Msaidizi unaotumia AI kwa mawasiliano na wateja wa ofisi na wateja binafsi

Chatbot ya AI kwa ofisi za sheria na ushauri

Ofisi za mawakili, washauri wa kodi, ofisi za mthibitishaji na kampuni za ushauri wa biashara au fedha hupokea maombi mfululizo nje ya saa za ofisi au wakati wa kazi za wateja zinazoendelea. Zentor App hupokea maombi haya kupitia Webchat, barua pepe, WhatsApp, Telegram, SMS na simu (kupitia Zentor SIP-Voicebot), huyapangia eneo la kitaalamu, huomba nyaraka zinazohitajika, hupanga miadi ya mazungumzo ya kwanza na huunda kesi pamoja na data zote zilizonaswa kwa timu yako — ikiwa imechujwa mapema na kurekodiwa kabla wakili au mshauri husika hajachukua.

Jaribu bila malipo kwa siku 14 Tazama bei

Ufafanuzi wa wigo: Ukurasa huu unalenga ofisi za sheria, za ushauri na mawakala wanaotumia Zentor App kwa mawasiliano na wateja wao wenyewe. Unataka kutoa Zentor App kwa wateja wako mwenyewe? → Suluhisho kwa mawakala/wauzaji (resellers)

Maombi ya kawaida — na mahali yanapokwama leo

Mteja anawasiliana jioni kupitia Webchat kuhusu kusitishwa kwa mkataba, mteja mtarajiwa anapiga simu wakati wa miadi ya ushauri na kuishia kwenye mailbox, swali la ufuatiliaji kuhusu hali ya kesi linafika ofisi ya sheria kwa barua pepe na linaonekana tu siku inayofuata. Katika ofisi nyingi za sheria na za ushauri, mawasiliano haya ya kwanza hupitia watu walewale wachache ambao wakati huohuo wanapaswa kuratibu miadi, kuomba nyaraka na kujibu maswali — sambamba na kazi halisi ya kesi za wateja.

Matokeo yake: Maombi hujibiwa kwa kuchelewa, miadi ya mazungumzo ya kwanza hupatikana tu baada ya kurudiana mara nyingi, na katika mazungumzo ya kwanza yenyewe mara nyingi bado kunakosekana nyaraka au taarifa za msingi ambazo zingeweza kufafanuliwa mapema.

Mchakato ukiwa na Zentor App — kwa mfano wa ofisi ya ushauri wa kodi

Mteja mtarajiwa mpya anaandika kupitia WhatsApp kwamba anatafuta ushauri wa kodi kwa ajili ya GmbH yake aliyoianzisha hivi karibuni. Hivi ndivyo mchakato unavyoweza kwenda ukiwa na Zentor App:

1. Rekodi hitaji: Zentor hupokea ujumbe na huuliza kwa mpangilio: aina ya kampuni, huduma ya kodi aliyokuwa akipata awali, hitaji mahususi.
2. Bainisha anayehusika na uharaka: Hitaji linapangiwa eneo la sheria ya kodi ya kampuni/uhasibu unaoendelea; makataa (k.m. makataa yanayokaribia ya kuwasilisha matamko) hunaswa na kuwekewa alama.
3. Omba taarifa na nyaraka: Zentor huomba nyaraka zinazohitajika kwa mazungumzo ya kwanza — k.m. dondoo ya daftari la biashara na mkataba wa kampuni — na huzipokea kupitia upakiaji.
4. Weka miadi: Miadi inayopatikana kwa mazungumzo ya kwanza huonyeshwa, na miadi iliyochaguliwa huwekwa na kuthibitishwa moja kwa moja katika kalenda iliyounganishwa.
5. Unda kesi au lead: Data zote zilizonaswa — hitaji, makataa, nyaraka, miadi — huundwa na kurekodiwa kama kesi mpya au lead.
6. Kumjulisha mfanyakazi husika: Mshauri wa kodi husika hupokea muhtasari pamoja na nyaraka na miadi kabla mazungumzo ya kwanza hayajaanza — kwa maswali changamano, ukabidhi (Handover) kwa mfanyakazi hufanyika mapema.

Kile msaidizi wa AI hushughulikia kwa ofisi za sheria na za ushauri

Jibu maswali ya fani mahususi kutoka kwenye msingi wa maarifa

Maswali ya jumla kuhusu nyanja za sheria au maeneo makuu ya ushauri ya ofisi yako — bila kutoa ushauri wa kisheria au wa kodi kwa kesi mahususi.

Panga miadi ya mazungumzo ya kwanza

Kagua upatikanaji na uweke na kuthibitisha miadi ya mazungumzo ya kwanza moja kwa moja katika kalenda iliyounganishwa.

Chuja mapema upokeaji wa wateja wapya wa kesi au wa ushauri

Rekodi kwa mpangilio hitaji, uharaka na taarifa muhimu kabla ya mazungumzo ya kwanza kufanyika.

Omba nyaraka

Uliza orodha za nyaraka zilizosanidiwa na upokee faili zinazopakiwa — k.m. mikataba, maamuzi rasmi au nyaraka za utambulisho kabla ya ushauri wa kwanza.

Wasiliana kwa lugha nyingi

Pokea na ujibu maombi ya wateja wa kimataifa wa ofisi za sheria au za ushauri kwa lugha nyingi.

Fanya kazi kwa siri na kwa kutii GDPR (DSGVO)

Uhifadhi uliotenganishwa kwa kila mteja, hosting ndani ya EU na chaneli zinazoweza kusanidiwa kwa data nyeti za kesi.

Mpangilio wa kazi badala ya ushauri — mipaka iliyo wazi

Zentor App haitoi ushauri wa kisheria wala wa kodi. Msaidizi wa AI husaidia kiutawala pekee: kupokea mahitaji, kuainisha eneo la kitaalamu na uharaka, kuomba nyaraka, kupanga miadi na kupeleka kesi kwa wakili, mshauri wa kodi au mshauri husika. Kila tathmini ya maudhui, taarifa au pendekezo kuhusu kesi mahususi linabaki kuwa kazi ya ofisi yako ya sheria au ya ushauri.

Manufaa halisi kwa ofisi za sheria na za ushauri

Unapatikana mchana na usiku

Maombi hupokelewa hata nje ya saa za ofisi — hakuna mawasiliano ya kwanza yanayopotea usiku au wikendi.

Kuchuja mapema kwa ubora zaidi kabla ya mazungumzo ya kwanza

Hitaji, fani husika na uharaka tayari vimepangwa kabla wakili au mshauri hajaanza mazungumzo.

Kupanga miadi kwa haraka zaidi

Miadi ya mazungumzo ya kwanza hupendekezwa na kuwekwa moja kwa moja — bila kurudiana mara nyingi kwa simu au barua pepe.

Data kamili zaidi za kesi

Nyaraka zinazohitajika tayari zinapatikana kabla ya miadi kutokana na ombi la awali.

Uratibu mdogo zaidi ndani ya timu

Kesi huundwa kiotomatiki na kupangiwa mfanyakazi husika — upelekaji wa mkono na maswali ya ziada hupungua.

Miunganisho na mahitaji ya awali

Zentor App hushughulikia maombi kupitia chaneli sita zenye hadhi sawa, Webchat, barua pepe, WhatsApp, Telegram, SMS na simu kupitia Zentor SIP-Voicebot. Kupitia uotomatishaji wa workflows za n8n na miunganisho ya API (kifurushi cha Individuell), Zentor inaweza kuweka miadi katika kalenda iliyounganishwa, kuunda kesi au leads katika programu ya ofisi yako ya sheria au CRM na kupata data husika.

Sharti la kila muunganisho ni programu ya kalenda au ya ofisi inayooana, yenye kiolesura (API) au Webhook inayoweza kufikiwa. Wigo mahususi wa muunganisho hukaguliwa kwa pamoja na kupangwa ndani ya ofa maalum.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara kuhusu chatbot ya AI kwa ofisi za sheria na za ushauri

Je, msaidizi wa AI wa Zentor App hutoa ushauri wa kisheria au wa kodi?

Hapana. Zentor App haitoi ushauri wa kisheria wala wa kodi. Msaidizi wa AI husaidia kiutawala pekee: Hupokea mahitaji, huyapangia eneo la kisheria au la ushauri, hupanga miadi, huomba nyaraka zinazohitajika na kupeleka kesi kwa wakili, mshauri wa kodi au mshauri husika. Kila tathmini ya maudhui ya kesi inabaki kwa ofisi yako ya sheria au ya ushauri.

Ombi la mteja (mandant) linashughulikiwa vipi hasa katika Zentor App?

Mfano kutoka ofisi ya sheria: Mteja anaandika nje ya saa za ofisi kupitia Webchat kwamba amefukuzwa kazi. Zentor hunasa hitaji, hulipangia eneo la sheria ya kazi, huuliza uharaka na tarehe ya kufukuzwa (kwa sababu ya muda wa kufungua kesi), huomba kupakiwa kwa barua ya kufukuzwa na mkataba wa kazi, hupendekeza miadi iliyo wazi kwa mazungumzo ya kwanza, huweka miadi iliyochaguliwa kwenye kalenda na kuunda kesi mpya pamoja na data zote zilizonaswa. Wakili husika hupokea miadi, nyaraka na muhtasari kabla mazungumzo ya kwanza hayajaanza.

Je, msaidizi anaweza kuomba nyaraka kabla ya mazungumzo ya kwanza?

Ndiyo. Kulingana na hitaji, Zentor inaweza kuuliza orodha za nyaraka zilizosanidiwa na kuwaomba wateja kupakia — kama mikataba, maamuzi rasmi, stakabadhi au hati za utambulisho. Hivyo nyaraka husika tayari zinapatikana kabla ya miadi, badala ya kuulizwa tu wakati wa mazungumzo.

Je, mawasiliano kupitia Zentor App ni ya siri na yanatii GDPR (DSGVO)?

Zentor App huendeshwa kwa kutii GDPR (DSGVO) na hosting ndani ya EU. Maombi, nyaraka na data za kesi huhifadhiwa kwa kutenganishwa kwa kila mteja na zinaweza kuonekana tu na ofisi yako ya sheria au ya ushauri pamoja na wafanyakazi walioidhinishwa. Kwa ushughulikiaji wa data nyeti hasa za kesi za wateja, wewe ndiye unayeamua ni taarifa gani zinaweza kurekodiwa kupitia chaneli zipi.

Je, Zentor App inaweza kuunganishwa na programu ya ofisi yetu au kalenda yetu?

Kupitia uotomatishaji wa workflows za n8n na miunganisho ya API (kifurushi cha Individuell), Zentor inaweza kuweka miadi katika kalenda iliyounganishwa, kuunda kesi au leads katika programu ya ofisi yako ya sheria au CRM na kupata data husika. Muunganisho kamili unategemea mfumo unaotumika na hufafanuliwa kama sehemu ya ofa maalum.

Zentor App inagharimu kiasi gani kwa ofisi za sheria na za ushauri?

Zentor App huanza na demo ya bure ya siku 14. Mpango wa Starter unagharimu 49 €/mwezi (chatbot wa AI, Webchat, domain 1) pamoja na 49 € ya kuanzisha. Kwa WhatsApp, Telegram, SMS na miunganisho maalum ya mifumo kwa programu za ofisi za sheria, kifurushi cha Individuell kinapatikana — kinaweza kusanidiwa kwa uhuru, upeo 899 €/mwezi, kuanzisha hadi 399 €, ofa kabla ya malipo. Simu inapatikana kama chaneli yenye hadhi sawa kupitia Zentor SIP-Voicebot.

Jaribu Zentor App bila malipo kwa siku 14 kwa ajili ya ofisi yako ya sheria au ya ushauri

Jionee jinsi maombi ya wateja yanavyoweza kuchujwa mapema, miadi ya mazungumzo ya kwanza kupangwa na nyaraka kuombwa kabla ya mazungumzo — bila wajibu na bila taarifa za malipo.

Jaribu Demo Wasiliana nasi