De contactpagina is ingericht zodat bedrijven hun use cases aan het Zentor-team kunnen doorgeven. De pagina bundelt persoonlijk advies, demo en directe schriftelijke contactopname. De nuttigste aanvraag beschrijft de beoogde processen, in plaats van alleen 'ik wil informatie' te schrijven.
In het bericht kunnen de gewenste kanalen, het geschatte aantal gebruikers, het type kennisbronnen, benodigde integraties en de behoefte aan meerdere tenants worden genoemd. WhatsApp, SMS, telefoonbot/SIP, n8n-automatisering of een wens voor on-premises moeten bovendien worden vermeld. Zo kan de Starter-configuratie correct worden onderscheiden van de Individueel-configuratie en de handmatig te activeren add-ons.
In het contactformulier moeten geen wachtwoorden, API-sleutels, widget-tokens, betalingsgegevens of onnodige klantgegevens worden opgegeven. Wordt een bestaand technisch probleem gemeld, dan volstaan de tenantnaam, het tijdstip, de betrokken functie en de stappen om het te reproduceren. Vertrouwelijke gegevens in screenshots moeten onleesbaar worden gemaakt.
Het formulier voor persoonlijk advies vraagt naam, e-mail, bedrijf, telefoonnummer en onderwerp. Zonder ingevulde verplichte velden en toestemming voor de privacyverklaring kan niets worden verzonden. Het verzenden van het formulier leidt niet automatisch tot het aanmaken van een tenant en vormt ook geen bindende offerte. Individueel-configuraties worden handmatig gecontroleerd.
De on-premises-optie is geen self-service en is momenteel in voorbereiding voor gebruik. Ook pakketupgrades en de aankoop van add-ons verlopen niet volledig via self-service in het dashboard. De contactopname dient daarom om de configuratie en de activeringsstappen te verduidelijken.
De op de pagina genoemde formulering 'in de regel één werkdag' mag ondanks de aanwezige tekst niet worden voorgesteld als een bindende service-levelbelofte. Drukte en omvang van de aanvraag kunnen de reactietijd beïnvloeden. De na het verzenden getoonde bevestiging moet worden bewaard en er moet een bereikbaar zakelijk e-mailadres worden gebruikt. Het doel van de contactpagina is niet om verkoopdruk te creëren, maar om de daadwerkelijke use case technisch en zakelijk correct in te delen.
Vóór het verzenden kan het doel van het bericht kort worden samengevat: nieuwe inrichting, integratie, prijsstelling of technisch probleem. Deze indeling vergemakkelijkt de interne doorverwijzing. In plaats van meerdere formulieren achter elkaar voor hetzelfde onderwerp te sturen, moeten hetzelfde e-mailadres en dezelfde bedrijfsnaam als bij de eerste aanvraag worden gebruikt; indien nodig kan in een vervolgbericht naar de eerdere aanvraag worden verwezen.
Bij een validatiefout van het formulier blijft de ingevoerde tekst behouden en wordt alleen het foutieve veld gemarkeerd. Na succesvol verzenden moet een duidelijke bevestiging verschijnen. De pagina moet de volgende contactstap beschrijven, zonder de indruk te wekken van een automatisch contract of een directe activering.
Bij de contactaanvraag kunnen de voorkeurstaal en een bereikbaar tijdstip worden opgegeven. Deze gegevens veranderen niets aan de technische inhoud, maar helpen om de terugkoppeling efficiënter te plannen. Niet-verplichte velden kunnen leeg blijven; verzonnen gegevens mogen niet worden ingevoerd.