Chatbot z umetno inteligenco za odvetniške pisarne in svetovalna podjetja
Odvetniške pisarne, davčni svetovalci, notariati ter podjetniška in finančna svetovanja nenehno prejemajo povpraševanja zunaj uradnih ur ali med tekočimi mandati. Zentor App ta povpraševanja sprejema prek spletnega klepeta, e-pošte, WhatsAppa, Telegrama, SMS in telefonije (prek Zentor SIP-Voicebota), jih dodeli strokovnemu področju, zahteva potrebne dokumente, dogovori termine za prvi pogovor in ustvari zadevo z vsemi zbranimi podatki za vašo ekipo — predhodno kvalificirano in dokumentirano, preden jo prevzame pristojni odvetnik ali svetovalec.
Tipična povpraševanja — in kje danes obtičijo
Stranka se zvečer prek spletnega klepeta oglasi zaradi odpovedi, potencialna stranka pokliče med svetovalnim terminom in konča na glasovni pošti, vprašanje o stanju postopka prispe v pisarno po e-pošti in ga pregledajo šele naslednji dan. V mnogih odvetniških pisarnah in svetovalnih službah ti prvi stiki potekajo prek istih nekaj oseb, ki morajo hkrati usklajevati termine, naknadno zahtevati dokumente in odgovarjati na vprašanja — vzporedno z dejanskim delom na mandatih.
Posledica: na povpraševanja se odgovarja z zamudo, termini za prve pogovore se dogovorijo šele po večkratnem usklajevanju sem in tja, v samem prvem pogovoru pa pogosto še manjkajo osnovni dokumenti ali podatki, ki bi jih bilo mogoče razjasniti vnaprej.
Potek z Zentor App — na primeru davčne svetovalne pisarne
Nov interesent prek WhatsAppa sporoči, da išče davčnega svetovalca za svojo pravkar ustanovljeno družbo GmbH. Postopek z Zentor App lahko poteka takole:
- 1. Zajem zadeve: Zentor sprejme sporočilo in strukturirano povpraša: vrsta podjetja, dosedanja davčna oskrba, konkretna zadeva.
- 2. Določitev pristojnosti in nujnosti: Zadeva se dodeli področju davčnega prava družb/tekočega knjigovodstva; roki (npr. bližajoči se roki za prijavo) se zabeležijo in označijo.
- 3. Zahtevanje informacij in dokumentov: Zentor zahteva dokumente, potrebne za prvi pogovor — npr. izpisek iz sodnega registra in družbeno pogodbo — ter jih sprejme prek nalaganja.
- 4. Rezervirajte termin: Prikazani so razpoložljivi termini za prvi pogovor; izbrani termin se neposredno rezervira in potrdi v povezanem koledarju.
- 5. Ustvari postopek oziroma potencialno stranko: Vsi zbrani podatki – zadeva, roki, dokumenti, termin – se zabeležijo kot nov postopek oziroma nova potencialna stranka in dokumentirajo.
- 6. Obveščanje pristojnih zaposlenih: Pristojni davčni svetovalec pred začetkom prvega pogovora prejme povzetek skupaj z dokumenti in terminom — pri zapletenih dodatnih vprašanjih se zadeva preda zaposlenemu že vnaprej.
Kaj za odvetniške pisarne in svetovalne službe prevzame asistent z umetno inteligenco
Splošna vprašanja o pravnih področjih ali težiščih svetovanja vaše pisarne — brez pravnega ali davčnega svetovanja v posameznem primeru.
Preverjanje razpoložljivosti ter rezervacija in potrditev terminov za prve pogovore neposredno v povezanem koledarju.
Strukturiran zajem zadeve, nujnosti in pomembnih ključnih podatkov pred prvim pogovorom.
Preverjanje konfiguriranih seznamov dokumentov in sprejemanje naloženih datotek — npr. pogodb, odločb ali osebnih dokumentov pred prvim svetovanjem.
Sprejemanje povpraševanj mednarodnih strank oziroma naročnikov v več jezikih in odgovarjanje nanje.
Shranjevanje po strankah, gostovanje v EU in nastavljivi kanali za občutljive podatke o mandatih.
Organizacija namesto svetovanja – jasne meje
Zentor App ne nudi pravnega ali davčnega svetovanja.Asistent z umetno inteligenco podpira izključno organizacijsko: sprejme zadeve, določi strokovno področje in nujnost, zahteva dokumentacijo, dogovori termine in postopek napoti pristojnemu odvetniku, davčnemu svetovalcu ali svetovalcu. Vsaka vsebinska ocena, informacija ali priporočilo za konkreten primer ostane naloga vaše odvetniške pisarne oziroma svetovalne službe.
Konkretne prednosti za odvetniške pisarne in svetovalne službe
Povpraševanja se sprejemajo tudi zunaj uradnih ur — nobenega izgubljenega prvega stika čez noč ali ob koncih tedna.
Zadeva, strokovno področje in nujnost so že strukturirano na voljo, preden odvetnik ali svetovalec vodi pogovor.
Termini za prve pogovore se neposredno predlagajo in rezervirajo — brez večkratnega usklajevanja po telefonu ali e-pošti.
Potrebni dokumenti so že pred terminom na voljo zaradi predhodnega zahtevanja.
Zadeve se samodejno ustvarijo in dodelijo pristojnemu zaposlenemu — manj ročnega posredovanja in dodatnih vprašanj.
Integracije in predpogoji
Zentor App obdeluje povpraševanja prek šestih enakovrednih kanalov: spletni klepet, e-pošta, WhatsApp, Telegram, SMS in telefonija prek Zentor SIP-Voicebota. Prek avtomatizacij s poteki dela n8n in API-povezav (paket Individualno) lahko Zentor rezervira termine v povezanem koledarju, ustvari postopke ali potencialne stranke v vaši programski opremi za odvetniško pisarno oziroma CRM ter pridobi ustrezne podatke.
Pogoj za posamezno povezavo je združljiva programska oprema za koledar oziroma odvetniško pisarno z dosegljivim vmesnikom ali webhookom. Konkretni obseg integracije se skupaj preveri in določi v okviru individualne ponudbe.
Pogosta vprašanja o chatbotu z umetno inteligenco za odvetniške pisarne in svetovalne službe
Ali asistent z umetno inteligenco v Zentor App nudi pravno ali davčno svetovanje?
Ne. Zentor App ne ponuja pravnega ali davčnega svetovanja. Asistent z umetno inteligenco podpira izključno organizacijsko: sprejema zadeve, jih razvršča po pravnem področju ali svetovalnem profilu, dogovarja termine, zahteva potrebne dokumente in postopek posreduje pristojnemu odvetniku, davčnemu svetovalcu ali svetovalcu. Vsaka vsebinska ocena primera ostane v vaši odvetniški pisarni oziroma svetovalni službi.
Kako konkretno poteka povpraševanje stranke v Zentor App?
Primer iz odvetniške pisarne: stranka zunaj uradnih ur prek spletnega klepeta sporoči, da je prejel odpoved. Zentor zabeleži zadevo, jo dodeli področju delovnega prava, povpraša po nujnosti in datumu odpovedi (zaradi roka za vložitev tožbe), prosi za nalaganje odpovedi in pogodbe o zaposlitvi, predlaga proste termine za prvi pogovor, izbrani termin rezervira v koledarju in ustvari novo zadevo z vsemi zbranimi podatki. Pristojni odvetnik prejme termin, dokumente in povzetek, preden se prvi pogovor začne.
Ali lahko asistent zahteva dokumente pred prvim pogovorom?
Da. Zentor lahko glede na zadevo preveri konfigurirane sezname dokumentov in stranke pozove k nalaganju — na primer pogodb, odločb, potrdil ali osebnih dokumentov. Tako so ustrezni dokumenti na voljo že pred terminom, namesto da bi jih bilo treba zahtevati šele med pogovorom.
Ali je komunikacija prek Zentor App zaupna in skladna z GDPR?
Zentor App deluje skladno z GDPR z gostovanjem v EU. Povpraševanja, dokumenti in podatki o zadevah se shranjujejo ločeno po strankah in so vidni izključno vaši odvetniški pisarni oziroma svetovalni službi ter pooblaščenim zaposlenim. Za ravnanje s posebej občutljivimi podatki o mandatih določite, katere informacije se smejo zbirati prek katerih kanalov.
Ali je Zentor App mogoče povezati z našo programsko opremo za odvetniške pisarne ali našim koledarjem?
S pomočjo avtomatizacij s poteki dela n8n in API-povezav (paket Individualno) lahko Zentor rezervira termine v povezanem koledarju, ustvari postopke ali potencialne stranke v vaši programski opremi za odvetniško pisarno oziroma CRM ter pridobi ustrezne podatke. Natančna povezava je odvisna od uporabljenega sistema in se dogovori v okviru posamezne ponudbe.
Koliko stane Zentor App za odvetniške pisarne in svetovalne službe?
Zentor App se začne s 14-dnevno brezplačno predstavitveno različico. Paket Starter stane 49 €/mesec (chatbot z umetno inteligenco, spletni klepet, 1 domena) plus 49 € za nastavitev. Za WhatsApp, Telegram, SMS ter individualne sistemske povezave s programi za odvetniške pisarne je na voljo paket Individualno – prosto nastavljiv, največ 899 €/mesec, nastavitev do 399 €, ponudba pred plačilom. Telefonija je na voljo kot enakovreden kanal prek Zentor SIP-Voicebota.
Preizkusite Zentor App 14 dni brezplačno za vašo odvetniško pisarno ali svetovalno službo
Oglejte si, kako je mogoče povpraševanja strank predhodno kvalificirati, dogovoriti termine za prve pogovore in pred pogovorom zahtevati dokumente — neobvezujoče in brez podatkov za plačilo.