AI-chattbot för advokatbyråer och konsultföretag
Advokatbyråer, skattebyråer, notariat och företags- eller finansrådgivare får löpande förfrågningar utanför kontorstid eller under pågående uppdrag. Zentor App tar emot dessa förfrågningar via webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni (via Zentor SIP-Voicebot), kopplar dem till rätt fackområde, begär in nödvändiga handlingar, bokar tider för det första samtalet och skapar ärendet med alla registrerade uppgifter för ditt team – förkvalificerat och dokumenterat innan ansvarig advokat eller rådgivare tar över.
Vanliga förfrågningar — och var de idag fastnar
En klient hör av sig en kväll via webbchatten om en uppsägning, en potentiell klient ringer under ett rådgivningsmöte och hamnar i röstbrevlådan, en fråga om status i ett ärende når byrån via e-post och gås igenom först nästa dag. På många byråer och konsultfirmor hanteras dessa första kontakter av samma få personer som samtidigt ska samordna bokningar, begära in kompletterande handlingar och besvara följdfrågor – parallellt med själva uppdragsarbetet.
Följden: förfrågningar besvaras med fördröjning, tider för första samtal kommer till stånd först efter flera turer fram och tillbaka, och under själva första samtalet saknas ofta grundläggande handlingar eller uppgifter som kunde ha klarats ut i förväg.
Förloppet med Zentor App – med en skattebyrå som exempel
En ny intressent skriver via WhatsApp att han söker skatterådgivning för sin nybildade GmbH. Så kan processen med Zentor App gå till:
- 1. Registrera ärendet: Zentor tar emot meddelandet och ställer strukturerade följdfrågor: typ av företag, tidigare skatterådgivning, konkret ärende.
- 2. Bestäm ansvar och hur brådskande ärendet är: Ärendet kopplas till området bolagsbeskattning/löpande bokföring; frister (t.ex. kommande deklarationsfrister) registreras och markeras.
- 3. Begär information och dokument: Zentor begär in de handlingar som krävs för ett första samtal – t.ex. utdrag ur handelsregistret och bolagsavtal – och tar emot dem via uppladdning.
- 4. Boka tid: Lediga tider för ett första samtal visas, och den valda tiden bokas och bekräftas direkt i den anslutna kalendern.
- 5. Skapa ärende eller lead: Alla registrerade uppgifter – ärendets art, frister, dokument, tid – läggs upp och dokumenteras som ett nytt ärende eller lead.
- 6. Informera ansvarig medarbetare: Den ansvariga revisorn får en sammanfattning samt underlag och tid innan det första mötet inleds – vid komplexa förfrågningar sker överlämnandet till en medarbetare redan i förväg.
Vad AI-assistenten tar hand om för byråer och konsultfirmor
Allmänna frågor om rättsområden eller rådgivningsområden hos din byrå – utan juridisk rådgivning eller skatterådgivning i enskilda fall.
Kontrollera tillgänglighet och boka och bekräfta tider för första samtal direkt i den anslutna kalendern.
Registrera ärende, brådska och relevanta nyckeluppgifter strukturerat innan det första samtalet äger rum.
Gå igenom konfigurerade dokumentlistor och ta emot uppladdningar – t.ex. avtal, beslut eller id-handlingar före den första rådgivningen.
Ta emot och svara på förfrågningar från internationella klienter på flera språk.
Klientrelaterad lagring, EU-hosting och konfigurerbara kanaler för känsliga ärendedata.
Organisation istället för rådgivning — tydliga gränser
Zentor App ger ingen juridisk rådgivning eller skatterådgivning. AI-assistenten stöder enbart organisatoriskt: ta emot ärenden, bedöma fackområde och hur brådskande de är, begära in handlingar, boka tider och vidarebefordra ärendet till ansvarig advokat, skatterådgivare eller rådgivare. Varje saklig bedömning, upplysning eller rekommendation i det konkreta fallet förblir din byrås eller konsultfirmas uppgift.
Konkreta fördelar för byråer och konsultföretag
Förfrågningar tas emot även utanför kontorstider — inga förlorade första kontakter över natten eller på helgerna.
Ärende, fackområde och brådska finns redan strukturerat innan advokaten eller rådgivaren håller samtalet.
Tider för första möten föreslås och bokas direkt – utan onödiga telefonsamtal eller e-postväxlingar.
Nödvändiga handlingar finns redan före den bokade tiden tack vare att de har begärts in i förväg.
Ärenden skapas automatiskt och tilldelas ansvarig medarbetare – färre manuella vidarebefordringar och följdfrågor.
Integrationer och förutsättningar
Zentor App hanterar förfrågningar via de sex likvärdiga kanalerna webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni via Zentor SIP-Voicebot. Via n8n-arbetsflödesautomatiseringar och API-anslutningar (Individuell-paketet) kan Zentor boka tider i den anslutna kalendern, skapa ärenden eller leads i din byrå- eller CRM-programvara och hämta relevanta data.
Förutsättningen för respektive anslutning är en kompatibel kalender- eller byråprogramvara med ett tillgängligt gränssnitt eller en webhook. Den konkreta omfattningen av integrationen granskas gemensamt och fastställs inom ramen för en individuell offert.
Vanliga frågor om AI-chattbot för byråer och konsultfirmor
Ger AI-assistenten i Zentor App juridisk rådgivning eller skatterådgivning?
Nej. Zentor App ger ingen juridisk rådgivning eller skatterådgivning. AI-assistenten stöder enbart organisatoriskt: den tar emot ärenden, kopplar dem till ett rättsområde eller rådgivningsområde, bokar tider, begär in nödvändiga handlingar och vidarebefordrar ärendet till ansvarig advokat, skatterådgivare eller rådgivare. All saklig bedömning av ärendet ligger kvar hos din byrå eller konsultfirma.
Hur går en klientförfrågan konkret till i Zentor App?
Ett exempel från en advokatbyrå: En klient skriver utanför kontorstid via webbchatten att hen har blivit uppsagd. Zentor registrerar ärendet, kopplar det till rättsområdet arbetsrätt, frågar efter hur brådskande det är och uppsägningsdatum (på grund av fristen för att väcka talan), ber om uppladdning av uppsägningsbeskedet och anställningsavtalet, föreslår lediga tider för ett första samtal, bokar den valda tiden i kalendern och skapar ett nytt ärende med alla registrerade uppgifter. Den ansvariga advokaten får tid, underlag och sammanfattning innan det första samtalet börjar.
Kan assistenten begära in underlag före det första samtalet?
Ja. Beroende på ärende kan Zentor gå igenom konfigurerade dokumentlistor och be klienter att ladda upp handlingar – till exempel avtal, beslut, kvitton eller id-handlingar. På så sätt finns relevanta handlingar redan före den bokade tiden, i stället för att efterfrågas först under samtalet.
Är kommunikationen via Zentor App konfidentiell och i enlighet med GDPR?
Zentor App drivs GDPR-kompatibelt med EU-hosting. Förfrågningar, dokument och ärendedata lagras kopplade till respektive klient och är endast synliga för din byrå eller konsultfirma samt behöriga medarbetare. För hantering av särskilt känsliga uppdragsuppgifter bestämmer du vilka uppgifter som får registreras via vilka kanaler.
Kan Zentor App anslutas till vårt byråsystem eller vår kalender?
Via n8n-arbetsflödesautomatiseringar och API-anslutningar (Individuell-paketet) kan Zentor boka tider i den anslutna kalendern, skapa ärenden eller leads i din byrå- eller CRM-programvara och hämta relevanta data. Den exakta anslutningen beror på vilket system som används och klargörs inom ramen för en individuell offert.
Vad kostar Zentor App för byråer och konsultfirmor?
Zentor App startar med en 14 dagars kostnadsfri demo. Starter-planen kostar 49 €/månad (AI-chattbot, webbchatt, 1 domän) plus 49 € i uppstartsavgift. För WhatsApp, Telegram, SMS och individuella systemanslutningar till byråprogramvara finns Individuell-paketet – fritt konfigurerbart, högst 899 €/månad, uppstart upp till 399 €, offert före betalning. Telefoni är tillgänglig som likvärdig kanal via Zentor SIP-Voicebot.
Testa Zentor App gratis i 14 dagar för din byrå eller konsultfirma
Upplev hur klientförfrågningar kan förkvalificeras, tider för första möten bokas och underlag begärs innan mötet — utan bindning och utan att ange betalningsuppgifter.