Chatbot de IA para escritórios e consultoras
Escritórios de advocacia, consultoria fiscal, notários e consultoras empresariais ou financeiras recebem continuamente pedidos fora do horário ou durante trabalhos em curso. A Zentor App recebe-os por webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS e telefonia (através do Zentor SIP-Voicebot), associa-os a uma área especializada, solicita documentos necessários, marca consultas iniciais e cria o processo com todos os dados recolhidos para a equipa — pré-qualificado e documentado antes de o advogado ou consultor responsável assumir.
Pedidos típicos — e onde se perdem hoje
Um cliente contacta à noite por webchat por causa de uma rescisão, um potencial cliente liga durante uma consulta e cai no voicemail, uma pergunta sobre o estado de um processo chega por e-mail e só é vista no dia seguinte. Em muitos escritórios e consultoras, estes primeiros contactos passam pelas mesmas poucas pessoas que simultaneamente coordenam consultas, solicitam documentos e respondem a perguntas — em paralelo com o trabalho profissional.
Resultado: pedidos são respondidos com atraso, consultas iniciais só são marcadas após várias trocas e na própria primeira conversa faltam muitas vezes documentos ou dados básicos que poderiam ter sido esclarecidos antes.
O processo com a Zentor App — exemplo de consultoria fiscal
Um novo interessado escreve por WhatsApp que procura consultoria fiscal para a GmbH que acabou de fundar. Assim pode decorrer o processo com a Zentor App:
- 1. Registar pedido: A Zentor recebe a mensagem e pergunta de forma estruturada: tipo de empresa, acompanhamento fiscal anterior e assunto concreto.
- 2. Determinar responsabilidade e urgência: O pedido é associado à área de fiscalidade societária/contabilidade corrente; prazos, por exemplo próximas obrigações declarativas, são registados e assinalados.
- 3. Solicitar informações e documentos: A Zentor solicita os documentos necessários para uma primeira conversa — por exemplo certidão do registo comercial e contrato de sociedade — e recebe-os via upload.
- 4. Marcar uma consulta: São apresentados horários disponíveis para uma primeira conversa, a opção escolhida é marcada diretamente no calendário ligado e confirmada.
- 5. Criar processo ou lead: Todos os dados recolhidos — assunto, prazos, documentos, consulta — são criados e documentados como novo processo ou lead.
- 6. Informar o colaborador responsável: O consultor fiscal responsável recebe um resumo com documentos e consulta antes do início da primeira conversa — em perguntas complexas, a transferência para um colaborador pode ocorrer previamente.
O que o assistente de IA assume para escritórios e consultoras
Perguntas gerais sobre áreas jurídicas ou temas de consultoria do seu escritório — sem aconselhamento jurídico ou fiscal sobre casos individuais.
Verificar disponibilidade e marcar e confirmar primeiras consultas diretamente no calendário ligado.
Registar de forma estruturada o assunto, a urgência e os dados-chave relevantes antes da primeira conversa.
Solicitar listas de documentos configuradas e receber uploads — por ex., contratos, notificações oficiais ou documentos de identificação antes da primeira consulta.
Receber e responder a pedidos de clientes internacionais em vários idiomas.
Armazenamento relacionado com o cliente, hosting na UE e canais configuráveis para dados sensíveis do processo.
Organização em vez de aconselhamento — limites claros
A Zentor App não presta aconselhamento jurídico nem fiscal. O assistente de IA presta apoio exclusivamente organizacional: recebe o pedido, classifica a área especializada e a urgência, solicita documentos, marca consultas e encaminha o processo para o advogado, consultor fiscal ou consultor responsável. Qualquer avaliação, informação ou recomendação sobre o caso concreto continua a ser responsabilidade do seu escritório ou consultora.
Vantagens concretas para escritórios e consultoras
Os pedidos também são recebidos fora do horário de expediente — sem perder primeiros contactos durante a noite ou ao fim de semana.
O assunto, a área especializada e a urgência já estão estruturados antes de o advogado ou consultor realizar a conversa.
As consultas iniciais são propostas e marcadas diretamente — sem várias trocas por telefone ou e-mail.
Os documentos necessários já estão disponíveis antes da consulta graças à solicitação prévia.
Os processos são criados automaticamente e atribuídos ao colaborador responsável — menos encaminhamento manual e menos perguntas adicionais.
Integrações e requisitos
A Zentor App processa pedidos através dos seis canais de igual nível: webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS e telefonia através do Zentor SIP-Voicebot. Através de automatizações de workflows n8n e integrações API (pacote Individual), a Zentor pode marcar consultas no calendário ligado, criar processos ou leads no software do escritório ou CRM e consultar dados relevantes.
A ligação correspondente requer um calendário ou software de escritório compatível com uma interface ou Webhook acessível. O âmbito concreto da integração é analisado em conjunto e definido no âmbito de uma proposta individual.
Perguntas frequentes sobre o chatbot de IA para escritórios e consultoras
O assistente de IA da Zentor App presta aconselhamento jurídico ou fiscal?+
Não. A Zentor App não presta aconselhamento jurídico nem fiscal. O assistente de IA presta apoio exclusivamente organizacional: recebe o pedido, associa-o a uma área jurídica ou de consultoria, marca consultas, solicita os documentos necessários e encaminha o processo para o advogado, consultor fiscal ou consultor responsável. Qualquer avaliação do conteúdo do caso continua a ser responsabilidade do seu escritório ou consultora.
Como decorre concretamente um pedido de cliente na Zentor App?+
Exemplo de um escritório de advocacia: um cliente escreve fora do horário através do webchat a dizer que foi despedido. A Zentor regista o assunto, associa-o a direito do trabalho, pergunta a urgência e a data da rescisão (por causa do prazo para ação), solicita o upload da carta de rescisão e do contrato de trabalho, propõe horários disponíveis para uma primeira consulta, marca o horário escolhido no calendário e cria um novo processo com todos os dados registados. O advogado responsável recebe consulta, documentos e resumo antes de começar a primeira conversa.
O assistente pode solicitar documentos antes da primeira consulta?+
Sim. Consoante o assunto, a Zentor pode solicitar listas configuradas de documentos e pedir aos clientes que façam upload — por exemplo contratos, notificações oficiais, comprovativos ou documentos de identificação. Assim, os documentos relevantes já estão disponíveis antes da consulta, em vez de serem pedidos apenas durante a conversa.
A comunicação através da Zentor App é confidencial e conforme ao RGPD?+
A Zentor App é operada em conformidade com o RGPD e com hosting na UE. Pedidos, documentos e dados de processos são armazenados por cliente e podem ser vistos exclusivamente pelo seu escritório ou consultora e por colaboradores autorizados. Para dados particularmente sensíveis, define que informações podem ser recolhidas através de cada canal.
A Zentor App pode ser ligada ao nosso software de escritório ou calendário?+
Através de automatizações de workflows n8n e integrações API (pacote Individual), a Zentor pode marcar consultas no calendário ligado, criar processos ou leads no software do escritório ou CRM e consultar dados relevantes. A ligação concreta depende do sistema utilizado e é definida no âmbito de uma proposta individual.
Quanto custa a Zentor App para escritórios e consultoras?+
A Zentor App começa com uma Demo gratuita de 14 dias. O plano Starter custa 49 €/mês (chatbot de IA, webchat, 1 domínio) mais 49 € de configuração. Para WhatsApp, Telegram, SMS e integrações individuais com software de escritório está disponível o pacote Individual — configurável livremente, máximo 899 €/mês, configuração até 399 €, proposta antes do pagamento. Telefonia está disponível como canal de igual nível através do Zentor SIP-Voicebot.
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Veja como pedidos de clientes podem ser pré-qualificados, consultas iniciais marcadas e documentos solicitados antes da conversa — sem compromisso e sem dados de pagamento.