KI-chatbot for advokatfirmaer og rådgivningsselskaper
Advokatkontorer, skatterådgivere, notarkontorer og bedrifts- eller finansrådgivere mottar løpende henvendelser utenfor kontortid eller under pågående oppdrag. Zentor App tar imot disse henvendelsene via webchat, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS og telefoni (via Zentor SIP-Voicebot), knytter dem til riktig fagområde, ber om nødvendige dokumenter, avtaler time for første samtale og oppretter saken med alle registrerte data for teamet ditt – forhåndskvalifisert og dokumentert, før ansvarlig advokat eller rådgiver tar over.
Typiske forespørsler – og hvor de blir liggende i dag
En klient tar kontakt om kvelden via webchat om en oppsigelse, en potensiell klient ringer under en rådgivningstime og havner på talepostkassen, et spørsmål om status i en sak når kontoret per e-post og blir først sett på neste dag. I mange advokatkontorer og rådgivningsfirmaer går disse første kontaktene gjennom de samme få personene som samtidig skal koordinere timer, etterspørre dokumenter og besvare oppfølgingsspørsmål – parallelt med det egentlige klientarbeidet.
Følgen: Forespørsler besvares forsinket, timer for første samtale kommer først i stand etter mye frem og tilbake, og i selve første samtale mangler det ofte grunnleggende dokumenter eller opplysninger som kunne vært avklart på forhånd.
Forløpet med Zentor App – med et skatterådgivningsfirma som eksempel
En ny interessent skriver via WhatsApp at han ser etter en skatterådgiver for sin nystiftede GmbH. Slik kan saken forløpe med Zentor App:
- 1. Registrer henvendelsen: Zentor tar imot meldingen og spør strukturert: type virksomhet, tidligere skatterådgivning, konkret henvendelse.
- 2. Bestem ansvar og hastegrad: Henvendelsen knyttes til området selskapsskatterett/løpende regnskap; frister (f.eks. kommende meldefrister) registreres og markeres.
- 3. Be om opplysninger og dokumenter: Zentor ber om dokumentene som trengs til en første samtale – f.eks. utskrift fra handelsregisteret og selskapsavtale – og tar imot dem via opplasting.
- 4. Bestill time: Ledige tider for en første samtale vises, og den valgte timen bookes og bekreftes direkte i den tilkoblede kalenderen.
- 5. Opprett sak eller lead: Alle registrerte data – henvendelse, frister, dokumenter, time – opprettes og dokumenteres som en ny sak eller lead.
- 6. Informer ansvarlig medarbeider: Den ansvarlige skatterådgiveren mottar et sammendrag med dokumenter og time før første samtale begynner – ved komplekse oppfølgingsspørsmål skjer overleveringen til en medarbeider allerede på forhånd.
Hva KI-assistenten tar seg av for advokatkontorer og rådgivningsfirmaer
Generelle spørsmål om rettsområder eller rådgivningsfokus hos advokatkontoret ditt – uten juridisk rådgivning eller skatterådgivning i enkeltsaker.
Sjekk tilgjengelighet og book og bekreft tidspunkter for første møter direkte i den tilkoblede kalenderen.
Registrer henvendelse, hastegrad og relevante nøkkeldata strukturert før første samtale finner sted.
Gå gjennom konfigurerte dokumentlister og ta imot opplastinger – f.eks. kontrakter, vedtak eller identitetsdokumenter før første rådgivning.
Motta og besvare forespørsler fra internasjonale klienter på flere språk.
Klientspesifikk lagring, EU-hosting og konfigurerbare kanaler for sensitive klientdata.
Organisering i stedet for rådgivning – klare grenser
Zentor App gir ingen juridisk eller skattemessig rådgivning. KI-assistenten bistår utelukkende organisatorisk: ta imot henvendelser, klassifisere fagområde og hastegrad, be om dokumenter, avtale timer og videresende saken til ansvarlig advokat, skatterådgiver eller rådgiver. All faglig vurdering, informasjon eller anbefaling i den konkrete saken forblir oppgaven til advokatkontoret eller rådgivningsfirmaet ditt.
Konkrete fordeler for advokatkontorer og rådgivningsfirmaer
Forespørsler tas imot også utenfor kontortiden – ingen tapte første kontakter om natten eller i helgene.
Henvendelse, fagområde og hastegrad foreligger allerede strukturert før advokaten eller rådgiveren fører samtalen.
Tidspunkt for første samtale foreslås og bookes direkte – uten flere telefon- eller e-postvekslinger.
De nødvendige dokumentene ligger allerede klar før timen på grunn av den tidligere forespørselen.
Saker opprettes automatisk og tildeles ansvarlig medarbeider – mindre manuell videresending og færre oppfølgingsspørsmål.
Integrasjoner og forutsetninger
Zentor App behandler forespørsler via de seks likeverdige kanalene webchat, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS og telefoni via Zentor SIP-Voicebot. Via n8n-arbeidsflytautomatiseringer og API-tilkoblinger (Individuell-pakken) kan Zentor booke timer i den tilkoblede kalenderen, opprette saker eller leads i advokat- eller CRM-programvaren din og hente relevante data.
Forutsetningen for den enkelte tilkoblingen er en kompatibel kalender- eller advokatprogramvare med tilgjengelig grensesnitt eller webhook. Det konkrete omfanget av integrasjonen vurderes sammen og fastsettes i et individuelt tilbud.
Ofte stilte spørsmål om KI-chatboten for advokatkontorer og rådgivningsfirmaer
Gir KI-assistenten i Zentor App juridisk rådgivning eller skatterådgivning?
Nei. Zentor App gir ingen juridisk rådgivning eller skatterådgivning. KI-assistenten bistår utelukkende organisatorisk: Den tar imot henvendelser, knytter dem til et rettsområde eller rådgivningsfokus, avtaler timer, ber om nødvendige dokumenter og videresender saken til ansvarlig advokat, skatterådgiver eller rådgiver. All faglig vurdering av saken forblir hos advokatkontoret eller rådgivningsfirmaet ditt.
Hvordan foregår en klientforespørsel konkret i Zentor App?
Et eksempel fra en advokatkontor: En klient skriver utenfor kontortidene via webchatten at han har fått oppsigelse. Zentor registrerer saken, henviser den til avdelingen for arbeidsrett, spør om akuttgrad og oppsigelsesdato (på grunn av klagefristen), ber om å laste opp oppsigelsesbrev og arbeidsavtale, foreslår ledige tidspunkter for et første møte, booker det valgte tidspunktet i kalenderen og oppretter en ny sak med all registrert informasjon. Den ansvarlige advokaten mottar tidspunktet, dokumentene og oppsummeringen før det første møtet starter.
Kan assistenten be om dokumenter før første samtale?
Ja. Avhengig av henvendelsen kan Zentor gå gjennom konfigurerte dokumentlister og be klientene laste opp dokumenter – for eksempel kontrakter, vedtak, kvitteringer eller identitetsdokumenter. Slik foreligger de relevante dokumentene allerede før møtet, i stedet for at de først etterspørres under samtalen.
Er kommunikasjonen via Zentor App konfidensiell og i samsvar med GDPR?
Zentor App driftes i samsvar med GDPR med hosting i EU. Forespørsler, dokumenter og saksdata lagres per klient og er kun tilgjengelige for advokatkontoret eller rådgivningsfirmaet ditt og autoriserte medarbeidere. For håndtering av særlig sensitive klientdata bestemmer du hvilke opplysninger som kan registreres via hvilke kanaler.
Kan Zentor App kobles til vår advokatprogramvare eller kalender?
Via n8n-arbeidsflytautomatiseringer og API-integrasjoner (Individuell-pakken) kan Zentor booke avtaler i den tilkoblede kalenderen, opprette saker eller leads i advokatkontorets programvare eller CRM-programvare og hente relevante data. Den nøyaktige integrasjonen avhenger av systemet som brukes, og avklares i forbindelse med et individuelt tilbud.
Hva koster Zentor App for advokatkontorer og rådgivningsfirmaer?
Zentor App starter med en 14 dagers gratis demo. Starter-planen koster 49 €/måned (KI-chatbot, webchat, 1 domene) pluss 49 € i etableringsgebyr. For WhatsApp, Telegram, SMS og individuelle systemtilkoblinger til advokatprogramvare finnes Individuell-pakken – fritt konfigurerbar, maksimalt 899 €/måned, etablering opptil 399 €, tilbud før betaling. Telefoni er tilgjengelig som likeverdig kanal via Zentor SIP-Voicebot.
Prøv Zentor App 14 dager gratis for ditt advokatkontor eller rådgivningsfirma
Opplev hvordan klientforespørsler kan forhåndskvalifiseres, timer for første samtale avtales og dokumenter etterspørres før samtalen – uforpliktende og uten å oppgi betalingsopplysninger.