A kapcsolatfelvételi oldal azért jött létre, hogy a vállalatok eljuttathassák felhasználási eseteiket a Zentor csapatához. Az oldal egyesíti a személyes tanácsadást, a demót és a közvetlen írásbeli kapcsolatfelvételt. A leghasznosabb megkeresés a tervezett folyamatokat írja le, ahelyett hogy csak annyit írna: "információt szeretnék".
Az üzenetben megadhatók a kívánt csatornák, a hozzávetőleges felhasználószám, a tudásforrások típusa, a szükséges integrációk és a több bérlőre (tenant) vonatkozó igény. Emellett érdemes megemlíteni a WhatsAppot, SMS-t, telefonos botot/SIP-et, n8n automatizálást vagy On-Premises üzemeltetési igényt. Ez segít helyesen elkülöníteni a Starter konfigurációt az Individuell konfigurációtól és a manuálisan aktiválandó Add-onoktól.
A kapcsolatfelvételi űrlapon nem szabad megadni jelszavakat, API-kulcsokat, widget-tokeneket, fizetési adatokat vagy szükségtelen ügyféladatokat. Egy meglévő technikai probléma bejelentésekor elegendő a bérlő neve, az időpont, az érintett funkció és a reprodukciós lépések. A képernyőképeken szereplő bizalmas adatokat el kell takarni.
A személyes tanácsadási űrlap nevet, e-mail címet, céget, telefonszámot és megkeresést rögzít. A kötelező mezők kitöltése és az adatvédelmi hozzájárulás nélkül nem lehetséges a beküldés. Az űrlap elküldése sem automatikusan bérlőt nem hoz létre, sem kötelező érvényű ajánlatnak nem minősül. Az Individuell konfigurációkat manuálisan ellenőrzik.
Az On-Premises opció nem önkiszolgáló, és jelenleg a használatra való felkészítés alatt áll. A csomagfrissítések és az Add-onok vásárlása sem történik teljesen önkiszolgáló módon az irányítópulton keresztül. A kapcsolatfelvétel ezért a konfiguráció és az aktiválási lépések tisztázását szolgálja.
Az oldalon szereplő "általában egy munkanap" megfogalmazást a meglévő tartalom ellenére sem szabad kötelező érvényű szolgáltatási szint ígéretként bemutatni. A terhelés és a megkeresés terjedelme befolyásolhatja a válaszidőt. A beküldés után megjelenő visszaigazolást meg kell őrizni, és elérhető üzleti e-mail címet kell használni. A kapcsolatfelvételi oldal célja nem az értékesítési nyomás gyakorlása, hanem a tényleges felhasználási eset technikai és üzleti szempontból helyes besorolása.
Beküldés előtt röviden összefoglalható az üzenet célja: új beállítás, integráció, árazás vagy technikai probléma. Ez a besorolás megkönnyíti a belső továbbítást. Ahelyett, hogy ugyanahhoz a témához egymás után több űrlapot küldenének, ugyanazt az e-mail címet és cégnevet kell használni, mint az első megkeresésnél; szükség esetén egy későbbi üzenetben hivatkozni lehet a korábbi megkeresésre.
Az űrlap érvényesítési hibája esetén a megadott szöveg megmarad, és csak a hibás mező kerül megjelölésre. Sikeres beküldés után egyértelmű visszaigazolásnak kell megjelennie. Az oldalnak a következő kapcsolatfelvételi lépést kell leírnia anélkül, hogy automatikus szerződés vagy azonnali aktiválás benyomását keltené.
A kapcsolatfelvételi megkeresésnél megadható a preferált nyelv és az elérhető időpont. Ezek az adatok nem változtatnak a technikai tartalmon, de segítenek hatékonyabban megtervezni a választ. A nem kötelező mezők üresen maradhatnak; kitalált adatokat nem szabad megadni.