Kontaktsiden er oprettet, så virksomheder kan formidle deres use cases til Zentor-teamet. Siden samler personlig rådgivning, demo og direkte skriftlig kontakt. Den mest nyttige henvendelse beskriver de ønskede arbejdsgange i stedet for blot at skrive "jeg vil gerne have information".
I beskeden kan de ønskede kanaler, det omtrentlige antal brugere, typen af videnskilder, nødvendige integrationer og et behov for flere tenants angives. WhatsApp, SMS, telefonbot/SIP, n8n-automatisering eller et ønske om On-Premises bør desuden nævnes. Dermed kan Starter-konfigurationen korrekt adskilles fra Individuell-konfigurationen og de manuelt aktiverede Add-ons.
I kontaktformularen bør der ikke angives adgangskoder, API-nøgler, widget-tokens, betalingsoplysninger eller unødvendige kundedata. Ved rapportering af et eksisterende teknisk problem er det tilstrækkeligt at angive tenantnavn, tidspunkt, den berørte funktion og trin til reproduktion. Fortrolige oplysninger i screenshots bør sløres.
Formularen til personlig rådgivning indsamler navn, e-mail, firma, telefonnummer og henvendelse. Uden udfyldte obligatoriske felter og samtykke til databeskyttelse kan formularen ikke sendes. Indsendelse af formularen opretter hverken automatisk en tenant eller udgør et bindende tilbud. Individuell-konfigurationer gennemgås manuelt.
On-Premises-muligheden er ikke selvbetjening og er i øjeblikket under forberedelse til brug. Heller ikke pakkeopgraderinger og køb af Add-ons foregår fuldt ud som selvbetjening via dashboardet. Kontakt tjener derfor til at afklare konfiguration og aktiveringstrin.
Formuleringen "som regel én arbejdsdag" nævnt på siden bør på trods af det eksisterende indhold ikke fremstilles som et bindende service-level-tilsagn. Belastning og omfanget af henvendelsen kan påvirke svartiden. Bekræftelsen, der vises efter indsendelse, bør gemmes, og der bør anvendes en tilgængelig forretnings-e-mailadresse. Formålet med kontaktsiden er ikke at skabe salgspres, men at placere det faktiske use case teknisk og forretningsmæssigt korrekt.
Før afsendelse kan formålet med beskeden kort sammenfattes: nyopsætning, integration, prisfastsættelse eller teknisk problem. Denne klassificering letter den interne viderestilling. I stedet for at sende flere formularer efter hinanden om samme emne bør samme e-mailadresse og samme firmanavn som ved den første henvendelse anvendes; om nødvendigt kan der i en opfølgende besked henvises til den tidligere henvendelse.
Ved en valideringsfejl i formularen bevares den indtastede tekst, og kun det fejlbehæftede felt markeres. Efter vellykket indsendelse bør en tydelig bekræftelse vises. Siden bør beskrive det næste kontakttrin uden at give indtryk af en automatisk kontrakt eller øjeblikkelig aktivering.
Ved kontakthenvendelsen kan foretrukket sprog og tilgængeligt tidspunkt angives. Disse oplysninger ændrer intet ved det tekniske indhold, men hjælper med at planlægge svaret mere effektivt. Ikke-obligatoriske felter kan forblive tomme; der bør ikke indtastes opdigtede oplysninger.