AI-chattbot för kliniker – hantera bokningsförfrågningar automatiskt
Läkarmottagningar, tandläkarmottagningar, skönhetssalonger och gym får bokningsförfrågningar när som helst på dygnet – många utanför öppettiderna. Zentor App tar emot dessa förfrågningar via webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni via Zentor SIP-Voicebot, känner igen ärendet, fastställer rätt tjänst och genomför hela bokningsprocessen fram till bekräftelsen – organisatoriskt, dygnet runt och utan medicinsk rådgivning.
Vanliga utmaningar i vardagen på kliniker och studior
Förfrågningar om tider når ofta kliniker och studior när ingen är tillgänglig i receptionen: på kvällar, på helger eller under pågående behandlingar. Samtal som inte kan besvaras under behandlingstid leder till missade bokningar – och patienter som hör av sig för sent eller inte alls leder till tomma tider (no-shows). Samtidigt återkommer många förfrågningar: mottagningstider, om en tid fortfarande är ledig, vad som behövs som förberedelse eller om en återuppringning är möjlig.
Zentor App tar hand om dessa återkommande, organisatoriska förfrågningar på ett strukturerat sätt och avlastar teamet på kliniken eller i studion vid standardförfrågningar – så att mer tid blir kvar för det faktiska omhändertagandet på plats.
Den kompletta bokningsprocessen – två exempel
En patient skriver klockan 22 via webbchatten: ”Jag har haft ont i en tand sedan i dag, jag behöver snabbt en tid.” Zentor känner igen ärendet som en förfrågan om akut smärta, fastställer rätt tjänst (akuttid vid smärta i stället för vanlig kontroll), registrerar namn, kontaktuppgifter och om hon redan är patient på kliniken, kontrollerar de närmaste lediga akuttiderna i det anslutna bokningssystemet, bokar den tidigast möjliga tiden och skickar en bekräftelse via e-post. Dagen innan kommer en automatisk påminnelse med förberedelseinformation (t.ex. att man inte behöver vara fastande, ta med försäkringskortet). Om patienten måste avboka med kort varsel kan hon göra det i samma chatt – Zentor frigör tiden och bekräftar avbokningen.
En kund frågar via WhatsApp om fransförlängning. Zentor kopplar förfrågan till rätt tjänst, förklarar utifrån kunskapsbasen hur behandlingen går till och relevanta förberedelser (t.ex. ingen mascara och inga kontaktlinser på dagen för besöket), registrerar kontaktuppgifterna, kontrollerar lediga tider och bokar den önskade tiden. Två timmar innan skickar Zentor automatiskt en påminnelse via SMS – det minskar risken för ett missat besök avsevärt. Samma mönster fungerar lika bra för ett gym, till exempel vid bokning av en kostnadsfri provträning eller ett önskemål om återuppringning för rådgivning om medlemskap.
Förloppet i åtta steg
Det konkreta ärendet identifieras utifrån meddelandet.
Den lämpliga tjänsten eller bokningstypen tilldelas.
Fråga strukturerat efter namn, kontaktuppgifter och relevant tilläggsinformation.
Kontrollera tillgänglighet i det anslutna eller inbyggda bokningssystemet.
Den passande tiden reserveras och förs in direkt.
Automatisk bekräftelse via den valda kanalen.
Automatisk påminnelse före bokningen minskar uteblivna besök.
Ändringar och avbokningar hanteras via samma kanal.
Kanaler för att nå patienter och kunder
Zentor App hanterar förfrågningar via webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni via Zentor SIP-Voicebot – beroende på hur ditt paket är konfigurerat. På så sätt når patienter och kunder kliniken eller studion redan i dag via den kanal som ligger närmast till hands för dem – även på flera språk, om din målgrupp kräver det.
Alla kanaler samlas i en gemensam inkorg, vilket gör att ditt team kan se hela samtalshistoriken — oavsett vilken kanal förfrågan ursprungligen inkom via.
Konkreta fördelar för kliniker och studior
Bokningsförfrågningar är möjliga även på kvällar, helger och utanför öppettiderna.
Under pågående behandlingar eller kurser fortsätter Zentor att hantera inkommande förfrågningar via webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram och SMS.
Automatiska påminnelser före bokningen minskar antalet missade bokningar avsevärt.
Standardförfrågningar om mottagningstider, tillgänglighet och förberedelser hanteras automatiskt.
Integration i befintliga system
Om ett praktiksystem eller ett tids- eller bokningssystem redan används kan Zentor anslutas till det via n8n-arbetsflödesautomatiseringar och API-anslutningar (Individuell-paketet) för att kontrollera tillgänglighet i realtid och föra in tider direkt i det befintliga systemet.
Om ingen anslutning finns eller önskas använder Zentor plattformens inbyggda tidsbokning – ett separat system krävs inte nödvändigtvis. För individuella anslutningar till befintlig programvara tar vi fram en offert på begäran.
Tydliga organisatoriska gränser
Zentor App stöder enbart organisatoriska processer kring tidsbokningar. AI-assistenten ställer inga diagnoser, fattar inga beslut gällande behandling och ersätter ingen medicinsk, kosmetisk eller träningsrelaterad rådgivning från yrkesmässig personal.
- Tidsbokning, -bekräftelse, -påminnelse, -flyttning och -avbokning
- Förmedling av information från kunskapsbasen: mottagningstider, allmän översikt över tjänster, förberedelseanvisningar inför besök
- Mottagande av önskemål om återuppringning för ärenden som kräver samtal med fackpersonal
- Inga diagnoser, inga behandlingsbeslut, ingen medicinsk, kosmetisk eller träningsrelaterad rådgivning från AI:n
Vanliga frågor om AI-chattbot för kliniker
Kan AI-chattboten besvara medicinska frågor eller ställa diagnoser?
Nej. Zentor App ställer inga diagnoser, fattar inga beslut om behandling och ger ingen medicinsk rådgivning. AI-assistenten stöder enbart organisatoriska processer – tidsbokning, vidarebefordran av information från din kunskapsbas (t.ex. mottagningstider, översikt över tjänster, förberedelseanvisningar inför besök) samt mottagande av önskemål om återuppringning. Vid hälsorelaterade frågor hänvisas eller överlämnas ärendet konsekvent till din fackpersonal.
Hur går en tidsbokning med AI-chattboten konkret till?
Assistenten identifierar anledningen (t.ex. smärtmottagning, kontrollerundersökning, rådgivningstid, provträning), bestämmer den lämpliga tjänsten, registrerar nödvändig information (namn, kontaktuppgifter, vid behov befintlig patient-/kundstatus), kontrollerar tillgängliga tider i det anslutna bokningssystemet och bokar tiden. Därefter skickar Zentor en bekräftelse och vid lämplig tillfälle en påminnelse.
Kan chattboten flytta eller avboka befintliga tider?
Ja. Patienter och kunder kan begära ombokning eller avbokning via samma kanal som de bokade genom. Zentor kontrollerar tillgängligheten för en ny tid, bokar om eller avbokar och bekräftar ändringen – inom de regler du har konfigurerat (t.ex. krav på framförhållning).
Via vilka kanaler kan patienter eller kunder begära tid?
Som standard via webbchatt och e-post. Med aktiverade tilläggsmoduler i Individuell-paketet även via WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni via Zentor SIP-Voicebot.
Kan AI-assistenten anslutas till vårt praktiksystem eller vårt bokningssystem?
Med hjälp av n8n-Workflow-automatiseringar och API-anslutningar (Individuellt paket) kan Zentor kopplas till befintlig praxisadministrationsprogramvara, Studio- eller bokningssystem för att kontrollera tillgänglighet i realtid och direkt boka tider. Om ingen anslutning finns eller efterfrågas använder Zentor plattformens inbyggda bokningshantering. För individuella anslutningar tillhandahåller vi ett prisförslag på begäran.
Vad kostar AI-chattboten för kliniker, skönhetssalonger och gym hos Zentor App?
Zentor App startar med en 14 dagars kostnadsfri demo. Starter-planen kostar 49 €/månad (AI-chattbot, webbchatt, 1 domän) plus 49 € i uppstartsavgift. Individuell-paketet med omnikanalsstöd och systemanslutning är fritt konfigurerbart – högst 899 €/månad, uppstart upp till 399 €, offert före betalning. Telefoni via Zentor SIP-Voicebot ingår i omnikanalsutbudet i Individuell-paketet.
Automatisera förfrågningar om tidsbokning för din klinik eller studio
Testa Zentor App 14 dagar gratis eller prata direkt med oss – vi visar hur bokningsprocessen för din klinik, ditt skönhetssalong eller ditt fitnessstudio kan se ut i praktiken.