AI-chatbot voor advocatenkantoren en adviesbureaus
Advocatenkantoren, belastingadvieskantoren, notariskantoren en bedrijfs- of financieel adviesbureaus ontvangen voortdurend aanvragen buiten kantoortijden of tijdens lopende zaken. Zentor App ontvangt deze aanvragen via webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS en telefonie (via de Zentor SIP-Voicebot), deelt ze in bij een vakgebied, vraagt de benodigde documenten op, plant afspraken voor het eerste gesprek in en maakt het dossier met alle vastgelegde gegevens voor uw team aan — vooraf gekwalificeerd en gedocumenteerd, voordat de verantwoordelijke advocaat of adviseur het overneemt.
Typische aanvragen — en waar ze nu blijven liggen
Een cliënt meldt zich 's avonds via de webchat vanwege een ontslag, een potentiële klant belt tijdens een adviesgesprek en komt op de voicemail terecht, een vraag over de stand van een procedure bereikt het kantoor per e-mail en wordt pas de volgende dag bekeken. In veel kantoren en adviesbureaus lopen deze eerste contacten via dezelfde paar personen, die tegelijkertijd afspraken moeten coördineren, documenten moeten navragen en vragen moeten beantwoorden — naast het eigenlijke werk aan de dossiers.
Het gevolg: aanvragen worden met vertraging beantwoord, afspraken voor eerste gesprekken komen pas na veel heen-en-weer tot stand, en in het eerste gesprek zelf ontbreken vaak nog basisdocumenten of gegevens die vooraf hadden kunnen worden opgehelderd.
Het verloop met Zentor App — voorbeeld van een belastingadvieskantoor
Een nieuwe geïnteresseerde schrijft via WhatsApp dat hij een belastingadviseur zoekt voor zijn net opgerichte bv. Zo kan het dossier met Zentor App verlopen:
- 1. Aanvraag vastleggen: Zentor ontvangt het bericht en stelt gestructureerde vragen: type onderneming, eerdere fiscale begeleiding, concreet verzoek.
- 2. Verantwoordelijkheid en urgentie bepalen: Het verzoek wordt ingedeeld bij het vakgebied vennootschapsbelasting/lopende boekhouding; termijnen (bijv. aanstaande aangiftetermijnen) worden vastgelegd en gemarkeerd.
- 3. Informatie en documenten opvragen: Zentor vraagt de voor een eerste gesprek benodigde documenten op — bijv. een uittreksel uit het handelsregister en de statuten — en ontvangt deze via de upload.
- 4. Afspraak boeken: Beschikbare afspraakmomenten voor een eerste gesprek worden weergegeven; de gekozen afspraak wordt direct in de gekoppelde agenda geboekt en bevestigd.
- 5. Dossier of lead aanmaken: Alle ingevoerde gegevens — vraag, termijnen, documenten, afspraak — worden als nieuwe zaak of lead aangemaakt en gedocumenteerd.
- 6. Verantwoordelijke medewerker informeren: De verantwoordelijke belastingadviseur ontvangt een samenvatting inclusief documenten en de afspraak voordat het eerste gesprek begint — bij complexe vervolgvragen vindt de overdracht aan een medewerker al vooraf plaats.
Wat de AI-assistent voor kantoren en adviesbureaus overneemt
Algemene vragen over rechtsgebieden of adviesspecialisaties van uw kantoor — zonder juridisch of fiscaal advies in individuele gevallen.
Beschikbaarheid controleren en afspraken voor eerste gesprekken direct in de gekoppelde agenda boeken en bevestigen.
Vraag, urgentie en relevante kerngegevens gestructureerd vastleggen voordat het eerste gesprek plaatsvindt.
Geconfigureerde documentenlijsten opvragen en uploads ontvangen — bijv. contracten, beschikkingen of identiteitsdocumenten vóór het eerste adviesgesprek.
Aanvragen van internationale cliënten of klanten in meerdere talen ontvangen en beantwoorden.
Opslag per cliënt, EU-hosting en configureerbare kanalen voor gevoelige dossiergegevens.
Organisatie in plaats van advies — duidelijke grenzen
Zentor App geeft geen juridisch of fiscaal advies. De AI-assistent ondersteunt uitsluitend organisatorisch: verzoeken in ontvangst nemen, vakgebied en urgentie inschatten, documenten opvragen, afspraken maken en het dossier doorsturen naar de verantwoordelijke advocaat, belastingadviseur of adviseur. Elke inhoudelijke beoordeling, informatie of aanbeveling over de concrete zaak blijft een taak van uw kantoor of adviesbureau.
Concrete voordelen voor advocatenkantoren en adviesbureaus
Aanvragen worden ook buiten kantoortijden ontvangen — geen verloren eerste contacten 's nachts of in het weekend.
Verzoek, vakgebied en urgentie liggen al gestructureerd klaar voordat de advocaat of adviseur het gesprek voert.
Afspraken voor eerste gesprekken worden direct voorgesteld en geboekt — zonder herhaaldelijk heen-en-weer per telefoon of e-mail.
Doordat ze vooraf worden opgevraagd, liggen de benodigde documenten al vóór de afspraak klaar.
Dossiers worden automatisch aangemaakt en toegewezen aan de verantwoordelijke medewerker — minder handmatig doorsturen en minder vervolgvragen.
Integraties en vereisten
Zentor App verwerkt aanvragen via de zes gelijkwaardige kanalen webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS en telefonie via de Zentor SIP-Voicebot. Via n8n-workflowautomatiseringen en API-koppelingen (Individueel-pakket) kan Zentor afspraken in de gekoppelde agenda boeken, dossiers of leads in uw kantoor- of CRM-software aanmaken en relevante gegevens ophalen.
Voorwaarde voor de betreffende koppeling is compatibele agenda- of kantoorsoftware met een bereikbare interface of webhook. De concrete omvang van de integratie wordt samen beoordeeld en in het kader van een individuele offerte vastgelegd.
Veelgestelde vragen over de AI-chatbot voor kantoren en adviesbureaus
Geeft de AI-assistent van Zentor App juridisch of fiscaal advies?
Nee. Zentor App geeft geen juridisch of fiscaal advies. De AI-assistent ondersteunt uitsluitend organisatorisch: hij neemt verzoeken in ontvangst, deelt ze in bij een rechtsgebied of adviesgebied, plant afspraken in, vraagt benodigde documenten op en stuurt het dossier door naar de verantwoordelijke advocaat, belastingadviseur of adviseur. Elke inhoudelijke beoordeling van de zaak blijft bij uw kantoor of adviesbureau.
Hoe verloopt een cliëntaanvraag bij Zentor App concreet?
Een voorbeeld uit een advocatenkantoor: een cliënt schrijft buiten kantoortijden via de webchat dat hij is ontslagen. Zentor legt het verzoek vast, deelt het in bij het vakgebied arbeidsrecht, vraagt naar de urgentie en de ontslagdatum (vanwege de termijn om het ontslag aan te vechten), vraagt om de ontslagbrief en de arbeidsovereenkomst te uploaden, stelt vrije afspraakmomenten voor een eerste gesprek voor, boekt de gekozen afspraak in de agenda en maakt een nieuw dossier aan met alle vastgelegde gegevens. De verantwoordelijke advocaat ontvangt de afspraak, de documenten en een samenvatting voordat het eerste gesprek begint.
Kan de assistent documenten vóór het eerste gesprek opvragen?
Ja. Zentor kan afhankelijk van het verzoek geconfigureerde documentenlijsten opvragen en cliënten vragen bestanden te uploaden — bijvoorbeeld contracten, beschikkingen, bewijsstukken of identiteitsdocumenten. Zo liggen de relevante documenten al vóór de afspraak klaar, in plaats van dat ze pas tijdens het gesprek worden opgevraagd.
Is de communicatie via Zentor App vertrouwelijk en AVG-conform?
De Zentor App wordt AVG-conform beheerd met EU-hosting. Aanvragen, documenten en procesgegevens worden per klant opgeslagen en zijn uitsluitend toegankelijk voor uw kantoor of adviesbureau en bevoegde medewerkers. Voor het omgaan met bijzonder gevoelige klantgegevens bepaalt u welke informatie via welke kanalen mag worden vastgelegd.
Kan Zentor App worden gekoppeld aan onze kantoorsoftware of onze agenda?
Via n8n-workflowautomatiseringen en API-koppelingen (Individueel-pakket) kan Zentor afspraken in de gekoppelde agenda boeken, dossiers of leads in uw kantoor- of CRM-software aanmaken en relevante gegevens ophalen. De precieze koppeling hangt af van het gebruikte systeem en wordt in het kader van een individuele offerte afgestemd.
Wat kost Zentor App voor kantoren en adviesbureaus?
Zentor App start met een gratis demo van 14 dagen. Het Starter-abonnement kost 49 €/maand (AI-chatbot, webchat, 1 domein) plus 49 € inrichtingskosten. Voor WhatsApp, Telegram, SMS en individuele systeemkoppelingen met kantoorsoftware is het Individueel-pakket beschikbaar — vrij configureerbaar, maximaal 899 €/maand, inrichting tot 399 €, offerte vóór betaling. Telefonie is als gelijkwaardig kanaal beschikbaar via de Zentor SIP-Voicebot.
Test Zentor App 14 dagen gratis voor uw kantoor of adviesbureau
Ervaar hoe aanvragen van cliënten vooraf gekwalificeerd, afspraken voor eerste gesprekken gemaakt en documenten vóór het gesprek opgevraagd kunnen worden — vrijblijvend en zonder betalingsgegevens.