AI chatbot za ordinacije – automatska obrada upita za termin.

Zahtjevi za termin često stižu u ordinacije i studije u trenucima kada nitko nije dostupan na recepciji: navečer, vikendom ili tijekom pružanja usluga. Pozivi koji se ne mogu primiti tijekom pružanja usluga dovode do propuštenih termina – a pacijenti koji ne jave na vrijeme ili uopće ne jave, rezultiraju praznim terminima ("no-shows"). Istovremeno, mnogi se zahtjevi ponavljaju: radno vrijeme, dostupnost termina, što je potrebno za pripremu ili je li moguće nazvati natrag.

Zentor App strukturirano preuzima ove ponavljajuće organizacijske zahtjeve i smanjuje opterećenje praktičara ili studijskog tima za standardne zahtjeve tako da ima više vremena za stvarnu pomoć na mjestu.

Jedna pacijentica piše putem webchata u 22 sata: „Me zub boli od danas, trebam brzo termin.“ Zentor prepoznaje zahtjev kao upit za hitnu bol, određuje odgovarajuću uslugu (termin za bol umjesto redovnog pregleda), bilježi ime, kontakt podatke i provjerava je li pacijentica već u praksi, ispituje sljedeće dostupne termine za hitne slučajeve u povezanom sustavu za zakazivanje, rezervira najraniji mogući termin i šalje potvrdu putem e-pošte. Sljedeći dan automatski slijedi podsjetnik s uputama za pripremu (npr. nije potrebno biti natašte, ponesite karticu osiguranja). Ako pacijentica mora otkazati termin u kratkom roku, to može učiniti putem istog chata — Zentor oslobađa termin i potvrđuje otkazivanje.

Jedna korisnica pita putem WhatsAppa o usluzi produljenja trepavica. Sustav Zentor automatski prepoznaje upit i pridružuje ga odgovarajućoj usluzi, objašnjava postupak i relevantne upute za pripremu (npr. ne koristiti maskaru i ne nositi kontaktne leće na dan termina) koristeći bazu znanja, prikuplja podatke za kontakt, provjerava dostupne termine i rezervira željeni termin. Dva sata prije termina, sustav Zentor automatski šalje podsjetnik putem SMS-a, što značajno smanjuje vjerojatnost propuštenog termina. Isti postupak funkcionira i za fitness centar, na primjer, prilikom rezervacije besplatne probne vježbe ili zahtjeva za kontakt u vezi s članstvom.

Zentor App obrađuje zahtjeve putem Webchat, e-pošte, WhatsApp, Telegram, SMS poruka i telefonskih poziva preko Zentor SIP-Voicebot ovisno o konfiguraciji vašeg paketa.

Svi kanali funkcioniraju zajedno u jednoj zajedničkoj inboxu, omogućujući vašem timu da vidi cijeli tijek razgovora – bez obzira kojim kanalom je upit izvorno stigao.

Ako je već u upotrebi softver za upravljanje ordinacijom ili sustav za zakazivanje termina, Zentor se može integrirati s njim putem n8n automatizacija radnih procesa i API konekcija (Individualni paket), kako bi se provjerila dostupnost u stvarnom vremenu i termini se direktno unosili u postojeći sustav.

Ako nije dostupna ili poželjna integracija, Zentor koristi ugrađeni sustav za upravljanje terminima platforme – za to nije nužno potrebno zasebno sustav. Za individualne integracije s postojećim softverom izrađujemo ponudu na upit.

Zentor App isključivo podržava organizacijske postupke oko rokova. AI asistent ne postavlja dijagnoze, ne donosi odluke o terapiji i ne zamjenjuje medicinsku, kozmetičku ili trening savjetovanje stručnog osoblja.

• Termin zakazivanje, potvrda, podsjetnik, promjena termina i otkazivanje
• Djeljenje informacija iz baze znanja: radno vrijeme, opći pregled usluga, upute za pripremu za termine.
• Prihvaćanje zahtjeva za povratni poziv za pitanja koja zahtijevaju razgovor sa stručnim osobljem
• Bez dijagnoza, bez odluka o terapiji, bez medicinske, kozmetičke ili trening savjetovanje putem AI