Chatbot IA pentru cabinete de avocatură și firme de consultanță
Cabinetele de avocatură, firmele de consultanță fiscală, birourile notariale și firmele de consultanță în afaceri sau financiară primesc în permanență solicitări în afara programului de birou sau în timpul mandatelor în curs. Zentor App preia aceste solicitări prin webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS și telefonie (prin Zentor SIP-Voicebot), le atribuie unui domeniu de specialitate, solicită documentele necesare, stabilește programări pentru prima discuție și creează cazul cu toate datele înregistrate pentru echipa dumneavoastră — precalificat și documentat, înainte ca avocatul sau consultantul responsabil să preia.
Solicitări tipice — și unde rămân astăzi blocate
Un client ia legătura seara prin webchat din cauza unei concedieri, un potențial client sună în timpul unei consultații și ajunge în căsuța vocală, o întrebare despre stadiul unei proceduri ajunge la cabinet prin e-mail și este văzută abia a doua zi. În multe cabinete și firme de consultanță, aceste prime contacte trec prin aceleași câteva persoane, care în același timp trebuie să coordoneze programări, să ceară documente lipsă și să răspundă la întrebări — în paralel cu munca propriu-zisă pe mandate.
Consecința: solicitările primesc răspuns cu întârziere, programările pentru primele discuții se stabilesc abia după multe schimburi de mesaje, iar chiar la prima discuție lipsesc adesea documente sau informații de bază care ar fi putut fi clarificate în prealabil.
Fluxul cu Zentor App — exemplul unei firme de consultanță fiscală
O nouă persoană interesată scrie pe WhatsApp că își caută un consultant fiscal pentru GmbH-ul pe care tocmai l-a înființat. Iată cum poate decurge cazul cu Zentor App:
- 1. Înregistrarea solicitării: Zentor preia mesajul și întreabă structurat: tipul companiei, asistența fiscală de până acum, solicitarea concretă.
- 2. Determinarea competenței și a urgenței: Solicitarea este atribuită domeniului Drept fiscal al societăților/contabilitatea curentă; termenele (de exemplu, termenele de depunere iminente) sunt înregistrate și marcate.
- 3. Solicitarea de informații și documente: Zentor solicită documentele necesare pentru prima discuție — de ex. extrasul din registrul comerțului și actul constitutiv — și le preia prin încărcare.
- 4. Rezervă o programare: Se afișează programările disponibile pentru o primă discuție; programarea aleasă este rezervată și confirmată direct în calendarul conectat.
- 5. Crearea cazului sau a lead-ului: Toate datele înregistrate — solicitare, termene, documente, programare — sunt create și documentate ca un nou caz sau lead.
- 6. Informarea angajatului responsabil: Consultantul fiscal responsabil primește un rezumat împreună cu documentele și programarea, înainte de începerea primei discuții — în cazul întrebărilor complexe, transferul către un angajat are loc deja în prealabil.
Ce preia asistentul IA pentru cabinete de avocatură și firme de consultanță
Întrebări generale privind domeniile de drept sau prioritățile de consultanță ale cabinetului dumneavoastră — fără consultanță juridică sau fiscală pentru cazuri individuale.
Verificarea disponibilității, rezervarea și confirmarea programărilor pentru primele discuții direct în calendarul conectat.
Înregistrarea structurată a solicitării, a urgenței și a datelor esențiale relevante, înainte de prima discuție.
Solicitarea documentelor pe baza listelor configurate și preluarea încărcărilor — de ex. contracte, decizii sau acte de identitate înainte de prima consultație.
Primirea și răspunsul la solicitările clienților internaționali în mai multe limbi.
Stocare bazată pe client, găzduire în UE și canale configurabile pentru datele sensibile ale mandatului.
Organizare în loc de consiliere – limite clare
Zentor App nu oferă consultanță juridică sau fiscală. Asistentul IA ajută exclusiv organizatoric: preia solicitările, încadrează domeniul de specialitate și urgența, solicită documente, stabilește programări și transmite cazul avocatului, consultantului fiscal sau consultantului responsabil. Orice evaluare de fond, informație sau recomandare privind cazul concret rămâne sarcina cabinetului sau a firmei dumneavoastră de consultanță.
Avantaje concrete pentru cabinetele de avocatură și firmele de consultanță
Solicitările sunt primite și în afara orelor de birou – niciun contact inițial nu se pierde peste noapte sau în weekend.
Solicitarea, domeniul de specialitate și urgența sunt deja disponibile structurat înainte ca avocatul sau consultantul să poarte discuția.
Programările pentru primele discuții sunt propuse și rezervate direct — fără schimburi repetate de mesaje la telefon sau prin e-mail.
Documentele necesare sunt deja disponibile înainte de programare, datorită solicitării anterioare.
Cazurile sunt create automat și atribuite angajatului responsabil — mai puține redirecționări manuale și întrebări suplimentare.
Integrări și condiții preliminare
Zentor App procesează solicitările prin cele șase canale de egală importanță: webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS și telefonie prin Zentor SIP-Voicebot. Prin automatizări de workflow n8n și integrări API (pachetul Individual), Zentor poate rezerva programări în calendarul conectat, poate crea cazuri sau lead-uri în software-ul de cabinet sau CRM-ul dumneavoastră și poate prelua date relevante.
Condiția pentru fiecare integrare este un software de calendar sau de cabinet compatibil, cu o interfață accesibilă sau un webhook. Amploarea concretă a integrării este verificată împreună și stabilită în cadrul unei oferte individuale.
Întrebări frecvente despre chatbotul IA pentru cabinete de avocatură și firme de consultanță
Oferă asistentul IA al Zentor App consultanță juridică sau fiscală?
Nu. Zentor App nu oferă consultanță juridică sau fiscală. Asistentul IA ajută exclusiv organizatoric: preia solicitările, le atribuie unui domeniu de drept sau unei specializări de consultanță, stabilește programări, solicită documentele necesare și transmite cazul avocatului, consultantului fiscal sau consultantului responsabil. Orice evaluare pe fond a cazului rămâne în sarcina cabinetului sau a firmei dumneavoastră de consultanță.
Cum decurge concret o solicitare a unui client la Zentor App?
Un exemplu dintr-un cabinet de avocatură: un client scrie în afara programului de birou prin webchat că a fost concediat. Zentor înregistrează solicitarea, o atribuie domeniului dreptul muncii, întreabă despre urgență și data concedierii (din cauza termenului de introducere a acțiunii), cere încărcarea deciziei de concediere și a contractului de muncă, propune programări libere pentru o primă discuție, rezervă programarea aleasă în calendar și creează un nou caz cu toate datele înregistrate. Avocatul responsabil primește programarea, documentele și rezumatul înainte de începerea primei discuții.
Poate asistentul să solicite documente înainte de prima discuție?
Da. În funcție de solicitare, Zentor poate cere documente pe baza unor liste configurate și poate invita clienții să le încarce — de exemplu contracte, decizii, chitanțe sau acte de identitate. Astfel, documentele relevante sunt disponibile deja înainte de programare, în loc să fie cerute abia în timpul discuției.
Este comunicarea prin Zentor App confidențială și conformă cu GDPR?
Zentor App este operată în conformitate cu GDPR, cu găzduire în UE. Solicitările, documentele și datele cazurilor sunt stocate separat pe client și pot fi consultate exclusiv de cabinetul sau firma dumneavoastră de consultanță și de angajații autorizați. Pentru gestionarea datelor de mandat deosebit de sensibile, stabiliți ce informații pot fi colectate și prin ce canale.
Se poate conecta Zentor App la software-ul nostru de cabinet sau la calendarul nostru?
Prin automatizări de workflow n8n și integrări API (pachetul Individual), Zentor poate rezerva programări în calendarul conectat, poate crea cazuri sau lead-uri în software-ul de cabinet sau CRM-ul dumneavoastră și poate prelua date relevante. Integrarea exactă depinde de sistemul utilizat și se clarifică în cadrul unei oferte individuale.
Cât costă Zentor App pentru cabinete de avocatură și firme de consultanță?
Zentor App începe cu un demo gratuit de 14 zile. Planul Starter costă 49 €/lună (chatbot IA, webchat, 1 domeniu) plus 49 € pentru configurare. Pentru WhatsApp, Telegram, SMS și integrări individuale cu software-ul de cabinet este disponibil pachetul Individual — configurabil liber, maximum 899 €/lună, configurare de până la 399 €, ofertă înainte de plată. Telefonia este disponibilă ca canal de egală importanță prin Zentor SIP-Voicebot.
Testați gratuit Zentor App timp de 14 zile pentru cabinetul sau firma dumneavoastră de consultanță
Descoperiți cum pot fi precalificate solicitările clienților, programate primele consultații și solicitate documentele înainte de discuție — fără angajament și fără date de plată.