Chatbot de IA para consultórios — processar automaticamente pedidos de consulta

Pedidos de consulta chegam frequentemente quando ninguém está disponível na receção: à noite, ao fim de semana ou durante tratamentos em curso. Chamadas que não podem ser atendidas durante tratamentos levam a consultas perdidas — e pacientes que avisam demasiado tarde ou nem avisam deixam horários vazios (No-Shows). Ao mesmo tempo repetem-se muitos pedidos: horários, se ainda existe vaga, o que é necessário para preparação ou se é possível uma chamada de retorno.

A Zentor App assume estes pedidos organizacionais recorrentes de forma estruturada e alivia a equipa do consultório ou estúdio em perguntas padrão — deixando mais tempo para o atendimento presencial.

Uma paciente escreve às 22h pelo webchat: «Tenho dor num dente desde hoje e preciso rapidamente de uma consulta.» A Zentor reconhece o pedido como dor aguda, determina o serviço adequado (consulta de urgência em vez de controlo regular), regista nome, contactos e se já é paciente, verifica os próximos horários de urgência disponíveis no sistema de consultas ligado, marca o horário mais próximo e envia uma confirmação por e-mail. No dia anterior segue-se um lembrete automático com instruções de preparação (por ex., não é necessário estar em jejum, trazer cartão do seguro). Se a paciente precisar de cancelar em cima da hora, pode fazê-lo através do mesmo chat — a Zentor liberta o horário e confirma o cancelamento.

Uma cliente pergunta por WhatsApp sobre extensão de pestanas. A Zentor associa o pedido ao serviço adequado, explica o processo e instruções relevantes de preparação com base na base de conhecimento (por ex., sem rímel e sem lentes de contacto no dia), regista os contactos, verifica horários disponíveis e marca o horário pretendido. Duas horas antes, a Zentor envia automaticamente um lembrete por SMS — reduzindo significativamente a probabilidade de falta. O mesmo padrão funciona também para um ginásio, por exemplo para marcar um treino experimental gratuito ou um pedido de chamada de retorno sobre adesão.

A Zentor App processa pedidos por webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS e telefonia através do Zentor SIP-Voicebot — consoante a configuração do seu pacote. Assim, pacientes e clientes contactam o consultório ou estúdio pelo canal que lhes é mais natural — também em vários idiomas, se o seu público o exigir.

Todos os canais convergem numa Inbox comum, permitindo à sua equipa ver o histórico completo da conversa — independentemente do canal de origem.

Se já utilizar software de gestão do consultório ou um sistema de consultas/reservas, a Zentor pode ser ligada através de automatizações n8n e integrações API (pacote Individual) para verificar disponibilidade live e inserir consultas diretamente no sistema existente.

Se não existir ou não for desejada uma integração, a Zentor utiliza a gestão nativa de consultas da plataforma — não é obrigatório um sistema separado. Para integrações individuais com software existente, preparamos uma proposta mediante pedido.

A Zentor App apoia exclusivamente processos organizacionais relacionados com consultas. O assistente de IA não faz diagnósticos, não toma decisões terapêuticas e não substitui aconselhamento médico, estético ou de treino prestado por profissionais.

• Marcação, confirmação, lembrete, reagendamento e cancelamento de consultas
• Transmissão de informações da base de conhecimento: horários, visão geral dos serviços e instruções de preparação para consultas
• Receção de pedidos de chamada de retorno para assuntos que exigem conversa com profissionais
• Sem diagnósticos, sem decisões terapêuticas, sem aconselhamento médico, estético ou de treino pela IA