Kontaktní stránka byla vytvořena, aby firmy mohly sdělit své případy použití týmu Zentor. Stránka spojuje osobní poradenství, demo a přímý písemný kontakt. Nejužitečnější dotaz popisuje zamýšlené procesy, místo aby jen napsal „chci informace".
Ve zprávě lze uvést požadované kanály, přibližný počet uživatelů, druh zdrojů znalostí, potřebné integrace a potřebu více nájemců (tenantů). Dále by měly být zmíněny WhatsApp, SMS, telefonní bot/SIP, automatizace n8n nebo přání provozu On-Premises. Tím lze správně odlišit konfiguraci Starter od konfigurace Individuell a ručně aktivovaných doplňků (Add-ons).
V kontaktním formuláři by neměla být uváděna hesla, API klíče, tokeny widgetu, platební údaje ani zbytečné zákaznické údaje. Při hlášení existujícího technického problému stačí název nájemce, čas, dotčená funkce a kroky k reprodukci. Důvěrné údaje na snímcích obrazovky by měly být znečitelněny.
Formulář pro osobní poradenství zaznamenává jméno, e-mail, firmu, telefonní číslo a požadavek. Bez vyplněných povinných polí a souhlasu s ochranou osobních údajů není odeslání možné. Odeslání formuláře automaticky nezakládá nájemce ani nepředstavuje závaznou nabídku. Konfigurace Individuell jsou kontrolovány ručně.
Možnost On-Premises není samoobslužná a v současné době se připravuje k použití. Ani upgrady balíčků, ani nákup doplňků (Add-ons) nelze provést zcela samoobslužně přes dashboard. Kontaktování proto slouží k objasnění konfigurace a kroků aktivace.
Formulace „obvykle jeden pracovní den" uvedená na stránce by neměla být navzdory existujícímu obsahu prezentována jako závazný příslib úrovně služeb. Vytížení a rozsah dotazu mohou ovlivnit dobu odezvy. Potvrzení zobrazené po odeslání by mělo být uchováno a měla by být použita dostupná firemní e-mailová adresa. Cílem kontaktní stránky není vytvářet prodejní tlak, ale správně technicky a obchodně zařadit skutečný případ použití.
Před odesláním lze stručně shrnout účel zprávy: nové nastavení, integrace, tvorba cen nebo technický problém. Toto zařazení usnadňuje interní směrování. Místo zasílání více formulářů po sobě ke stejnému tématu by měla být použita stejná e-mailová adresa a stejný název firmy jako u prvního dotazu; v případě potřeby lze v následné zprávě odkázat na předchozí dotaz.
Při chybě validace formuláře zůstává zadaný text zachován a označeno je pouze chybné pole. Po úspěšném odeslání by se mělo zobrazit jednoznačné potvrzení. Stránka by měla popisovat další krok kontaktu, aniž by vzbuzovala dojem automatické smlouvy nebo okamžité aktivace.
V kontaktním dotazu lze uvést preferovaný jazyk a dostupný čas. Tyto údaje nic nemění na technickém obsahu, ale pomáhají efektivněji naplánovat odpověď. Nepovinná pole mohou zůstat prázdná; neměly by se vyplňovat vymyšlené údaje.