Tekoäly-chatbot lakitoimistoille ja konsulttiyrityksille
Asianajajan, verotuksen, notaaritoiminnan ja yritys- tai rahoitusalan toimistoille tulee jatkuvasti kysymyksiä toimiston ulkopuolella tai tehtävien aikana. Zentor App vastaa niihin Webchat:n, sähköpostin, WhatsApp:n, Telegram:n, tekstiviestien ja puhelinsoiton (Zentor SIP-Voicebot:n) välityksellä, määrittää ne erikoisosaan, pyytää tarvittavat asiakirjat, sopii ensimmäistä haastattelua koskevista päivämääristä ja antaa aikaa ja dokumentoi sen, että kaikki kerätyt tiedot on toimitettu ryhmällesi, ennen kuin asianajaja tai neuvonantaja ottaa ne vastaan.
Tyypilliset kyselyt — ja mihin ne nykyään jäävät
Asiakas ilmoittaa erottumisesta illalla Webchat:llä, mahdollinen asiakas soittaa neuvottelutilaisuuden aikana ja päätyy postilaatikkoon, tiedustelun tilaisuus saapuu toimistoon sähköpostitse ja nähdään vasta seuraavana päivänä.
Seuraukset: Kyselyihin vastataan viiveellä, ensimmäisten tapaamisten ajankohdat saadaan sovittua vasta useiden vaiheiden jälkeen, ja jopa ensimmäisessä tapaamisessa puuttuu usein perustietoa tai dokumentteja, jotka olisi pitänyt selvittää etukäteen.
Prosessi Zentor Appin avulla — esimerkkinä veroneuvonta
Uusi kiinnostunut kirjoittaa WhatsAppissa, että hän etsii veroneuvontaa vastaperustetulle GmbH:lleen. Näin prosessi voi edetä Zentor Appilla:
- 1. Kirjaa asia: Zentor ottaa viestin vastaan ja kysyy jäsennellysti: yrityksen tyyppi, aiempi veroneuvonta, konkreettinen asia.
- 2. Vastuu ja kiireellisyys määräävät: Asia kohdistetaan yhteisövero-oikeuden/juoksevan kirjanpidon alueelle; määräajat (esim. tulevat ilmoitusmääräajat) tallennetaan ja merkitään.
- 3. Pyydä tietoja ja asiakirjoja: Zentor pyytää ensitapaamista varten tarvittavat asiakirjat — esim. kaupparekisteriote ja yhtiösopimus — ja vastaanottaa ne Uploadin kautta.
- 4. Varaa aika: Vapaat ajat ensikonsultaatioon näytetään, valittu aika varataan suoraan liitettyyn kalenteriin ja vahvistetaan.
- 5. Luo tapaus tai liidi: Kaikki kerätyt tiedot – kuten valitukset, määräajat, dokumentit ja tapaamiset – luodaan ja tallennetaan uusina tapauksina tai liideinä.
- 6. Ilmoita vastaavalle työntekijälle: Vastuullinen veroasiantuntija saa yhteenvedon sekä liitteet ja tapaamisajan ennen ensimmäistä keskustelua – monimutkaisissa tapauksissa tiedot välitetään jo etukäteen asiantuntijalle.
Mitä tekoälyassistentti hoitaa lakiasiaintoimistoissa ja konsulttiyrityksissä
Yleiset kysymykset toimiston oikeudenaloista tai neuvonnan painopisteistä — ilman yksittäistapaukseen liittyvää oikeudellista tai veroasioiden neuvontaa.
Tarkista saatavuudet ja varaa ja vahvista ensikäyntien ajat suoraan liitetyssä kalenterissa.
Kirjaa jäsennellysti asia, kiireellisyys ja olennaiset perustiedot ennen ensikäyntiä.
Kysy määritettyjä asiakirjaluetteloita ja ota vastaan lähetyksiä — esim. sopimuksia, päätöksiä tai henkilöllisyysasiakirjoja ennen ensimmäistä neuvontaa.
Ottaa vastaan ja vastata kansainvälisten toimeksiantajien tai asiakkaiden tiedusteluihin useilla kielillä.
Toimeksiantajakohtainen tallennus, EU-Hosting ja konfiguroitavat kanavat arkaluonteisille toimeksiantotiedoille.
Organisointi neuvonnan sijaan — selkeät rajat.
Zentor App ei anna oikeus- tai veroneuvontaa.Tekoälyavustaja tukee ainoastaan organisatorisesti: ottaa vastaan asiat, luokittelee toimialan ja kiireellisyyden, pyytää asiakirjat, sopii tapaamiset ja välittää asian edelleen vastaavalle asianajajalle, veroneuvojalle tai konsultille. Kaikki konkreettista tapausta koskeva sisällöllinen arviointi, tiedonanto tai suositus jää toimistosi tai neuvontasi tehtäväksi.
Konkreettiset edut asianajotoimistoille ja konsulttiyrityksille
Tiedusteluja otetaan vastaan myös toimistoajan ulkopuolella — ei menetettyjä ensikontakteja yöllä tai viikonloppuna.
Asia, erikoisala ja kiireellisyys ovat jo jäsenneltyinä ennen kuin asianajaja tai neuvonantaja käy keskustelun.
Ensikäyntien ajat ehdotetaan ja varataan suoraan — ilman useita edestakaisia puheluita tai sähköposteja.
Tarvittavat asiakirjat ovat jo ennen ajanvarausta saatavilla aiemman pyynnön johdosta.
Prosessit luodaan automaattisesti ja kohdennetaan vastaavalle työntekijälle — vähemmän manuaalista edelleenohjausta ja kyselyitä.
Integraatiot ja edellytykset
Zentor App käsittelee kyselyjä kuuden vertaiskanavan Webchat, sähköpostin, WhatsApp, Telegram, tekstiviestin ja puhelun kautta Zentor SIP-Voicebot:n kautta. n8n:n työtulostus- ja API-yhteydet (yksittäinen paketti) mahdollistavat Zentor:n varaamisen liitetystä kalenterista, tehtävien tai johtojen luomisen toimiston tai CRM-ohjelmiston kautta ja asiaankuuluvan tiedon hakemisen.
Edellytyksenä kullekin liitännälle on yhteensopiva kalenteri- tai asianajotoimisto-ohjelmisto, jolla on saavutettavissa oleva rajapinta tai webhook. Integraation konkreettinen laajuus tarkistetaan yhdessä ja määritellään yksilöllisen tarjouksen puitteissa.
Usein kysytyt kysymykset tekoäly-chatbotista asianajotoimistoille ja konsultointiyrityksille
Antaako Zentor Appin tekoälyavustaja lakineuvontaa tai veroneuvontaa?
Ei. Zentor App ei anna lakineuvontaa tai veroneuvontaa. KI-assistentti tukee ainoastaan organisatorisesti: se ottaa vastaan asiat, luokittelee ne oikeudenalan tai neuvonnan painopisteen mukaan, sopii tapaamisia, pyytää tarvittavat asiakirjat ja välittää asian edelleen asianomaiselle asianajajalle, veroneuvojalle tai konsultille. Kaikki asian sisällöllinen arviointi jää toimistollenne tai neuvonnalle.
Miten asiakkaan pyyntö käytännössä etenee Zentor Appissa?
Esimerkki toimistosta: asiakas kirjoittaa erottaneensa toimistotunnin ulkopuolella Webchat:n kautta. Zentor ottaa kanteen, antaa sen työoikeusosastolle, pyytää kiireellisyyden ja irtisanomispäivän (kanteen määräajan vuoksi), pyytää irtisanomiskirjeiden ja työsopimuksen lataamista, ehdottaa vapaita tapaamisia ensimmäiselle haastattelulle, varata valitsemansa ajan kalenterissa ja aloittaa uuden tapahtuman kaikista kerättyistä tiedoista. Asianajaja saa ajankohdan, asiakirjat ja yhteenvedon ennen kuin ensimmäinen haastattelu alkaa.
Voiko assistentti pyytää asiakirjoja ennen ensimmäistä tapaamista?
Kyllä. Zentor voi kysyä asian mukaan konfiguroituja asiakirjaluetteloita ja pyytää asiakkaita lataamaan ne — esimerkiksi sopimukset, päätökset, tositteet tai henkilöllisyystodistukset. Näin olennaiset asiakirjat ovat saatavilla jo ennen tapaamista, eikä niitä tarvitse kysyä vasta keskustelun aikana.
Onko viestintä Zentor Appin kautta luottamuksellista ja DSGVO:n mukaista?
Zentor App -sovellusta käytetään GDPR:n mukaisesti EU-hostingissa. Kyselyt, asiakirjat ja asiatiedot tallennetaan asiakaskohtaisesti, ja ne ovat nähtävissä ainoastaan toimistollesi tai konsultointiyrityksellesi sekä valtuutetuille työntekijöille. Erityisen arkaluonteisten asiakastietojen käsittelyä varten määrität, mitä tietoja saa kerätä ja minkä kanavien kautta.
Voidaanko Zentor App liittää asianajotoimiston ohjelmistoomme tai kalenteriimme?
n8n-työnkulkuautomaatioiden ja API-liitäntöjen (Individuell-Paket) avulla Zentor voi varata aikoja yhdistetystä kalenterista, luoda toimeksiantoja tai liidejä toimistosi tai CRM-ohjelmistossasi ja hakea asiaankuuluvia tietoja. Tarkka liitäntä riippuu käytetystä järjestelmästä ja selvitetään yksilöllisen tarjouksen puitteissa.
Mitä Zentor App maksaa asianajotoimistoille ja konsulttitoimistoille?
Zentor-sovellus alkaa 14 päivän ilmaisella demolla. Starter-paketti maksaa 49 €/kuukausi (AI-chatbot, verkkokeskustelu, 1 verkkotunnus) + 49 € käyttöönotto. WhatsAppia, Telegramia, tekstiviestejä ja yksilöllisiä järjestelmäliittymiä asianajotoimistojen ohjelmistoihin varten on saatavilla Individuell-paketti — vapaasti konfiguroitavissa, enintään 899 €/kuukausi, käyttöönotto enintään 399 €, tarjous ennen maksua. Puhelin on saatavilla tasavertaisena kanavana Zentor SIP-voicebotin kautta.
Testaa Zentor App 14 päivää ilmaiseksi lakiasiaintoimistollesi tai konsultointiyrityksellesi.
Koe, miten asiakkaiden tiedustelut esikelpoistetaan, tapaamiset ensikeskusteluille sovitaan ja asiakirjat pyydetään ennen keskustelua — sitoumuksetta ja ilman maksutietoja.