Czatbot AI dla kancelarii i konsultantów
Kancelarie adwokackie, biura doradztwa podatkowego, kancelarie notarialne oraz firmy doradztwa biznesowego lub finansowego stale otrzymują zapytania poza godzinami pracy biura lub w trakcie prowadzonych spraw. Zentor App przyjmuje te zapytania przez czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS i telefonię (przez Zentor SIP-Voicebot), przypisuje je do właściwego działu, prosi o potrzebne dokumenty, umawia terminy pierwszego spotkania i tworzy sprawę ze wszystkimi zebranymi danymi dla Twojego zespołu — wstępnie zakwalifikowaną i udokumentowaną, zanim przejmie ją właściwy adwokat lub doradca.
Typowe zapytania — i gdzie dziś utykają
Klient zgłasza się wieczorem przez czat internetowy w sprawie wypowiedzenia, potencjalny klient dzwoni w trakcie konsultacji i trafia na pocztę głosową, a pytanie o stan postępowania dociera do kancelarii e-mailem i zostaje przejrzane dopiero następnego dnia. W wielu kancelariach i firmach doradczych te pierwsze kontakty obsługuje tych samych kilka osób, które jednocześnie koordynują terminy, dopominają się o dokumenty i odpowiadają na pytania — równolegle do właściwej pracy nad sprawami.
Skutek: odpowiedzi na zapytania przychodzą z opóźnieniem, terminy pierwszych spotkań udaje się ustalić dopiero po wielokrotnej wymianie wiadomości, a na samym pierwszym spotkaniu często wciąż brakuje podstawowych dokumentów lub informacji, które można było wyjaśnić wcześniej.
Przebieg z Zentor App — przykład doradztwa podatkowego
Nowy zainteresowany pisze przez WhatsApp, że szuka doradztwa podatkowego dla swojej właśnie założonej spółki z o.o. Tak może przebiegać ta sprawa z Zentor App:
- 1. Rejestracja sprawy: Zentor przyjmuje wiadomość i w uporządkowany sposób dopytuje: rodzaj przedsiębiorstwa, dotychczasowa obsługa podatkowa, konkretna sprawa.
- 2. Ustalenie właściwości i pilności: Sprawa zostaje przypisana do obszaru prawa podatkowego spółek/bieżącej księgowości; terminy (np. zbliżające się terminy zgłoszeń) są rejestrowane i oznaczane.
- 3. Prośba o informacje i dokumenty: Zentor prosi o dokumenty potrzebne do pierwszej rozmowy — np. odpis z rejestru handlowego i umowę spółki — i przyjmuje je przez przesyłanie plików.
- 4. Zarezerwuj termin: Wyświetlane są dostępne terminy na pierwsze spotkanie; wybrany termin jest bezpośrednio rezerwowany i potwierdzany w podpiętym kalendarzu.
- 5. Utworzenie sprawy lub leadu: Wszystkie zebrane dane — sprawa, terminy ustawowe, dokumenty, termin spotkania — są zapisywane i dokumentowane jako nowa sprawa lub lead.
- 6. Poinformowanie właściwego pracownika: Właściwy doradca podatkowy otrzymuje podsumowanie wraz z dokumentami i terminem przed rozpoczęciem pierwszego spotkania — w przypadku złożonych pytań przekazanie pracownikowi następuje już wcześniej.
Co asystent AI wykonuje dla kancelarii prawnych i doradców
Ogólne pytania dotyczące dziedzin prawa lub obszarów doradztwa Twojej kancelarii — bez indywidualnej porady prawnej lub podatkowej.
Sprawdzanie dostępności oraz rezerwacja i potwierdzanie terminów pierwszych spotkań bezpośrednio w podłączonym kalendarzu.
Uporządkowane zebranie sprawy, pilności i kluczowych danych przed pierwszym spotkaniem.
Odpytywanie skonfigurowanych list dokumentów i przyjmowanie przesłanych plików — np. umów, decyzji lub dokumentów tożsamości przed pierwszą konsultacją.
Przyjmowanie i odpowiadanie na zapytania międzynarodowych klientów w wielu językach.
Przechowywanie danych w przypisaniu do tenanta, hosting w UE i konfigurowalne kanały dla wrażliwych danych spraw klientów.
Organizacja zamiast doradztwa — wyraźne granice
Zentor App nie oferuje porad prawnych ani podatkowych. Asystent AI wspiera wyłącznie organizacyjnie: przyjmuje sprawy, klasyfikuje obszar i pilność, prosi o dokumenty, umawia terminy i przekazuje sprawę właściwemu adwokatowi, doradcy podatkowemu lub doradcy. Każda merytoryczna ocena, informacja lub rekomendacja w konkretnej sprawie pozostaje zadaniem Twojej kancelarii lub firmy doradczej.
Konkretne korzyści dla kancelarii i firm doradczych
Zapytania są przyjmowane również poza godzinami pracy biura — żaden pierwszy kontakt nie zostanie utracony w nocy lub w weekend.
Sprawa, obszar specjalizacji i pilność są już uporządkowane, zanim adwokat lub doradca poprowadzi rozmowę.
Terminy na pierwsze spotkania są proponowane i rezerwowane bezpośrednio — bez wielokrotnych telefonów czy e-maili.
Dzięki wcześniejszej prośbie o dokumenty potrzebne materiały są dostępne już przed terminem.
Sprawy są automatycznie tworzone i przypisywane właściwemu pracownikowi — mniej ręcznego przekazywania i dopytywania.
Integracje i wymagania wstępne
Zentor App obsługuje zapytania w sześciu równorzędnych kanałach: czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS i telefonia przez Zentor SIP-Voicebot. Przez automatyzacje workflow n8n i integracje API (pakiet Individuell) Zentor może rezerwować terminy w podłączonym kalendarzu, tworzyć sprawy lub leady w Twoim oprogramowaniu kancelaryjnym lub CRM oraz pobierać istotne dane.
Warunkiem odpowiedniego podłączenia jest kompatybilne oprogramowanie kalendarzowe lub kancelaryjne z dostępnym interfejsem lub webhookiem. Dokładny zakres integracji jest ustalany wspólnie i określany w ramach indywidualnej oferty.
Najczęstsze pytania o chatbota AI dla kancelarii i firm doradczych
Czy asystent AI Zentor App udziela porad prawnych lub podatkowych?
Nie. Zentor App nie udziela porad prawnych ani podatkowych. Asystent AI wspiera wyłącznie organizacyjnie: przyjmuje sprawy, przypisuje je do dziedziny prawa lub obszaru doradztwa, umawia terminy, prosi o potrzebne dokumenty i przekazuje sprawę właściwemu adwokatowi, doradcy podatkowemu lub doradcy. Każda merytoryczna ocena sprawy pozostaje po stronie Twojej kancelarii lub firmy doradczej.
Jak dokładnie przebiega proces zapytania klienta w Zentor App?
Przykład z kancelarii: klient pisze poza godzinami pracy biura przez czat internetowy, że otrzymał wypowiedzenie. Zentor rejestruje sprawę, przypisuje ją do działu prawa pracy, pyta o pilność i datę wypowiedzenia (ze względu na termin na wniesienie pozwu), prosi o przesłanie wypowiedzenia i umowy o pracę, proponuje wolne terminy pierwszego spotkania, rezerwuje wybrany termin w kalendarzu i tworzy nową sprawę ze wszystkimi zebranymi danymi. Właściwy adwokat otrzymuje termin, dokumenty i podsumowanie przed rozpoczęciem pierwszego spotkania.
Czy asystent może poprosić o dokumenty przed pierwszym spotkaniem?
Tak. W zależności od sprawy Zentor może odpytywać skonfigurowane listy dokumentów i prosić klientów o ich przesłanie — np. umowy, decyzje, dowody księgowe lub dokumenty tożsamości. Dzięki temu odpowiednie dokumenty są dostępne już przed terminem, zamiast być dopytywane dopiero podczas rozmowy.
Czy komunikacja w Zentor App jest poufna i zgodna z RODO?
Zentor App działa zgodnie z RODO z hostingiem w UE. Zapytania, dokumenty i dane spraw są przechowywane w przypisaniu do tenanta i widoczne wyłącznie dla Twojej kancelarii lub firmy doradczej oraz upoważnionych pracowników. W przypadku szczególnie wrażliwych danych spraw klientów to Ty decydujesz, jakie informacje mogą być zbierane w których kanałach.
Czy można podłączyć Zentor App do naszego oprogramowania kancelaryjnego lub kalendarza?
Przez automatyzacje workflow n8n i integracje API (pakiet Individuell) Zentor może rezerwować terminy w podłączonym kalendarzu, tworzyć sprawy lub leady w Twoim oprogramowaniu kancelaryjnym lub CRM oraz pobierać istotne dane. Dokładna integracja zależy od używanego systemu i jest ustalana w ramach indywidualnej oferty.
Ile kosztuje Zentor App dla kancelarii i doradców?
Zentor App zaczyna się od 14-dniowego bezpłatnego demo. Plan Starter kosztuje 49 €/miesiąc (chatbot AI, czat internetowy, 1 domena) plus 49 € za wdrożenie. Dla WhatsApp, Telegram, SMS i indywidualnych integracji z oprogramowaniem kancelaryjnym dostępny jest pakiet Individuell — w pełni konfigurowalny, maksymalnie 899 €/miesiąc, wdrożenie do 399 €, oferta przed płatnością. Telefonia jest dostępna jako równorzędny kanał przez Zentor SIP-Voicebot.
Przetestuj Zentor App przez 14 dni za darmo dla swojej kancelarii lub biura doradczego
Zobacz, jak zapytania klientów mogą być wstępnie kwalifikowane, terminy pierwszych spotkań umawiane, a dokumenty wymagane przed rozmową — bez zobowiązań i bez podawania danych płatniczych.