Chatbot AI cho văn phòng luật và tư vấn

Một khách hàng liên hệ vào buổi tối qua Webchat vì bị chấm dứt hợp đồng lao động, một khách hàng tiềm năng gọi điện trong lúc đang có buổi tư vấn và bị chuyển vào hộp thư thoại, một câu hỏi về tiến độ vụ việc đến văn phòng qua email và mãi đến hôm sau mới được xem. Tại nhiều văn phòng luật và công ty tư vấn, những liên hệ đầu tiên này đều đi qua cùng một vài người, những người đồng thời phải điều phối lịch hẹn, yêu cầu bổ sung tài liệu và trả lời câu hỏi — song song với công việc chuyên môn thực sự cho khách hàng.

Hậu quả là các yêu cầu bị trả lời chậm trễ, lịch hẹn cho buổi tư vấn đầu tiên chỉ được xác nhận sau nhiều lần qua lại, và ngay trong buổi tư vấn đầu tiên, thường vẫn còn thiếu các tài liệu cơ bản hoặc thông tin cần thiết mà lẽ ra đã được làm rõ trước đó.

Một khách hàng tiềm năng mới viết qua WhatsApp rằng họ đang tìm kiếm dịch vụ tư vấn thuế cho công ty TNHH vừa thành lập. Quy trình với Zentor App có thể diễn ra như sau:

1. 1. Ghi nhận yêu cầu: Zentor nhận tin nhắn và hỏi có cấu trúc: Loại doanh nghiệp, dịch vụ thuế trước đây, yêu cầu cụ thể.
2. 2. Xác định phạm vi chịu trách nhiệm và mức độ khẩn cấp: Nguyện vọng được phân loại cho lĩnh vực Luật thuế doanh nghiệp/Kế toán thường xuyên; các thời hạn (ví dụ: thời hạn khai báo sắp tới) được ghi nhận và đánh dấu.
3. 3. Yêu cầu thông tin và tài liệu: Zentor yêu cầu các tài liệu cần thiết cho buổi trao đổi đầu tiên — chẳng hạn như trích lục đăng ký thương mại và điều lệ công ty — và nhận chúng qua chức năng tải lên.
4. 4. Đặt lịch hẹn: Các thời gian khả dụng cho buổi trao đổi đầu tiên sẽ được hiển thị; thời gian được chọn sẽ được đặt và xác nhận trực tiếp trong lịch đã tích hợp.
5. 5. Tạo hồ sơ hoặc lead: Tất cả dữ liệu đã nhập — yêu cầu, thời hạn, tài liệu, lịch hẹn — sẽ được tạo thành một quy trình hoặc khách hàng tiềm năng mới và được ghi chép.
6. 6. Thông báo cho nhân viên phụ trách: Chuyên viên tư vấn thuế phụ trách nhận được bản tóm tắt kèm tài liệu và lịch hẹn trước khi buổi tư vấn đầu tiên bắt đầu — với các câu hỏi phức tạp, việc chuyển giao cho nhân viên được thực hiện ngay từ trước.

Zentor App không cung cấp tư vấn pháp lý hoặc thuế. Trợ lý AI chỉ hỗ trợ về mặt tổ chức: tiếp nhận yêu cầu, phân loại lĩnh vực chuyên môn và mức độ khẩn cấp, yêu cầu tài liệu, sắp xếp lịch hẹn và chuyển hồ sơ cho luật sư, chuyên viên tư vấn thuế hoặc cố vấn phụ trách. Mọi đánh giá nội dung, thông tin hoặc khuyến nghị cho vụ việc cụ thể đều thuộc trách nhiệm của văn phòng luật hoặc công ty tư vấn của bạn.

Zentor App xử lý yêu cầu qua sáu kênh ngang hàng: Webchat, email, WhatsApp, Telegram, SMS và điện thoại qua Zentor SIP-Voicebot. Thông qua tự động hóa workflow n8n và kết nối API (gói Cá nhân hóa), Zentor có thể đặt lịch hẹn trong lịch được kết nối, tạo hồ sơ hoặc lead trong phần mềm văn phòng luật hoặc phần mềm CRM của bạn và truy xuất dữ liệu liên quan.

Điều kiện tiên quyết cho từng kết nối là phần mềm lịch hoặc phần mềm văn phòng luật tương thích, có giao diện kết nối hoặc webhook truy cập được. Phạm vi tích hợp cụ thể sẽ được cùng xem xét và xác định trong khuôn khổ một báo giá riêng.