болю, обирає відповідну послугу (терміновий прийом замість планового огляду), вводить ім'я, контактні дані та перевіряє, чи є пацієнтка вже клієнткою клініки, перевіряє наступні доступні термінові слоти в підключеній системі запису, бронює найближчий можливий прийом і надсилає підтвердження електронною поштою. Попереднього дня надходить автоматичне нагадування разом із порадою щодо підготовки (наприклад, не обов'язково голодувати, взяти поліс страхування). Якщо пацієнтка має скасувати прийом в останню хвилину, вона може зробити це через той самий чат — Zentor звільняє слот і підтверджує скасування.
Клієнтка звертається через WhatsApp щодо подовження війків. Zentor прив'язує запит до відповідної послуги, пояснює на основі бази знань процес та важливі підготовчі вказівки (наприклад, не використовувати туш для війок та контактні лінзи в день візиту), збирає контактні дані, перевіряє наявність вільних слотів та реєструє бажаний час. Zentor автоматично нагадує про це через SMS за дві години до запланованого часу — це значно знижує ймовірність пропущеного візиту. Такий самий сценарій працює й для фітнес-центру, наприклад, при реєстрації безкоштовного пробного тренування або запиті на дзвінок щодо консультації з членства.
Процес у восьми кроках
З повідомлення визначається конкретне звернення.
Визначається відповідна послуга або тип запису.
Структуровано запитати ім'я, контактні дані та відповідну додаткову інформацію.
Перевірити доступність у підключеній або вбудованій системі запису.
Підходящий слот безпосередньо резервується та реєструється.
Автоматичне підтвердження через обраний канал.
Автоматичне нагадування перед візитом зменшує кількість неявок.
Зміни та скасування здійснюються через один і той самий канал.
Через які канали з вами можуть зв'язатися пацієнти та клієнти
Zentor App обробляє запити через вебчат, електронну пошту, WhatsApp, Telegram, SMS та телефонію через Zentor SIP-Voicebot — залежно від конфігурації вашого тарифу. Так пацієнти та клієнти вже сьогодні можуть зв'язатися з клінікою або студією через канал, який для них є найбільш зручним — також багатомовно, якщо це необхідно для вашої цільової аудиторії.
Усі канали сходяться в спільній скриньці вхідних, тож ваша команда може переглядати повний перебіг розмови — незалежно від того, через який канал запит надійшов спочатку.
Конкретні переваги для клінік та студій
Запити на запис можливі також увечері, у вихідні та поза годинами роботи.
Під час процедур або занять Zentor і далі обробляє вхідні запити через вебчат, електронну пошту, WhatsApp, Telegram і SMS.
Автоматичні нагадування перед записом помітно зменшують кількість пропущених візитів.
Стандартні запити щодо графіку роботи, доступності та підготовки обробляються автоматично.
Інтеграція в наявні системи
Якщо вже використовується програмне забезпечення для управління клінікою або система запису чи бронювання, Zentor можна підключити до неї через автоматизації робочих процесів n8n та API-підключення (тариф «Індивідуальний»), щоб перевіряти доступність у реальному часі й одразу вносити записи в наявну систему.
Якщо підключення немає або воно не потрібне, Zentor використовує вбудоване керування записами платформи — окрема система для цього не обов'язкова. Для індивідуального підключення до наявного програмного забезпечення ми готуємо пропозицію за запитом.
Чіткі організаційні межі
Zentor App підтримує виключно організаційні процеси, пов'язані із записами. ШІ-асистент не ставить діагнозів, не приймає рішень щодо лікування та не замінює медичну, косметологічну чи тренувальну консультацію фахового персоналу.
- Запис, підтвердження, нагадування, перенесення та скасування записів
- Надання інформації з бази знань: графік роботи, загальний огляд послуг, інструкції з підготовки до візиту
- Прийом запитів на зворотний дзвінок щодо питань, які потребують розмови з фаховим персоналом
- Жодних діагнозів, жодних рішень щодо лікування, жодних медичних, косметологічних чи тренувальних консультацій з боку ШІ
Часті запитання про ШІ-чат-бот для клінік
Чи може ШІ-чат-бот відповідати на медичні запитання або ставити діагнози?
Ні. Zentor App не ставить діагнозів, не приймає рішень щодо лікування та не надає медичних консультацій. ШІ-асистент підтримує виключно організаційні процеси — запис на прийом, передавання інформації з вашої бази знань (наприклад, години прийому, огляд послуг, підказки щодо підготовки до візиту), а також прийом запитів на зворотний дзвінок. У питаннях здоров'я звернення послідовно спрямовуються або передаються вашому фаховому персоналу.
Як конкретно відбувається запис на прийом через ШІ-чат-бот?
Асистент визначає суть запиту (наприклад, прийом при болях, огляд, консультація, пробне тренування), обирає відповідну послугу, вносить необхідні дані (ім'я, контактні дані, за потреби статус пацієнта/клієнта), перевіряє вільний час у підключеній системі запису та бронює прийом. Після цього Zentor надсилає підтвердження та, у відповідний час, нагадування.
Чи може чат-бот переносити або скасовувати вже наявні записи?
Так. Пацієнти та клієнти можуть через той самий канал, через який вони зробили бронювання, подати запит на зміну або скасування. Zentor перевіряє доступність для нового запису, здійснює зміну бронювання або скасовує його та підтверджує зміну — відповідно до встановлених вами правил (наприклад, термінів попереднього повідомлення).
Якими каналами пацієнти або клієнти можуть надіслати запит на запис?
За замовчуванням через вебчат та електронну пошту. З активованими додатковими модулями в тарифі «Індивідуальний» також через WhatsApp, Telegram, SMS і телефонію через Zentor SIP-Voicebot.
Чи можна підключити ШІ-асистента до нашого програмного забезпечення для управління клінікою або системи запису?
Через автоматизації робочих процесів n8n та API-підключення (тариф «Індивідуальний») Zentor можна підключити до наявного програмного забезпечення для управління клінікою, систем студій або систем керування записами, щоб перевіряти доступність у реальному часі й одразу вносити записи. Якщо підключення немає або воно не потрібне, Zentor використовує вбудоване керування записами платформи. Для індивідуальних підключень ми готуємо пропозицію за запитом.
Скільки коштує ШІ-чат-бот від Zentor App для клінік, косметологічних і фітнес-студій?
Zentor App починається з 14-денного безкоштовного демо. Тариф Starter коштує 49 €/міс. (ШІ-чат-бот, вебчат, 1 домен) плюс 49 € за налаштування. Тариф «Індивідуальний» з омніканальними каналами та підключенням систем вільно налаштовується — максимум 899 €/міс., налаштування до 399 €, пропозиція до оплати. Телефонія через Zentor SIP-Voicebot входить до омніканальних каналів тарифу «Індивідуальний».
Автоматизуйте запити на запис для вашої клініки або студії
Протестуйте Zentor App 14 днів безкоштовно або зв'яжіться з нами напряму — ми покажемо, як саме може виглядати процес запису для вашої клініки, косметологічного кабінету або фітнес-центру.