AI chatbot pre advokátske kancelárie a poradenské firmy
Advokátske kancelárie, daňoví poradcovia, notárske úrady a podnikové či finančné poradne neustále dostávajú dopyty mimo úradných hodín alebo počas prebiehajúcich mandátov. Zentor App tieto dopyty prijíma cez webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS a telefóniu (cez Zentor SIP-Voicebot), priradí ich k odbornej oblasti, vyžiada potrebné podklady, dohodne termíny prvej konzultácie a založí prípad so všetkými zaznamenanými údajmi pre váš tím — predkvalifikovaný a zdokumentovaný skôr, než ho prevezme zodpovedný advokát alebo poradca.
Typické dopyty — a kde dnes zostávajú ležať
Klient sa večer ozve cez webchat kvôli výpovedi, potenciálny klient zavolá počas konzultácie a skončí v hlasovej schránke, doplňujúca otázka k stavu konania príde do kancelárie e-mailom a niekto si ju všimne až na druhý deň. V mnohých kanceláriách a poradniach prechádzajú tieto prvé kontakty cez tých istých niekoľko ľudí, ktorí zároveň koordinujú termíny, dožadujú sa podkladov a musia odpovedať na doplňujúce otázky — popri samotnej práci na mandátoch.
Dôsledok: na dopyty sa odpovedá s oneskorením, termíny prvých konzultácií vzniknú až po opakovanom dohadovaní sem a tam a pri samotnej prvej konzultácii často ešte chýbajú základné podklady alebo údaje, ktoré sa mohli vyjasniť vopred.
Ako prebieha proces s Zentor App – na príklade daňového poradenstva
Nový záujemca píše cez WhatsApp, že hľadá daňového poradcu pre svoju práve založenú s. r. o. Takto môže prípad so Zentor App prebiehať:
- 1. Zaznamenanie požiadaviek: Zentor prijíma správu a štruktúrovaným spôsobom sa pýta na: druh podnikania, predchádzajúce daňové zastúpenie a konkrétne požiadavky.
- 2. Určenie pôsobnosti a naliehavosti: Požiadavka sa priradí k oblasti dane obchodných spoločností/bežné účtovníctvo; lehoty (napr. blížiace sa lehoty na registráciu) sa zaznamenajú a označia.
- 3. Vyžiadať informácie a dokumenty: Zentor požaduje dokumenty potrebné na prvý rozhovor – napr. výpis z obchodného registra a spoločenskú zmluvu – a prijíma ich prostredníctvom nahrávania.
- 4. Rezervovať termín: Zobrazia sa voľné termíny prvej konzultácie, zvolený termín sa priamo zarezervuje v pripojenom kalendári a potvrdí.
- 5. Založiť prípad, resp. lead: Všetky zaznamenané údaje — požiadavka, lehoty, dokumenty, termín — sa založia ako nový prípad, resp. lead a zdokumentujú sa.
- 6. Informovanie príslušného zamestnanca: Zodpovedný daňový poradca dostane pred začiatkom prvej konzultácie zhrnutie vrátane podkladov a termínu — pri zložitých doplňujúcich otázkach sa prípad odovzdá zamestnancovi už vopred.
Čo AI asistent preberá pre kancelárie a poradenské firmy
Všeobecné otázky o právnych oblastiach alebo zameraniach poradenstva vašej kancelárie — bez právneho či daňového poradenstva v konkrétnom prípade.
Overiť dostupnosť a termíny prvých konzultácií priamo zarezervovať a potvrdiť v pripojenom kalendári.
Štruktúrovane zaznamenať požiadavku, naliehavosť a relevantné kľúčové údaje ešte pred prvou konzultáciou.
Vyžiadať nakonfigurované zoznamy podkladov a prijímať nahraté súbory — napr. zmluvy, rozhodnutia alebo doklady totožnosti pred prvou konzultáciou.
Prijímať dopyty zahraničných klientov vo viacerých jazykoch a odpovedať na ne.
Ukladanie údajov oddelene podľa klienta, hosting v EÚ a konfigurovateľné kanály pre citlivé údaje o mandátoch.
Organizácia namiesto poradenstva – jasné hranice
Zentor App neposkytuje právne ani daňové poradenstvo. AI asistent pomáha výlučne organizačne: prijať požiadavku, zaradiť odbornú oblasť a naliehavosť, vyžiadať podklady, dohodnúť termíny a postúpiť prípad zodpovednému advokátovi, daňovému poradcovi alebo poradcovi. Akékoľvek obsahové posúdenie, informácia alebo odporúčanie ku konkrétnemu prípadu zostáva úlohou vašej kancelárie, resp. poradenskej firmy.
Konkrétne výhody pre právnické kancelárie a poradenské firmy
Dopyty sa prijímajú aj mimo úradných hodín — žiadne stratené prvé kontakty cez noc alebo cez víkend.
Požiadavka, odborná oblasť a naliehavosť sú štruktúrovane k dispozícii ešte predtým, než advokát alebo poradca vedie rozhovor.
Termíny prvých konzultácií sa priamo navrhnú a zarezervujú — bez opakovaného dohadovania telefonicky alebo e-mailom.
Potrebné dokumenty sú vďaka predchádzajúcemu požiadaniu už pred termínom pripravené.
Prípady sa automaticky zakladajú a priraďujú zodpovednému zamestnancovi — menej manuálneho postupovania a doplňujúcich otázok.
Integrácie a podmienky
Zentor App spracúva dopyty cez šesť rovnocenných kanálov: webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS a telefóniu cez Zentor SIP-Voicebot. Cez automatizácie workflowov n8n a pripojenia API (balík Individuálny) môže Zentor rezervovať termíny v pripojenom kalendári, zakladať prípady alebo leady vo vašom kancelárskom softvéri, resp. CRM a získavať relevantné údaje.
Predpokladom príslušného pripojenia je kompatibilný kalendárový, resp. kancelársky softvér s dostupným rozhraním alebo webhookom. Konkrétny rozsah integrácie sa spoločne preverí a stanoví v rámci individuálnej ponuky.
Časté otázky k AI chatbotu pre právnické kancelárie a poradne
Poskytuje AI asistent Zentor App právne alebo daňové poradenstvo?
Nie. Zentor App neposkytuje právne ani daňové poradenstvo. AI asistent pomáha výlučne organizačne: prijíma požiadavky, priraďuje ich k právnej oblasti alebo zameraniu poradenstva, dohaduje termíny, vyžaduje potrebné podklady a postupuje prípad príslušnému advokátovi, daňovému poradcovi alebo poradcovi. Akékoľvek obsahové posúdenie prípadu zostáva na vašej kancelárii, resp. poradenskej firme.
Ako konkrétne prebieha dopyt klienta v Zentor App?
Príklad z právnickej kancelárie: Zákazník napíše mimo kancelárskych hodín cez webchat, že mu bola ukončená zmluva. Zentor zaznamená požiadavku, priradí ju odboru pracovného práva, opýta sa na naliehavosť a dátum ukončenia zmluvy (kvôli lehote na žalobu), požiadava o nahranie písma o ukončení zmluvy a pracovnej zmluvy, navrhne voľné termíny na prvý rozhovor, zaznamená vybraný termín do kalendára a vytvorí nový prípad so všetkými zaznamenanými údajmi. Zodpovedný právnik dostane termín, dokumenty a zhrnutie pred začiatkom prvého rozhovoru.
Môže asistent požadovať dokumenty pred prvotným stretnutím?
Áno. Zentor môže podľa požiadavky vyžiadať nakonfigurované zoznamy podkladov a vyzvať klientov na ich nahratie — napríklad zmluvy, rozhodnutia, doklady alebo doklady totožnosti. Relevantné podklady sú tak k dispozícii už pred termínom, namiesto toho, aby sa vyžadovali až počas rozhovoru.
Je komunikácia cez Zentor App dôverná a v súlade s nariadením GDPR?
Zentor App je prevádzkovaná v súlade s nariadením GDPR na európskom hosťovaní. Dopyty, dokumenty a údaje o konaniach sa uchovávajú oddelene podľa mandantov a sú prístupné výlučne pre vašu advokátsku kanceláriu alebo poradenskú spoločnosť, ako aj pre oprávnených zamestnancov. Pre zaobchádzanie so špeciálne citlivými dátami mandantov určíte, ktoré informácie sú povolené zaznamenávať cez ktoré kanály.
Dá sa Zentor App pripojiť k nášmu kancelárskemu softvéru alebo kalendáru?
Cez automatizácie workflowov n8n a pripojenia API (balík Individuálny) môže Zentor rezervovať termíny v pripojenom kalendári, zakladať prípady alebo leady vo vašom kancelárskom softvéri, resp. CRM a získavať relevantné údaje. Presné pripojenie závisí od použitého systému a upresní sa v rámci individuálnej ponuky.
Koľko stojí Zentor App pre právnické kancelárie a poradenské firmy?
Zentor App začína 14-dňovou bezplatnou demo verziou. Plán Starter stojí 49 €/mesiac (AI chatbot, webchat, 1 doména) plus 49 € za nastavenie. Pre WhatsApp, Telegram, SMS a individuálne pripojenia na softvér kancelárie je k dispozícii balík Individuálny — voľne konfigurovateľný, maximálne 899 €/mesiac, nastavenie do 399 €, ponuka pred platbou. Telefónia je dostupná ako rovnocenný kanál cez Zentor SIP-Voicebot.
Otestujte Zentor App 14 dní zadarmo pre svoju kanceláriu alebo poradenskú firmu
Zažite, ako možno predkvalifikovať dopyty klientov, dohodnúť termíny prvých konzultácií a vyžiadať podklady pred stretnutím — nezáväzne a bez zadania platobných údajov.