Kontakt stranica izrađena je kako bi tvrtke mogle proslijediti svoje slučajeve korištenja timu Zentor. Stranica objedinjuje osobno savjetovanje, demo i izravan pisani kontakt. Najkorisniji upit opisuje željene procese, umjesto da samo napiše "želim informacije".
U poruci se mogu navesti željeni kanali, približan broj korisnika, vrsta izvora znanja, potrebne integracije i potreba za više najmoprimaca (tenanata). Dodatno treba spomenuti WhatsApp, SMS, telefonski bot/SIP, n8n automatizaciju ili želju za On-Premises radom. Time se Starter konfiguracija može ispravno razlikovati od Individuell konfiguracije i ručno aktiviranih dodataka (Add-ons).
U kontakt obrascu ne bi se trebale navoditi lozinke, API ključevi, widget tokeni, podaci o plaćanju ili nepotrebni podaci o klijentima. Ako se prijavljuje postojeći tehnički problem, dovoljni su naziv najmoprimca, vrijeme, pogođena funkcija i koraci za reprodukciju. Povjerljivi podaci na snimkama zaslona trebaju biti zamagljeni.
Obrazac za osobno savjetovanje prikuplja ime, e-poštu, tvrtku, telefonski broj i upit. Bez ispunjenih obveznih polja i privole za zaštitu podataka slanje nije moguće. Slanjem obrasca automatski se ne stvara najmoprimac niti se time daje obvezujuća ponuda. Individuell konfiguracije provjeravaju se ručno.
Opcija On-Premises nije samoposluživanje i trenutno se priprema za korištenje. Ni nadogradnje paketa ni kupnja dodataka (Add-ons) ne odvijaju se potpuno samostalno putem nadzorne ploče. Kontaktiranje stoga služi razjašnjavanju konfiguracije i koraka aktivacije.
Formulacija "obično jedan radni dan" navedena na stranici, unatoč postojećem sadržaju, ne bi se trebala prikazivati kao obvezujuće jamstvo razine usluge. Opterećenje i opseg upita mogu utjecati na vrijeme odgovora. Potvrdu prikazanu nakon slanja treba sačuvati, a treba koristiti dostupnu poslovnu e-poštu. Cilj kontakt stranice nije stvaranje prodajnog pritiska, već ispravno tehničko i poslovno razvrstavanje stvarnog slučaja korištenja.
Prije slanja može se ukratko sažeti svrha poruke: novo postavljanje, integracija, određivanje cijena ili tehnički problem. Ta klasifikacija olakšava internu preraspodjelu. Umjesto slanja više obrazaca uzastopno za istu temu, trebalo bi koristiti istu e-poštu i isti naziv tvrtke kao u prvotnom upitu; po potrebi se u naknadnoj poruci može uputiti na prethodni upit.
U slučaju pogreške u provjeri valjanosti obrasca, uneseni tekst se zadržava, a označava se samo neispravno polje. Nakon uspješnog slanja trebala bi se prikazati jasna potvrda. Stranica bi trebala opisati sljedeći korak kontakta, bez stvaranja dojma automatskog ugovora ili trenutne aktivacije.
U kontakt upitu mogu se navesti preferirani jezik i dostupno vrijeme. Ti podaci ne mijenjaju tehnički sadržaj, ali pomažu učinkovitije isplanirati odgovor. Neobavezna polja mogu ostati prazna; ne bi se smjeli unositi izmišljeni podaci.