روبوت محادثة بالذكاء الاصطناعي لمكاتب المحاماة والاستشارات

يتواصل أحد الموكلين مساءً عبر الدردشة على الموقع بشأن إنهاء عقد عمل، ويتصل عميل محتمل أثناء انشغال المكتب بموعد استشاري فينتهي به الأمر إلى البريد الصوتي، ويصل استفسار عن سير إجراء قضائي عبر البريد الإلكتروني ولا يُطّلَع عليه إلا في اليوم التالي. في كثير من مكاتب المحاماة والاستشارات، تمر هذه الاتصالات الأولى عبر العدد المحدود نفسه من الموظفين الذين يتوجب عليهم في الوقت نفسه تنسيق المواعيد ومتابعة المستندات والرد على الاستفسارات — إلى جانب العمل الفعلي على الملفات.

والنتيجة: تتأخر الردود على الطلبات، ولا تُحدَّد مواعيد الاستشارة الأولى إلا بعد تبادل متكرر للرسائل، وغالبًا ما تنقص عند الاستشارة الأولى نفسها مستندات أو معلومات أساسية كان يمكن توضيحها مسبقًا.

يكتب عميل محتمل جديد عبر واتساب أنه يبحث عن استشارة ضريبية لشركته ذات المسؤولية المحدودة (GmbH) التي أسسها للتو. وهكذا يمكن أن يسير العمل مع Zentor App:

1. 1. تسجيل الطلب: يستقبل Zentor الرسالة ويطرح أسئلة منظمة: نوع الشركة، والمتابعة الضريبية السابقة، والطلب المحدد.
2. 2. تحديد الجهة المختصة ودرجة الإلحاح: يُسنَد الطلب إلى تخصص قانون ضرائب الشركات/المحاسبة الجارية؛ وتُسجَّل المواعيد النهائية (مثل مواعيد التسجيل القادمة) وتُوضَع عليها علامة.
3. 3. طلب المعلومات والمستندات: يطلب Zentor المستندات اللازمة للاستشارة الأولى — مثل مستخرج السجل التجاري وعقد التأسيس — ويستقبلها عبر خاصية الرفع.
4. 4. حجز الموعد: تُعرَض المواعيد المتاحة للاستشارة الأولى، ويُحجَز الموعد المختار ويُؤكَّد مباشرةً في التقويم المرتبط.
5. 5. إنشاء الملف أو العميل المحتمل: تُنشَأ جميع البيانات المسجَّلة — الطلب والمواعيد النهائية والمستندات والموعد — كملف جديد أو عميل محتمل (Lead) وتُوثَّق.
6. 6. إبلاغ الموظف المختص: يحصل المستشار الضريبي المختص على ملخص مع المستندات والموعد قبل بدء الاستشارة الأولى — وفي حال وجود استفسارات معقدة، يجري تسليم الملف إلى أحد الموظفين مسبقًا.

لا يقدّم Zentor App استشارة قانونية أو ضريبية. يقتصر دور المساعد الذكي على الدعم التنظيمي فقط: استقبال الطلبات، وتصنيف التخصص ودرجة الإلحاح، وطلب المستندات، وتحديد المواعيد، وإحالة الملف إلى المحامي أو المستشار الضريبي أو المستشار المختص. وتبقى أي تقييمات أو معلومات أو توصيات موضوعية بشأن الحالة المحددة من مسؤولية مكتبكم أو جهة الاستشارة الخاصة بكم.

يعالج Zentor App الطلبات عبر ست قنوات متساوية في الأهمية جاهزة للاستخدام المباشر: الدردشة على الموقع والبريد الإلكتروني وواتساب وتيليجرام والرسائل النصية القصيرة والاتصال الهاتفي عبر Zentor SIP-Voicebot. وعبر أتمتة سير العمل n8n والربط ببرمجيات التطبيقات (API) (الباقة المخصصة)، يمكن لـ Zentor حجز المواعيد في التقويم المرتبط، وإنشاء ملفات أو عملاء محتملين في برنامج المكتب أو إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بكم، واسترجاع البيانات ذات الصلة.

يتطلب كل ربط توفر برنامج تقويم أو برنامج مكتب متوافق يتيح واجهة برمجية (API) أو Webhook قابلين للوصول. ويُراجَع النطاق الفعلي للتكامل بشكل مشترك ويُحدَّد في إطار عرض سعر مخصص.